Podpisy kwalifikowane w praktyce – korzyści i przykłady zastosowań
Czytaj
Czas czytania:
Data publikacji:
Data aktualizacji:
Epidemia koronawirusa zmusiła wiele firm i przedsiębiorców do znacznej zmiany organizacji pracy. Jednym z najczęstszych rozwiązań stała się praca zdalna, czyli tak zwany home office. Warto jednak zauważyć, że samo zarządzenie takiego systemu wykonywania obowiązków służbowych to za mało. Pracownikom trzeba dać narzędzia do ich realizacji – dostęp do systemów firmowych, do dokumentów on-line, baz danych. Aby zachować porządek organizacyjny i administracyjny prowadzonych działań, niezbędna jest też zdalna możliwość podpisywania dokumentów. W jaki sposób platforma Autenti może usprawnić i przyspieszyć ten proces?
Według danych z badania „Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników” firmy Kantar TNS przeprowadzonego w 2018 roku wynika, że zaledwie co trzeci polski pracownik ma możliwość pracy zdalnej w swojej firmie. W wielu przedsiębiorstwach możliwość okazjonalnej pracy z domu była wskazywana w procesie rekrutacji wręcz jako przywilej i wyróżnik na rynku.
Obecnie rząd zachęca do umożliwienia pracownikom trybu pracy zdalnej, jeśli to tylko możliwe. Ma to zminimalizować ryzyko zarażenia nie tylko w firmie, ale również w czasie drogi do pracy. Można więc powiedzieć, że epidemia niejako wymusiła na przedsiębiorcach zmianę nastawienia do home office.
Trzeba jednak pamiętać, że samo wprowadzenie tego rozwiązania jest dopiero pierwszym krokiem i tak naprawdę nie oznacza, że sprawa jest załatwiona. Firmy, które wykażą się w tym zakresie większą elastycznością, otwartością na nowe rozwiązania i zaufaniem do swoich pracowników, mogą z kryzysu koronawirusa wyjść mniej stratne oraz wzbogacone o bezcenne doświadczenie, które przyniesie korzyść w przyszłości.
Jedną z kluczowych kwestii, które firmy muszą rozwiązać w kontekście epidemii koronawirusa oraz pracy zdalnej, jest sprawny obieg dokumentów oraz dostęp do nich on-line. W szczególności dotyczy to wszelkich umów z podmiotami zewnętrznymi czy instytucjami publicznymi. Kryzysowa sytuacja może skłaniać do mniej restrykcyjnego podchodzenia do wszelkich formalności. To jednak błędne nastawienie, którego konsekwencje mogą ciągnąć się długo po zakończeniu epidemii.
Kluczową sprawą jest zatem możliwość podpisywania i weryfikowania dokumentów przez osoby do tego upoważnione, bez fizycznej obecności w biurze. Platforma Autenti udostępnia swoim klientom poniższe typy podpisów:
Podpis elektroniczny to bardzo istotny, ale nie jedyny aspekt cyfrowego obiegu dokumentów. Równie ważny jest zdalny dostęp do nich. Dzięki temu można w każdej chwili podejrzeć ich treść, a także sprawdzić etap procesowania, na którym się znajdują. Platforma Autenti umożliwia dostęp do dokumentów on-line – każdy użytkownik może wejść w historię swoich działań na koncie – ma tam też możliwość podglądu wszelkich umów, które przypisane są do jego konta.
Bez najmniejszych wątpliwości koronawirus spowoduje znacznie utrudnienia w prowadzeniu biznesu. Niektórzy eksperci przewidują nawet ogólnoświatowy kryzys. Jednak firmy, które będą w stanie dostosować się do ekstremalnych warunków i zmienić sposób działania oraz organizacji pracy, mogą nie tylko łagodniej przejść zawirowania związane z epidemią, ale już po jej zakończeniu osiągnąć przewagę nad konkurencją. Home office dla pracowników, korzystanie z dowolnego podpisu elektronicznego czy dostęp do dokumentów on-line – to z pewnością kluczowe elementy strategii na czas utrudnień związanych z pandemią koronawirusa.
Katarzyna Domagalska
Odwiedź profil autora
Natalia Balasa
Czytaj
Monika Głowacka
Czytaj
Marta Klepka
Czytaj