Nastąpiła zmiana zarządu stowarzyszenia lub danych osobowych członków? To wszystko wymaga zgłoszenia do KRS. Tego obowiązku muszą dopełnić przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki prawa handlowego. W artykule wyjaśniamy, w jaki sposób to zrobić.
Zapamiętaj!
- Zgłoszenie zmian do Krajowego Rejestru Sądowego jest wymagane niezwłocznie po powstaniu nowych informacji.
- Od 1 lipca 2021 roku zgłoszenia zmian w KRS należy dokonywać elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych lub system S24.
- Zmiana danych w KRS wiąże się z opłatami i wymaga dołączenia odpowiednich dokumentów potwierdzających konieczność zaktualizowania informacji.
Spis treści
1. Zmiana w KRS – kiedy należy jej dokonać?
2. Jak zgłosić zmianę danych w KRS?
3. Zmiana danych w KRS przez internet – jak to zrobić?
4. Zmiany w KRS stowarzyszenia oraz fundacji
5. Ile kosztuje wprowadzenie zmiany danych do KRS?
6. Zmiana danych w KRS – podsumowanie
Zmiana w KRS – kiedy należy jej dokonać?
Zgłoszenie zmian do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) należy przeprowadzić niezwłocznie po każdej modyfikacji informacji, które są do niego wpisane. Dotyczy to między innymi:
- zmian w składzie osobowym zarządu;
- zmiany siedziby, adresu czy nazwy spółki;
- zmian w zakresie przedmiotu działalności (dotyczących jej rozszerzenia lub zawężenia).
Konieczne jest także zgłoszenie zmiany danych wspólników lub członków zarządu oraz wysokości kapitału zakładowego. Zgłoszenia zmiany w KRS stowarzyszenia wymaga także każda modyfikacja treści umowy spółki lub statutu. Zaniedbanie obowiązku aktualizacji danych może skutkować sankcjami, np. wszczęciem postępowania przymuszającego lub grzywną nałożoną na członków zarządu.
Zatem śledzenie i zgłaszanie wszelkich zmian w strukturze i danych spółki jest obowiązkowe i powinno być traktowane jako priorytet. Czasu jest bowiem niewiele – tylko 7 dni od momentu powstania nowych informacji.
Jak zgłosić zmianę danych w KRS?
Obecnie elektroniczne zgłoszenie zmian do KRS jest jedynym sposobem na skuteczne wprowadzenie aktualizacji danych. Obowiązuje od 1 lipca 2021 roku – od tego też czasu w większości przypadków wnioski składane w formie papierowej nie są rozpatrywane przez sądy rejestrowa. Wyjątek stanowią organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej. One nadal mogą składać wnioski w formie papierowej (osobiście w sądzie lub wysyłając list polecony). To ważne, by wiedzieć o tej zmianie, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas, który wcześniej trzeba było poświęcić na wizytę w urzędzie.
Ta zmiana jest częścią szerokiego programu digitalizacji usług publicznych. Przenosi znaczną część obiegu dokumentów do sfery online, co przyczynia się do zwiększenia efektywności administracyjnej oraz dostępności usług dla przedsiębiorców.
Zmiana danych w KRS przez internet – jak to zrobić?
Do tego, aby zgłosić zmiany w KRS online, przygotowano dwie platformy. Ich wybór nie jest dowolny – trzeba kierować się miejscem zawarcia umowy spółki. Zatem do wyboru są:
- Portal Rejestrów Sądowych, jeżeli umowa spółki lub akt założycielski zostały zawarte u notariusza;
- system teleinformatyczny S24, jeżeli umowa spółki została zawarta na wzorcu udostępnionym w tym miejscu.
Istnieją jednak pewne wyjątki, kiedy mimo zawarcia umowy na wzorcu z S24 nie można dokonać zmiany w KRS elektronicznie za pomocą tego systemu. Dotyczy to sytuacji gdy przedsiębiorca wprowadzał je już w formie papierowej lub poprzez Portal Rejestrów Sądowych.
Jakich dokumentów wymaga zmiana w KRS online?
Przygotowanie wniosku o zmianę danych w KRS wymaga dokładności i uwagi. Każdy musi być poparty odpowiednimi dokumentami i podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki lub przez pełnomocnika procesowego. Należy je dołączyć w formie elektronicznej zarówno zgłaszając je przez PRS, jak i S24.
Rodzaj dokumentów zależy od tego, jakie dane uległy zmianie. Jeśli było to jedynie nazwisko członka zarządu, potrzebne będą:
- uchwały o zmianie składu zarządu spółki;
- aktualna lista wspólników;
- oświadczenie członka zarządu spółki o tym, że wyraża zgodę na pełnienie funkcji, a także wskazanie adresu do doręczeń.
Jeśli zmieniasz dane w KRS, korzystając z systemu S24, pamiętaj, że musi z niego pochodzić przynajmniej jeden dokument zmianowy. Oprócz tego nie załączają się one automatycznie – każdy musi zostać dodany ręcznie. Natomiast korzystając z PRS nie musisz załączać umowy spółki podpisanej u notariusza. W tym przypadku wystarczy numer aktu notarialnego, który znajduje się w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).
Co zrobić, jeśli dokumenty wymagają uwierzytelnienia podpisem?
Dokumenty, które są dołączane do wniosku o zmianę danych w KRS, mogą wymagać uwierzytelnienia odręcznym podpisem. Co zrobić w takiej sytuacji? Istnieje kilka możliwych rozwiązań, w tym:
- podpisanie dokumentów, zeskanowanie ich i wgranie do systemu – wówczas sąd będzie wymagał przesłania oryginałów listem poleconym;
- złożenie podpisu elektronicznego – można to zrobić poprzez profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Zmiany w KRS stowarzyszenia oraz fundacji
Zmiana zarządu stowarzyszenia oraz władz fundacji jest jedną z istotnych informacji, które muszą zostać zgłoszone do KRS. Zmiana ta wymaga dokładnej dokumentacji i często uwierzytelnienia przez notariusza, aby zmiany zostały oficjalnie zarejestrowane w rejestrze.
Zmiana danych w KRS stowarzyszenia
Aby zmienić dane KRS stowarzyszenia (np. zmiana władz lub komisji) trzeba wypełnić:
- formularz KRS-Z20, który zawiera informacje ogólne o stowarzyszeniu oraz informacje o składanych załącznikach;
- formularz KRS-ZK, dotyczący informacji o zmianach informacji o osobach, które wchodzą w skład zarządu.
Mogą pojawiać się pytania do formularza KRS-ZK – jak wypełnić? Zmiana zarządu nie musi być skomplikowana. Wypełnia go jedna osoba z zarządu: wystarczy zalogować się do platformy PRS, następnie wybrać zakładkę „wnioski o zmianę”, wpisać numer KRS i postępować zgodnie z instrukcjami. Na koniec trzeba wgrać pliki z załącznikami. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w KRS stowarzyszenia powinny to być dokumenty potwierdzające zmianę przygotowane zgodnie z procedurą określoną w statucie.
Formularze podpisują upoważnieni członkowie. Co więcej, jeśli stowarzyszenia nie prowadzi działalności gospodarczej, nie musi regulować opłat za wprowadzenie zmian.
Zmiana danych KRS fundacji
Zmiana danych w KRS fundacji wymaga wypełnienia wymienionych wyżej formularzy (KRS-Z20 oraz KRS-ZK). Należy dołączyć dokumenty, które potwierdzają zmianę. Muszą być one przygotowane zgodnie ze statutem fundacji. Wniosek wymaga podpisu upoważnionych członków zarządu oraz dowodu uiszczenia opłaty.
Ile kosztuje wprowadzenie zmiany danych do KRS?
Wysokość opłaty za zarejestrowanie zmiany danych w KRS zależą od systemu, w którym są zgłaszane.
- Portal Rejestrów Sądowych:
- 250 zł – wysokość opłaty sądowej za wpis;
- 100 zł – wysokość opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
- System S24:
- 200 zł – wysokość opłaty sądowej za wpis;
- 100 zł – wysokość opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Wpłaty są przyjmowane m.in. przez rządowy system e-Płatności. Można ich również dokonać przelewem, płatnością BLIK lub kartą kredytową.
Zmiana danych w KRS – podsumowanie
Proces zgłaszania zmian do KRS jest obecnie w pełni elektroniczny. Ma to na celu usprawnienie procesu rejestracji oraz zwiększenie dostępności usług sądowych. Nie zwalnia to oczywiście z przestrzegania określonych terminów, ponieważ może się to wiązać z ustawowymi karami.
