Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 RODO - dla osób reprezentujących klientów i kontrahentów Autenti

Obowiązek informacyjny z art 13 i 14 RODO dla osób reprezentujących klientów i kontrahentów Autenti

Administratorem danych osobowych jest: Autenti spółka akcyjna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Święty Marcin 29/8, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem KRS: 0001254852 (dalej „Autenti”) – operator serwisu internetowego udostępnianego pod nazwą “Autenti” – internetowej platformy dostępnej pod adresem www.autenti.com (dalej “Platforma Autenti”).

Skąd mamy Twoje dane?

Dane osobowe, które przetwarza Autenti, mogą pochodzić bezpośrednio od Ciebie (np. w przypadku bezpośredniego kontaktu, udostępnienia wizytówki, podpisania umowy) bądź od podmiotu, w imieniu którego działasz lub z którym jesteś powiązany/a (Klienta lub kontrahenta Autenti). 

Ponadto dane osobowe mogą zostać pozyskane ze źródeł publicznie dostępnych – w szczególności z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Monitora Sądowego i Gospodarczego.

Kategorie danych osobowych osób powiązanych ze spółkami prawa handlowego lub innymi podmiotami (np. członków organów tych podmiotów), w tym beneficjentów rzeczywistych, są tożsame z kategoriami pochodzącymi z publicznie dostępnych źródeł (np. KRS) lub kategoriami przekazanymi przez klienta bądź kontrahenta Autenti lub przez inny podmiot kontaktujący się z Autenti.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych przez Autenti?

Autenti przetwarza dane osobowe w celu:

1. Zawarcia i wykonania umowy łączącej Autenti z podmiotem, który reprezentujesz lub w imieniu którego działasz, a także weryfikacji tego podmiotu oraz utrzymywania bieżących kontaktów roboczych w związku z realizacją umowy lub przed jej zawarciem – na podstawie prawne uzasadnionego interesu Autenti oraz tego podmiotu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
2. Zawierania i realizacji umowy bezpośrednio z Tobą (w przypadku gdy występujesz jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO; 
3. realizacji czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, w szczególności w związku z wypełnianiem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych oraz o rachunkowości, jak również przepisów regulujących prowadzenie postępowań przez uprawnione organy – (art. 6 ust 1 lit. c RODO);
4. dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi  – (art. 6 ust 1 lit. f RODO);
5. Archiwalnych (dowodowych) polegających na zabezpieczeniu informacji na wypadek potrzeby wykazania faktów lub spełnienia obowiązków nałożonych na Autenti – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Autenti (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

Czy podanie danych osobowych jest wymagane oraz jakie rodzaje danych osobowych Autenti przetwarza?

Jeżeli dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie, dla celów realizacji umowy możemy wymagać od Ciebie podania następujących danych osobowych, aby móc zawrzeć i wykonać umowę zawartą z podmiotem, który reprezentujesz:

• imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.
  

Katalog rodzajów danych osobowych może się różnić w zależności od treści umowy oraz zakresu współpracy. Oprócz powyższych, Autenti może przetwarzać takie informacje jak: miejsce zatrudnienia, numer dowodu tożsamości (jeżeli jest np. podany w pełnomocnictwie) czy PESEL (np. w ramach odpisów z KRS).

Jeżeli dane osobowe pozyskujemy od innych osób, ich wskazanie może być konieczne celem m.in. wskazania jako osoby upoważnionej do reprezentacji podmiotu, weryfikacji prawa do reprezentacji w ramach udostępnionego pełnomocnictwa lub w rejestrach publicznych, weryfikacji beneficjentów rzeczywistych oraz do spełnienia innych czynności wymaganym prawem. 

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania współpracy, zawarcia i prawidłowej realizacji umowy z podmiotem, który reprezentujesz, lub do utrzymywania bieżącego kontaktu. Brak podania danych może uniemożliwić zawarcie umowy lub jej prawidłowe wykonanie.

Uprawnienia wobec Autenti w zakresie przetwarzanych danych.

Na podstawie przepisów prawa oraz w związku z charakterem, celem i zakresem przetwarzania danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, 
• usunięcia swoich danych, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z art. 17 RODO, co oznacza, iż Autenti będzie miało prawo do odmowy lub ograniczenia realizacji Twojego żądania na zasadach opisanych w art. 17 RODO, 
• ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, na zasadach opisanych w art. 18 RODO,
• prawo do przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO - o ile ma to zastosowanie,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Autenti lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego, zgodnie z art. 21 RODO,
• prawo do cofnięcia udzielonej nam zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania - jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody (jeśli ma zastosowanie),
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

Realizacja przysługujących Ci praw jest realizowana zgodnie z odpowiednimi zapisami RODO, co oznacza, że Autenti przysługuje prawo odmówić ich realizacji lub ograniczyć zakres ich realizacji, jeżeli prawo tego wymaga lub na to zezwala.

Jeżeli masz pytania, chcesz skorzystać ze swojego prawa lub masz jakiekolwiek inne wątpliwości - skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych. Dane znajdziesz poniżej.

Komu udostępniamy dane osobowe?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione następującym podmiotom:

1. organom publicznym, instytucjom lub podmiotom trzecim uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa;

2. podmiotom, którym Autenti powierzyło przetwarzanie danych osobowych lub udostępniło te dane na podstawie zawartych umów, np. dostawcom usług IT lub świadczącym usługi techniczne m.in. hostingowe, firmom windykacyjnym, firmom doradczym i audytorskim, kancelariom prawnym, firmom świadczącym usługi pocztowe lub kurierskie, biurom księgowym.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do nawiązania współpracy a następnie  obowiązywania umowy, a po jego upływie w zależności od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

• rachunkowe, przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie związane z zawartą umową zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• podatkowe, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z rozliczenia zawartej umowy;
• w zakresie realizacji przez Autenti czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa – przez okres wynikający z tych przepisów;
• w zakresie wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Autenti stanowiących podstawę tego przetwarzania przez okres niezbędny do wypełnienia tego celu lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych przez Autenti;
• w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami – do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub z innego tytułu.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w środowisku informatycznym, co oznacza, że mogą być także tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w  związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testami zmian w systemach informatycznych, wykrywania nieprawidłowości lub ochroną przed nadużyciami i atakami.

Czy przekazujemy dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) podmiotom spełniającym odpowiedni stopień ochrony, poprzez:

1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej.
2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
4. inne zabezpieczenia spełniające odpowiedni stopień ochrony w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne.

Przekazanie do Państwa trzeciego może się wiązać przede wszystkim z faktu korzystania przez Administratora z powszechnie dostępnych narzędzi służących do obsługi klientów i kontrahentów oraz realizacji celów przetwarzania danych osobowych.

Czy przetwarzamy dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na prawa osoby, której dane dotyczą?

Autenti przetwarza dane osobowe w sposób zautomatyzowane, jednakże przetwarzanie takie nie wiąże się z profilowaniem oraz nie wpływa na prawa osób, których dane dotyczą.

Jak się z nami skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?

W przypadku jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt z wyznaczonym przez Autenti Inspektorem Danych Osobowych, korzystając ze wskazanych poniżej jego danych kontaktowych: