Klauzula informacyjna dla kontrahentów Autenti

Obowiązek informacyjny na podstawie artykułu 13 RODO

Administratorem danych osobowych jest: Autenti spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu przy ul. Święty Marcin 29/8, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem KRS: 0000436998 (dalej „Autenti”) – operator serwisu internetowego udostępnianego pod nazwą “Autenti” – internetowej platformy dostępnej pod adresem www.autenti.com (dalej “Platforma Autenti”).

Dane osobowe jakie Autenti przetwarza, mogą pochodzić od Klienta bądź kontrahenta Autenti lub innego podmiotu kontaktującego się z Autenti, bądź ze źródeł powszechnie dostępnych – w szczególności z Krajowego Rejestru Sądowego i Monitora Sądowego i Gospodarczego.

Kategorie danych osobowych osób powiązanych ze spółkami prawa handlowego lub innymi podmiotami (np. członków organów tych podmiotów), w tym beneficjentów rzeczywistych, są tożsame z kategoriami pochodzącymi z publicznie dostępnych źródeł (np. KRS) lub kategoriami przekazanymi przez klienta bądź kontrahenta Autenti lub przez inny podmiot kontaktujący się z Autenti.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych przez Autenti?

Autenti przetwarza dane osobowe w celu:

1. zawarcia lub wykonania umowy pomiędzy Autenti a podmiotem, z którym powiązana jest dana osoba fizyczna lub w imieniu którego ona działa, jak również dla celów weryfikacji tego podmiotu (np. Klienta, Kontrahenta Autenti lub innego podmiotu kontaktującego się z Autenti) oraz bieżącego kontaktu z tym podmiotem – (art. 6 ust 1 lit. b i f RODO);
2. realizacji czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, w szczególności w związku z wypełnianiem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych oraz o rachunkowości, jak również przepisów regulujących prowadzenie postępowań przez uprawnione organy – (art. 6 ust 1 lit. c RODO);
3. dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi  – (art. 6 ust 1 lit. f RODO);
4. archiwalnych (dowodowych) polegających na zabezpieczeniu informacji na wypadek potrzeby udowodnienia faktów lub wykazania spełnienia obowiązku ciążącego na Autenti – (art. 6 ust 1 lit. f RODO).

Uprawnienia wobec Autenti w zakresie przetwarzanych danych.

Na podstawie RODO, osobie fizycznej przysługuje prawo do:

• dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, 
• usunięcia, 
• ograniczenia przetwarzania, 
• przenoszenia danych, 
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Autenti lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego, 
• prawo do cofnięcia udzielonej nam zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku pytań, chęci skorzystania z powyższych praw lub jakiekolwiek innych wątpliwości - prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych. Dane znajdują się poniżej.

Komu udostępniamy dane osobowe?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione następującym podmiotom:

1.  organom publicznym, instytucjom lub podmiotom trzecim uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa;

2. podmiotom, którym Autenti powierzyło przetwarzanie danych osobowych lub udostępniło te dane na podstawie zawartych umów, np. dostawcom usług IT lub świadczącym usługi techniczne m.in. hostingowe, firmom windykacyjnym, firmom doradczym i audytorskim, kancelariom prawnym, firmom świadczącym usługi pocztowe lub kurierskie, biurom księgowym.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do nawiązania współpracy a następnie  obowiązywania umowy, a po jego upływie w zależności od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

• rachunkowe, przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie związane z zawartą umową zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• podatkowe, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy wynikający z rozliczenia zawartej umowy;
• w zakresie realizacji przez Autenti czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa – przez okres wynikający z tych przepisów;
• w zakresie wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Autenti stanowiących podstawę tego przetwarzania przez okres niezbędny do wypełnienia tego celu lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych przez Autenti;
• w zakresie ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami – do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub z innego tytułu.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w środowisku informatycznym, co oznacza, że mogą być także tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w  związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testami zmian w systemach informatycznych, wykrywania nieprawidłowości lub ochroną przed nadużyciami i atakami.

Czy przekazujemy dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) podmiotom spełniającym odpowiedni stopień ochrony, poprzez:

1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej.
2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
4. inne zabezpieczenia spełniające odpowiedni stopień ochrony w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji umowy o świadczenie usług określonych Regulaminem Broker ID oraz w celu wypełniania obowiązku prawnego, będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres nie dłuższy, aniżeli jest to wymagane uzasadnionym interesem Autenti, tj.  dochodzenia lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub innych żądań osób trzecich, w tym organów władzy publicznej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w środowisku informatycznym, co oznacza, że mogą być także tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w  związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testami zmian w systemach informatycznych, wykrywania nieprawidłowości lub ochroną przed nadużyciami i atakami.

Czy przetwarzamy dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na prawa osoby, której dane dotyczą?

Autenti nie przetwarza  danych osobowych  w sposób zautomatyzowany.

Jak się z nami skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?

Napisz do wyznaczonego przez Autenti inspektora danych osobowych, korzystając ze wskazanych poniżej jego danych kontaktowych: