Čo je manažment zmlúv a ako ho zefektívniť pomocou elektronických podpisov?

Podľa prieskumu, ktorý v januári 2021 uskutočnila EY Law a Harvard Law School Center on the Legal Profession, veľké organizácie v priemere spravujú približne 350 zmlúv týždenne.

Toto číslo je obzvlášť desivé pre tých, ktorí spravujú jednoduchšie zmluvy bez správnych procesov pre opakujúce sa úlohy, vrátane celej administratívy okolo týchto dokumentov.

Preto mnoho spoločností nerado spravuje tieto málo komplexné zmluvy—znižuje to morálku zamestnancov, ktorí sa cítia nevyužití.

Môže im chýbať dostatočný personál na zvládnutie týchto úloh, radšej by mali, aby sa ich talenty sústredili na hodnotnejšie zmluvy alebo úlohy, zistia, že to zvyšuje režijné náklady a cítia, že je to z dlhodobého hľadiska menej efektívne.

Ak počet zmlúv, ktoré vaša firma spravuje, začína rátať v desiatkach, stovkách alebo dokonca tisícoch – je načase vážne uvažovať o zavedení správneho manažmentu zmlúv na riešenie týchto dokumentov, najmä tých opakujúcich sa, čo najefektívnejšie.

V tomto článku sa budeme venovať základom toho, čo je manažment zmlúv, dotkneme sa výhod a výziev, porozprávame o stratégii, KPI a analyzujeme, ako zlepšiť manažment zmlúv pomocou softvéru pre elektronické podpisy.

Čo je manažment zmlúv? Vysvetlený s Autenti

Manažment zmlúv vysvetlený najjednoduchším spôsobom je v podstate proces vytvárania a organizovania zmlúv – od vyjednávania jednotlivých podmienok cez dohodu a podpis až po uloženie dokumentu a plnenie jeho podmienok.

Zahŕňa úlohy ako vyjednávanie, podpisovanie, sledovanie termínov a zabezpečenie plnenia zmluvných záväzkov. Cieľom je udržať všetko na správnej ceste, vyhnúť sa nedorozumeniam a vyriešiť prípadné problémy čo najefektívnejšie.

Manažment zmlúv vs životný cyklus zmluvy

Ďalším úzko súvisiacim pojmom s manažmentom zmlúv je životný cyklus zmluvy, čo je cesta, ktorou zmluva prechádza od začiatku do konca.

Má niekoľko kľúčových fáz:

1. Vytvorenie: písanie a vypracovanie zmluvy na základe toho, na čom sa obe strany dohodnú.
2. Vyjednávanie: diskusia o podmienkach, aby boli všetci spokojní s dohodou.
3. Schválenie a podpis: získanie súhlasu správnych osôb na schválenie zmluvy a jej podpísanie.
4. Realizácia: uvedenie dohodnutých podmienok do praxe—obe strany začnú robiť to, čo zmluva hovorí.
5. Sledovanie: sledovanie termínov, platieb alebo dodávok, aby sa zabezpečilo, že obe strany dodržiavajú dohodu.
6. Obnovenie alebo ukončenie: rozhodnutie, či zmluvu obnoviť, aktualizovať alebo ukončiť, keď je všetko dokončené.

Takže je to to isté ako manažment zmlúv?

Nie úplne.

Životný cyklus zmluvy je skôr dlhodobý strategický prístup k manažmentu zmlúv, ktorý má za cieľ, aby vaše procesy fungovali plynulejšie a efektívnejšie.

Môže zahŕňať určitú formu automatizácie, dobre premyslené a optimalizované procesy, a dokonca aj technológie na zníženie nákladov a zefektívnenie každej jednotlivej fázy správy zmlúv do detailov.

Výhody manažmentu zmlúv

Manažment zmlúv ponúka niektoré celkom zrejmé výhody, od udržiavania poriadku a organizovanosti až po zabezpečenie skutočného plnenia podmienok podpísaných zmlúv, čo je výhodné pre fungovanie podnikov.

Niektoré menej zrejmé výhody správneho manažmentu zmlúv zahŕňajú:

• Jasné očakávania: manažment zmlúv zabezpečuje, že všetky strany rozumejú svojim povinnostiam a záväzkom, znižuje zmätok a dokonca aj potenciálne spory.
• Zníženie rizika: dôkladným kontrolovaním podmienok, termínov a dodržiavania predpisov pomáha manažment zmlúv vyhnúť sa právnym, finančným a prevádzkovým rizikám.
• Úspora nákladov: manažment zmlúv zabraňuje nadmerným výdavkom sledovaním rozpočtov, termínov a platobných podmienok a pomáha identifikovať príležitosti na úsporu peňazí.
• Silnejšie vzťahy: dobré riadenie zmlúv buduje dôveru a silnejšie partnerstvá medzi stranami prostredníctvom jasnej komunikácie a zodpovednosti.
• Lepšia efektivita: organizovaný manažment zmlúv zjednodušuje procesy, znižuje oneskorenia a zabezpečuje, že sa na nič nezabudne.
• Zaistenie dodržiavania predpisov: pomáha zabezpečiť, aby zmluvy dodržiavali zákony, predpisy a vnútorné politiky, čím chráni podniky pred pokutami.
• Zlepšené rozhodovanie: analýzou zmluvných údajov môžu organizácie identifikovať trendy, sledovať výkonnosť a prijímať lepšie strategické rozhodnutia.

Výhody digitálneho manažmentu zmlúv

Správa zmlúv pomocou technológií namiesto vybavovania všetkého na papieri ponúka ešte väčšie výhody automatizáciou a zjednodušením procesu. Tu sú kľúčové výhody:

• Zlepšená efektivita: špecializovaná technológia, ako napríklad softvér pre manažment životného cyklu zmlúv alebo softvér pre elektronické podpisy, ako je Autenti, môže výrazne zlepšiť efektivitu kľúčových častí manažmentu zmlúv. Napríklad namiesto stretnutia s druhou stranou na dokončenie procesu podpisu osobne alebo zasielania dokumentov poštou, môžete s vhodným softvérom dokončiť celý proces online, v priebehu niekoľkých minút.
• Centralizované úložisko: digitálne nástroje tiež poskytujú bezpečné, prehľadávateľné úložisko pre všetky zmluvy, vďaka čomu je ľahké pristupovať k dohodám a spravovať ich odkiaľkoľvek. Porovnajte to s fyzickým archívom, ktorý je zraniteľný voči nepredvídateľným udalostiam, ako sú požiare. Vyhľadávanie v takýchto archívoch môže byť tiež ťažkopádne – nakoniec, nenájdete tam vyhľadávací riadok.
• Rýchlejšie schvaľovanie: digitálne pracovné postupy zjednodušujú schvaľovacie procesy zasielaním pripomienok a rýchlym smerovaním zmlúv k správnym osobám.
• Lepšia spolupráca: cloudové platformy umožňujú viacerým zainteresovaným stranám pracovať na zmluve súčasne, čím sa zlepšuje komunikácia a znižujú oneskorenia.
• Sledovanie v reálnom čase: softvér na manažment zmlúv poskytuje aktualizácie a informácie o stave zmlúv, ako je priebeh, termíny a kľúčové míľniky. Softvér pre elektronické podpisy vám umožňuje dohliadať na celý proces podpisovania, poskytuje vám pečiatky s presným časovým razítkom každého podpisu a dokonca zasiela signatárom upozornenia o čakajúcich dokumentoch.
• Škálovateľnosť: keď podniky rastú, technológia uľahčuje spracovanie väčších objemov zmlúv bez preťažovania zamestnancov alebo im umožňuje sústrediť sa na obchody s vyššou hodnotou.

Ako efektívne spravovať zmluvy? Od podpisu po archiváciu

Revízia typov zmlúv

Predtým, než sa začnete zaoberať stratégiou, KPI, výzvami a konkrétnymi krokmi na správu zmlúv, je dôležité stanoviť, s akým typom zmlúv budete pracovať.

Pretože typ zmlúv, ktoré budete spravovať, môže ovplyvniť presné kroky, ktoré by ste mali podniknúť.

Existuje mnoho typov zmlúv, z ktorých každá je navrhnutá na iný účel. Tu sú príklady bežných typov zmlúv:

• Zmluvy s pevnou cenou: cena za prácu alebo službu je stanovená vopred a nemení sa, aj keď sa náklady neskôr zvýšia. Napríklad, staviteľ súhlasí s renováciou vášho domu za 50 000 €, bez ohľadu na to, ako dlho to trvá. Najlepšie pre projekty s jasnými očakávaniami a stabilnými nákladmi.
• Nákladové zmluvy: kupujúci súhlasí s pokrytím všetkých nákladov plus poplatku alebo zisku pre dodávateľa. Napríklad, spoločnosť najme výskumníka a súhlasí s platením všetkých výdavkov (materiály, cestovné) plus percentuálneho zisku. Najlepšie pre projekty, kde je ťažké predpovedať presné náklady.
• Zmluvy za čas a materiál: kupujúci platí za strávený čas a použité materiály na vykonanie stanovených prác, zvyčajne za dohodnutú hodinovú sadzbu. Napríklad najatie inštalatéra, ktorý účtuje 50 € za hodinu plus náklady na diely. Najlepšie pre malé alebo flexibilné projekty bez pevných termínov alebo rozpočtov.
• Servisné zmluvy: dohody medzi poskytovateľom služieb a zákazníkom o vykonaní konkrétnych úloh. Napríklad, upratovacia spoločnosť podpíše zmluvu o týždennom upratovaní kancelárie. Najlepšie pre priebežné služby ako údržba, poradenstvo, marketing.
• Pracovné zmluvy: zmluva medzi zamestnávateľom a zamestnancom popisujúca pracovné povinnosti, plat a výhody. Napríklad, kancelársky pracovník podpíše zmluvu o práci na plný úväzok za stanovený plat. Najlepšie pre formalizáciu pracovných vzťahov a očakávaní.
• Dohody o mlčanlivosti (NDA): zmluva, kde jedna alebo obe strany súhlasia s udržaním určitých informácií v tajnosti. Napríklad, startup zdieľa svoj podnikateľský nápad s investorom, ale vyžaduje, aby ho udržal v tajnosti. Najlepšie na ochranu citlivých informácií.
• Partnerské dohody: zmluvy medzi obchodnými partnermi popisujúce, ako bude fungovať podnikanie, ako sa budú deliť zisky a ako sa budú rozdeľovať zodpovednosti. Napríklad, dvaja priatelia začnú pekáreň a podpíšu dohodu o tom, ako rozdeliť zisky a riadiť prevádzku. Najlepšie pre stanovenie jasných podmienok pre obchodnú spoluprácu.
• Zmluvy o predaji: zmluvy na nákup alebo predaj tovaru alebo majetku. Napríklad, podpíšete zmluvu o kúpe auta alebo predaji domu. Najlepšie pre formalizáciu veľkých nákupov alebo predajov.
• Nájomné zmluvy: zmluvy, kde jedna strana prenajíma majetok alebo zariadenie od druhej. Napríklad, prenájom bytu alebo kancelárskych priestorov na rok. Najlepšie pre krátkodobé alebo dlhodobé prenájmy majetku alebo zariadenia.
• Vládne zmluvy: dohody medzi vládnym subjektom a podnikom o poskytovaní tovarov alebo služieb. Napríklad, spoločnosť získa zmluvu na výstavbu diaľnice pre vládu. Najlepšie pre podniky pracujúce na verejných projektoch.

Každý typ zmluvy slúži na konkrétny účel a správny výber závisí od konkrétnej situácie, zúčastnených strán a cieľov dohody.

Rozdiely v stratégii medzi rôznymi typmi zmlúv vychádzajú z ich jedinečných potrieb.

Napríklad, zmluvy s pevnou cenou vyžadujú prísne sledovanie termínov a dodávok, zatiaľ čo nákladové zmluvy sa zameriavajú na sledovanie výdavkov a dodržiavanie rozpočtových limitov.

NDA uprednostňujú ochranu citlivých informácií, zatiaľ čo partnerské dohody potrebujú jasné role a plány na riešenie sporov. Vládne zmluvy zase vyžadujú prísne dodržiavanie predpisov a podrobnú dokumentáciu.

Definujte stratégiu

Keď viete, s akým typom dokumentov budete pracovať, je čas ponoriť sa do stratégie.

Manažment zmlúv je o efektivite a správnej organizácii a je ťažké dosiahnuť tieto ciele bez toho, aby ste najprv vypracovali svoju stratégiu.

Začnite teda jasným plánom. Premýšľajte o tom, ako budete spravovať každý krok životného cyklu zmluvy – od vytvorenia, podpisu a monitorovania až po ukončenie alebo obnovenie zmluvy.

Kľúčové otázky, ktoré si treba položiť:

• Ktoré tímy alebo konkrétni členovia tímu sa zúčastnia procesu?
• Koľko zmlúv podpisujeme týždenne?
• Ako zložité sú tieto zmluvy? Potrebujú individuálne preskúmanie, doložky, právne rozhovory, alebo sú väčšinou jednoduché a opakovateľné?
• Aké nástroje alebo systémy použijete, aby ste zostali organizovaní?
• Ako zabezpečíte dodržiavanie termínov a záväzkov?

Zapíšte proces pre každú fázu manažmentu zmlúv, uveďte zodpovedných členov tímu a nástroje, ktoré budete používať.

Stanovte si KPI

Vypracovanie stratégie len pre zábavu sa nemusí nevyhnutne zhodovať s celkovým maximalizovaním efektivity manažmentu zmlúv.

Aby ste mohli skontrolovať, či vaša starostlivo pripravená stratégia funguje tak, ako chcete, musíte nejakým spôsobom merať jej výsledky.

A na meranie výsledkov si musíte najprv stanoviť KPI (kľúčové ukazovatele výkonnosti).

Príklady dobrých KPI, ktoré si môžete stanoviť, aby ste zistili, či vaša stratégia manažmentu zmlúv funguje, sú:

• Priemerný čas na finalizáciu zmlúv, teda ako dlho trvá finalizácia zmluvy,
• Počet sporov, ktoré vyplynuli z podpísaných zmlúv,
• Celkový počet podpísaných zmlúv,
• Priemerná hodnota zmluvy,
• Počet obnovených zmlúv,
• a ďalšie.

Buďte si vedomí potenciálnych výziev

Spravovanie zmlúv môže priniesť aj niekoľko prekážok. Ak ich však realisticky vyriešite vopred, budete na začiatku v oveľa lepšej pozícii.

Pripravte sa na tieto bežné výzvy:

• Zmeškané termíny: zabudnutie na dátumy obnovenia zmluvy alebo platby môže viesť k penále. Používajte pripomienky alebo technológie, aby ste zostali na správnej ceste.
• Problémy s dodržiavaním predpisov: zmluvy musia dodržiavať zákony a firemné pravidlá. Uistite sa, že dvojnásobne kontrolujete všetky podmienky a záväzky.
• Zlá organizácia: strata prehľadu o zmluvách môže spôsobiť oneskorenia. Uchovávajte všetko na jednom bezpečnom a ľahko prehľadávateľnom mieste, najlepšie digitálne.

Teraz, namiesto toho, aby ste len katastrofizovali a vytvárali zoznam potenciálnych výziev, ktoré môžu vzniknúť pre typ zmlúv, ktoré potrebujete spravovať, doplňte to všetko o špecifické riešenia a zavedené procesy.

Takýmto spôsobom nielen prijmete výzvy, keď sa objavia, ale budete aj dobre pripravení na ich riešenie.

Stanovte si podmienky

Teraz je čas na hľadanie riešení pre efektívnejšie spracovanie každej zmluvy. A jednou z prvých vecí, ktorú treba s každým dokumentom urobiť, je stanoviť podmienky platné pre jeho typ a špecifické požiadavky.

Stanovenie podmienok zmluvy zvyčajne začína rozhovorom medzi stranami o tom, čo každá strana chce alebo potrebuje.

Napríklad, ak spoločnosť najíma dodávateľa na vytvorenie webovej stránky, môžu diskutovať o veciach ako časový harmonogram, náklady a aké funkcie by mala webová stránka mať. Obe strany zdieľajú svoje očakávania a dohodnú sa na detailoch, ako napríklad kedy budú uskutočnené platby alebo ako sa budú riešiť zmeny projektu.

Keď je všetko prediskutované, podmienky sú jasne napísané v návrhu. Tento návrh je zdieľaný, aby ho obe strany mohli preskúmať, navrhnúť zmeny alebo požiadať o vysvetlenie.

V tomto bode je dôležité ponechať priestor na vyjednávanie.

Ak sú potrebné úpravy, urobia sa, kým nie sú všetci spokojní s dohodou.

💡 Tu sú to najmä štruktúrované a jasné hotové šablóny, ktoré vám pomôžu urobiť túto špecifickú fázu manažmentu zmlúv efektívnejšou. Ale bude to aj dobre organizovaná spolupráca medzi tímami, napríklad od HR k právnemu tímu a potom späť k HR.

Digitalizujte proces podpisovania

Keď dôjde na skutočné podpísanie zmluvy, ktorú ste vytvorili, s stanovenými zmluvnými podmienkami, najlepší spôsob, ako urobiť celý tento proces efektívnejším, je prejsť od tradičného papierového podpisovania k digitálnemu.

Ak chcete podpísať zmluvu tradičnými metódami, zvyčajne musíte:

1. Vytlačiť dohodnutý dokument,
2. Preskúmať ho,
3. Podpísať ho perom, čím vytvoríte skutočný mokrý atramentový podpis,
4. Naskenovať dokument,
5. Vytlačiť ho,
6. Ísť na poštu, aby ste ho poslali druhej strane,
7. Alebo dokonca fyzicky navštíviť druhú stranu, aby ste v prvom rade dokončili proces podpisovania.

Digitálne podpisovanie odstraňuje z tohto procesu mnohé prekážky a zabezpečuje ešte väčšiu bezpečnosť, efektivitu, organizáciu a rýchlosť.

Tu je, ako zvyčajne prebieha elektronické podpisovanie zmluvy na základe Autenti:

1. Podpisujúci dostane e-mail s odkazom na dokument, ktorý je potrebné podpísať.
2. Odkaz presmeruje podpisujúcu osobu na platformu Autenti, kde môže dokument preskúmať a podpísať, všetko online. 

Odosielatelia dokumentu môžu vyžadovať dodatočné overenie, čím pridávajú k celému procesu ďalší krok – overenie identity alebo e-mailovej adresy/telefónneho čísla. Ale aj s týmto pridaným krokom zostáva celá vec čo najjednoduchšia.

S Autenti prebieha overenie identity tiež online a pozostáva z viacerých metód, ako je fotografovanie vášho preukazu totožnosti alebo účasť na krátkej videokonferencii z pohodlia vášho domova.

Pozrite sa, ako Bank Millennium, jeden z našich zákazníkov, digitalizoval svoj proces podpisovania dokumentov.

"Podpisovanie dokumentov teraz trvá len niekoľko minút, čo výrazne skracuje HR procesy. Optimalizuje to tiež našu účasť a minimalizuje riziko, že príjemca nedostane dokument včas alebo na určenú adresu. Okrem toho šetríme náklady na kuriérov, ktorí boli predtým používaní na doručenie dokumentov. Za zmienku stojí aj environmentálny aspekt – nie je potrebné tlačiť papierové dokumenty, skladovať ich alebo archivovať."

Monika Ruraż-Lipińska, vedúca HR tímu.

Alebo ako ďalší zákazník, TZMO, znižuje manažment zmlúv až o 90 %.

Elektronické podpisy vs bezpečnosť a všestrannosť

Teraz možno uvažujete, že elektronické podpisy nie sú také bezpečné alebo nie sú aplikovateľné na rôzne typy dokumentov. Obe tieto tvrdenia nie sú pravdivé.

Elektronické podpisy sú ešte bezpečnejšie ako tradičné mokré atramentové podpisy vďaka pokročilej kryptografickej technológii, ktorou disponujú.

Poskytovatelia riešení pre elektronické podpisy musia dodržiavať vládou stanovené predpisy vrátane eIDAS a mnohých ustanovení a predpisov o bezpečnosti online údajov, ako je ISO.

Navyše je mimoriadne ľahké sledovať tieto podpisy, s dobre zdokumentovaným auditným záznamom, ktorý zobrazuje presné informácie, ktoré by ste potrebovali na kontrolu každého podpisu – dokonca aj kontrolu IP adresy zariadenia použitého na podpísanie.

A pokiaľ ide o typy dokumentov, ktoré môžete podpísať, limit v podstate neexistuje. Čo sa môže zmeniť pri niektorých zložitejších dokumentoch, je typ elektronického podpisu, ktorý použijete na dokončenie procesu podpisovania.

Typy elektronických podpisov vs zmluvy, ktoré môžete podpísať

Jednoduché vysvetlenie elektronických podpisov je nasledovné:

• Jednoduché elektronické podpisy (SES): sú najčastejšie používané elektronické podpisy na podpisovanie dokumentov online. SES sa veľmi jednoducho dokončujú, vyžadujú jednoduchý dvojkrokový overovací proces na dokončenie podpisu a sú regulované eIDAS a ďalšími celosvetovými ustanoveniami – čo ich robí úplne bezpečnými.
• Zdokonalené elektronické podpisy (AES): sú typom elektronického podpisu, ktorý overuje totožnosť podpisujúcej osoby, čím sa líši od SES v procese autorizácie. AES môže vyžadovať fotografovanie vášho preukazu totožnosti, aby sa pomohlo overiť vašu totožnosť.
• Kvalifikované elektronické podpisy (QES): sa používajú pre najzložitejšie doložky a dokumenty. Pri tomto type podpisu je potrebné overiť totožnosť podpisujúcej osoby prostredníctvom certifikačnej autority, čo môže znieť zložito, ale v skutočnosti zvyčajne pozostáva z pripojenia sa k videokonferencii.

Pokiaľ ide o skutočné využitie každého typu elektronického podpisu, môžeme s istotou povedať, že 90 % obchodných dokumentov je možné podpísať podpismi SES, ktoré sú najjednoduchšie a najrýchlejšie na vykonanie, čo robí elektronické podpisy mimoriadne všestrannými.

Pozrite si nižšie uvedenú tabuľku, aby ste presne zistili, ktoré dokumenty by sa mali najlepšie podpisovať s ktorým typom elektronického podpisu:

Kontrola plnenia zmluvy

Keď ste zrýchlili celý proces pomocou softvéru pre elektronické podpisy, zamerajte sa na kontrolu plnenia zmluvy.

Pravidelne sledujte pokrok a zabezpečte, aby obe strany plnili svoje záväzky.

Presné kroky pre túto fázu procesu manažmentu zmlúv závisia vo veľkej miere od typu zmlúv, ktoré podpisujete.

Napríklad, pri pracovných zmluvách budete musieť overiť, či zamestnanec vykonáva svoju prácu, stanovenú v zmluve. Pri zmluvách o predaji jednoducho skontrolujete platby alebo iné požiadavky a odovzdáte predaný tovar osobe, ktorá ho kúpila.

Môžete vytvoriť pracovné postupy, ktorými sa budete riadiť, mať vyhradené tímy na kontrolu plnenia zmlúv, používať softvér na manažment zmlúv a ďalšie.

Archivovanie zmluvy

Proces manažmentu zmlúv sa však nekončí ukončením zmluvy.

Keď sa zmluva skončí, uistite sa, že ju bezpečne uložíte pre budúce potreby.

Ak by bola potrebná pre audity alebo právne účely, nájdete ju rýchlo – v podstate vám to ušetrí čas a náklady.

Rozhodnutie pre softvér pre elektronické podpisy vám dáva jedno miesto nielen na nahratie dokumentov na podpis, ľahké zdieľanie s určenými osobami, pohodlné podpisovanie online, ale aj na archiváciu pre budúce použitie.

Úspešný manažment zmlúv: ako to vyzerá?

Kedy budete vedieť, že robíte dobrú prácu pri spravovaní svojich zmlúv?

Môžete povedať, že vaše úsilie v manažmente zmlúv je na dobrej ceste, keď sú vaše zmluvy plnené včas, objavuje sa minimálne množstvo chýb alebo zmeškaných záväzkov a existuje jasné vlastníctvo zodpovednosti.

Existujú aj hmatateľnejšie známky efektívneho manažmentu zmlúv, ako je ušetrený čas alebo znížené náklady, čo je obzvlášť dôvod, prečo by ste mali stanoviť KPI a merať ich.

V opačnom prípade môže byť ťažké všimnúť si zlepšenia, najmä na začiatku, keď sú jemnejšie.

Na základe skutočného príkladu, EcoVadis – spoločnosť, ktorá sa špecializuje na hodnotenie udržateľnosti a pomáha viac ako 130 000 podnikom po celom svete zlepšiť ich environmentálnu, etickú a sociálnu zodpovednosť, úspešne digitalizovala svoj manažment zmlúv s Autenti.

Marta Krzywicka, riaditeľka pre prevádzku ľudí v EcoVadis, povedala:

"Hľadali sme flexibilné riešenie, ktoré by zefektívnilo naše pracovné postupy s dokumentmi, najmä v hybridnom alebo vzdialenom pracovnom modeli. Bolo pre nás dôležité nájsť riešenie, ktoré by znížilo našu uhlíkovú stopu, čo je kľúčovou prioritou pre EcoVadis, ale také, ktoré by bolo aj nákladovo efektívne a vyhovovalo našim špecifickým potrebám."

EcoVadis implementoval platformu Autenti a kvalifikované elektronické podpisy na digitalizáciu svojich HR procesov, vrátane dokumentov životného cyklu zamestnancov a špecificky občiansko-právnych zmlúv.

Výsledky?

• HR tím zaznamenal výraznú úsporu času a optimalizáciu svojej práce,
• Zlepšil sa celý tok dokumentov v rámci rozsiahleho usporiadania spoločnosti,
• Získali väčšiu kontrolu nad svojou dokumentáciou.

Okrem jasných výhod v zmysle pracovného postupu manažmentu zmlúv a úspory času EcoVadis zaznamenala aj zníženie nákladov vďaka zníženiu nákladov na tlač a poštovné – nehovoriac o environmentálnych výhodách.

Prevezmite kontrolu nad svojimi zmluvami s Autenti.

Začnite 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu a uvidíte, aké jednoduché môže byť podpisovanie a spravovanie podpísaných dokumentov.