Ak ste niekedy čakali dni alebo týždne na to, aby niekto podpísal zmluvu, nie ste sami.
Väčšina organizácií pristupuje k schvaľovaniu zmlúv ako k čiernej skrinke: niekto niekde sa na to "pozerá", ale nikto nevie kto alebo kedy sa to vráti.
S miliónmi schvaľovacích krokov sa obchody zastavujú, dodávatelia sú frustrovaní a interné tímy zostávajú v neistote. Nefunkčný proces schvaľovania zmlúv nielen spomaľuje veci, ale prináša riziko, nedorozumenia a niekedy nákladné chyby.
Tento návod je pre každého, kto pracuje so zmluvami: právne tímy, obchodných zástupcov, manažérov nákupu, finančných pracovníkov a prevádzkových vedúcich.
Ak ste niekedy povedali "Kto má toto schváliť?" alebo "Prečo to stále leží v niekoho schránke?", čítajte ďalej.
Prejdeme si, ako by mal vyzerať proces schvaľovania zmlúv, kde zvyčajne zlyháva a ako ho urobiť rýchlejším, jasnejším a oveľa menej bolestivým.
Čo vlastne znamená "schvaľovanie zmlúv"?
Ak chceme definovať proces schvaľovania zmlúv, pozrime sa na to, čo hovorí LawInsider. V podstate poskytuje niekoľko definícií schvaľovania zmlúv, a všetky sa zbiehajú k jednému významu:
"Schvaľovanie zmluvy znamená postupy, ktoré musia byť dodržané na získanie konečného schválenia zmluvy." Zdroj
Či už ide o manuálny alebo automatizovaný proces schvaľovania zmlúv, sú to v podstate kroky, ktoré treba podniknúť na spečatenie obchodného dokumentu. Väčšinou sa tieto kroky odohrávajú naprieč viacerými oddeleniami.
Ale v jadre je schvaľovanie zmlúv o jednej veci: rozhodnutí, či vaša organizácia považuje zmluvu za spĺňajúcu ich očakávania a súhlasí s písomným záväzkom. To je všetko.
Všetko ostatné—kolá revízií, komentáre, úpravy, eskalácie—je len spôsob, ako dospieť k tomuto rozhodnutiu.
Problém je, že "schválenie" znamená pre rôznych ľudí rôzne veci. Právna kontrola a schválenie môže znamenať skenovanie rizikových klauzúl. Financie kontrolujú náklady a platobné podmienky. Nákup chce zabezpečiť, aby dodávatelia nepridávali skryté poplatky. Predaj chce len, aby bola vec podpísaná, aby mohol obchod pokračovať.
Bez spoločného chápania toho, čo schválenie znamená, ľudia buď preháňajú (schvaľujú veci, ktorých by sa nemali dotýkať) alebo predpokladajú, že sa o to stará niekto iný.
Ďalší problém spočíva v komplikovaných a neštruktúrovaných pracovných postupoch. Vtedy prichádza chaos, oneskorenia a inak neočakávané prekážky.
Tak ako to všetko štruktúrovať a opraviť? Povieme vám o tom všetko. Ale najprv sa pozrime na rôzne úlohy zapojené do procesu schvaľovania zmlúv.
Kľúčové úlohy a zodpovednosti v rámci schvaľovania zmlúv
Efektívny proces schvaľovania zmlúv závisí od toho, kto je za čo zodpovedný, najmä pri kontrole zmlúv. Keď je každá úloha v procese schvaľovania nejasná, zmluvy uviaznu alebo sa pohybujú medzi tímami ako pri ping-pongu.
Tu je prehľad, koho proces schvaľovania zmlúv zahŕňa a čo by mali skutočne robiť:
- Právne oddelenie: kontroluje podmienky z hľadiska rizika, súladu, zodpovednosti a regulačných otázok. Mali by sa sústrediť na to, čo je dôležité, nie prepisovať každú klauzulu len preto, že môžu.
- Financie: kontrolujú presnosť cien, súlad s rozpočtom a platobné podmienky. Ak zmluva vytvára opakujúci sa výdavok, financie musia potvrdiť, že zapadá do prognóz.
- Nákup: zabezpečuje, že boli dodržané procesy výberu a zapojenia dodávateľov. Hľadajú neštandardné podmienky, pasce pri obnovení a súlad so zásadami obstarávania.
- Predaj: vlastní obchod alebo vzťah a potvrdzuje, že zmluva odráža to, čo bolo dohodnuté s druhou stranou.
- Výkonný riaditeľ alebo vedúci oddelenia (ak je potrebné): schvaľuje zmluvy, ktoré prekračujú finančné limity, nesú nezvyčajné riziko alebo majú významný strategický dopad.
Jasné zodpovednosti zabraňujú nadmernému schvaľovaniu (päť ľudí kontroluje niečo, čo potreboval skontrolovať len jeden človek) a nedostatočnému schvaľovaniu (nikto si nevšimne červenú vlajku až do podpisu).
Takže, aby ste efektívne schvaľovali a spravovali zmluvy, definujte každého, kto je zapojený do zmluvy. Uveďte presne, kto čo schvaľuje a v ktorej fáze a, ešte lepšie, zdokumentujte to.
Typický pracovný postup schvaľovania zmlúv (a kde sa láme)
Teoreticky sa zmluva pohybuje od návrhu k schváleniu takto:
- vlastník obchodu, člen nákupného tímu alebo account executive zodpovedný za obchod vytvorí prvý návrh zmluvy
- potom právne oddelenie skontroluje a označí, čo je rizikové
- financie a ďalšie zainteresované strany prispejú svojím názorom
- všetci podpíšu
- zmluva je podpísaná a uložená
Dosť jednoduché. V praxi veci zriedka sledujú túto čistú cestu. Tu je, čo sa pravdepodobne skutočne deje:
- zmluva sa posiela e-mailom s nejasnými pokynmi ako "nejaké myšlienky?"
- hromadia sa rôzne verzie s protichodnými úpravami, každý pridáva svoje tri centy v inom dokumente
- niekto zabudne zapojiť financie až do poslednej chvíle
- právne oddelenie označí klauzulu, ale nikto to nesleduje
- niekto odíde na dovolenku a schválenie sa zastaví na týždeň
- vlastník obchodu sa stane netrpezlivým a tlačí na podpis "tak, ako je", aby to konečne "spustili"
- podpísaná zmluva skončí zakopaná v niekoho schránke alebo na zdieľanom disku, aby ju už nikdy nikto nevidel
Väčšina oneskorení pochádza z dvoch vecí: nedostatku vlastníctva a nedostatku viditeľnosti. Keď nikto nevie, kto drží loptu - alebo kde zmluva v procese vlastne je - veci sa spomaľujú.
Znásobte to desiatkami alebo stovkami zmlúv a stáva sa to systémovým problémom.
Cieľom nie je urobiť proces rigidnejším. Je to urobiť ho predvídateľnejším. Dobrý pracovný postup neodstraňuje kontrolu, robí ju ľahšie zvládnuteľnou. Poďme teda skutočne opraviť kroky na schvaľovanie zmlúv.
Ako urobiť proces schvaľovania zmlúv plynulým? Oprava pracovného postupu
Ak sa váš proces schvaľovania zmlúv zdá byť neporiadkom, pravdepodobne je, ale dá sa opraviť. Cieľom nie je urobiť ho dokonalým. Cieľom je, aby fungoval. Tu je, ako sa tam dostať.
1. Definujte vlastníctvo a limity schvaľovania
Najprv rozhodnite, kto čo schvaľuje a na akej úrovni.
Pod 10 000 €? Možno môže podpísať predaj. Nad 50 000 €? Právne oddelenie a financie musia skontrolovať. Nezvyčajné zmluvné podmienky? Prizvite výkonných pracovníkov.
Opakujúce sa zmluvy, ktoré potrebujú len výmenu osobných údajov? Nie každý musí kontrolovať, nechajte to na vlastníka obchodu. Zmluva s úplne novými podmienkami? Prizvite právne oddelenie a dvojito skontrolujte.
2. Vytvorte zmluvnú príručku alebo knižnicu klauzúl
Právne oddelenie by malo prestať kontrolovať rovnaký štandardný text 500-krát.
Príručka poskytuje nepravnickým ľuďom usmernenie o tom, čo je prijateľné a kedy eskalovať. Tiež znižuje zbytočné chodenie sem a tam pri bežných klauzulách.
Podobne ako pri vytváraní dobrej stratégie správy zmlúv, právne schválené šablóny samy o sebe odstraňujú mnohé výzvy z celého procesu, nielen v rámci fázy schvaľovania.
3. Centralizujte komunikáciu a verzie
Prestaňte posielať zmluvy prostredníctvom e-mailových reťazcov.
Použite zdieľaný pracovný priestor, nástroj na správu zmlúv, softvér na elektronický podpis alebo dokonca uzamknutý priečinok. V dobrom procese schvaľovania zmlúv by mal každý pracovať s rovnakým dokumentom, so sledovanými zmenami a jasnými ďalšími krokmi.
Napríklad s Autenti, platformou pre elektronický podpis, budete podpisovať všetky svoje zmluvy online, mať jasný audit trail každého podpisu a určite budete pracovať na jednej verzii zmluvy. Prečo? Pretože Autenti pošle dokument správnej osobe na podpis alebo kontrolu zakaždým, za vás.
4. Vynucujte termíny a sledujte stav
Ak nikto nesleduje, kde je zmluva alebo ako dlho je zaseknutá, nebuďte prekvapení, keď zmizne v prázdnote.
Takže priraďte termíny, automaticky sledujte a včas odhaľte prekážky.
S Autenti môžete automatizovať ďalší krok schvaľovania zmlúv, teda získať automatické upozornenia, keď je potrebné zmluvu podpísať (a pred tým ju skontrolovať).
5. Automatizujte tam, kde to má zmysel
Automatizujte svoj zmluvný pracovný postup pre nízkorizikové zmluvy. Smerujte dokumenty na základe pravidiel. Spúšťajte pripomienky. Používajte zmluvné šablóny. Automatizovaný schvaľovací pracovný postup nielen šetrí čas, ale znižuje aj ľudskú chybu.
Oprava vášho procesu neznamená pridanie viac byrokracie. Znamená to uľahčiť správnym ľuďom povedať "áno" (alebo "nie") s istotou.
Nástroje, ktoré skutočne pomáhajú automatizovať schvaľovanie zmlúv
Existuje množstvo zmluvných nástrojov, ktoré vám pomôžu zefektívniť proces schvaľovania zmlúv.
Niektoré sú skutočne užitočné. Iné len robia ťažkopádny proces digitálnejším - a nie menej bolestivým. Správne nástroje by mali znižovať trenie, nie pridávať ďalšiu vrstvu zložitosti.
Tu sú nástroje, ktoré by ste mali zvážiť pridať do svojich pracovných postupov, aby ste veci vyhladili.
Systémy softvéru na správu životného cyklu zmlúv
CLM centralizujú úložisko, automatizujú pracovné postupy a sledujú stav schvaľovania zmlúv. Ale väčšina CLM zlyháva, pretože tímy ich prehnane konštruujú alebo ich nikto správne nepoužíva.
Ak potrebujete administrátora na plný úväzok, aby to fungovalo, už ste prehrali. Ak chcete jeden používať, začnite jednoducho: zamerajte sa na smerovanie, šablóny a viditeľnosť. Potom rozširujte len vtedy, keď to skutočne funguje.
Nástroje na redakciu a spoluprácu
Sledovanie zmien vo Worde je v poriadku, kým päť ľudí neposiela e-mailom päť verzií tej istej zmluvy.
Nástroje ako Microsoft Word online, Google Docs (pre interné návrhy) alebo špecifické zmluvné nástroje, ako je softvér na správu zmlúv, pomáhajú udržiavať úpravy centralizované a viditeľné. Len sa uistite, že kontrola verzií je uzamknutá. Jeden zdroj pravdy - vždy.
Platformy elektronického podpisu
Autenti a podobné nástroje robia podpisy rýchlymi a vhodnými pre audit. Možno si myslíte, že je to dobré len pre záverečnú fázu procesu schvaľovania zmlúv, teda samotný podpis, ale to nie je úplne pravda.
Môže urýchliť schvaľovanie zmlúv ako celok.
Predovšetkým. Autenti vám umožňuje priradiť úlohy ako schvaľovateľ, kontrolór alebo len na zobrazenie, čím napodobňuje, ako dokumenty tradične cirkulujú v organizáciách. To znamená, že nedigitalizujete len podpis; vytvárate celý schvaľovací reťazec štruktúrovaným, sledovateľným spôsobom.
- Schvaľovateľ: potvrdzuje, že zmluva je dobrá na postup vpred. Ak odmietnu zmluvu, proces podpisovania sa zastaví. Ak schvália zmluvu, pokračuje ďalej.
- Kontrolór: môže poskytnúť spätnú väzbu alebo označiť obavy, ale ich vstup neblokuje proces.
- Len na zobrazenie: dáva zainteresovaným stranám viditeľnosť bez zapojenia do rozhodovacieho procesu.
Pošlite zmluvu správnemu členovi tímu v správnom čase, automaticky. To eliminuje potrebu bočných e-mailov, telefonátov alebo schválení na chodbe - všetko sa deje na jednom mieste, s jasným auditným záznamom.
Po druhé, notifikácie o čakajúcich dokumentoch, ktoré sme už spomenuli, pomáhajú zabezpečiť, že nič nezostane pod kobercom.
Po tretie, keď je schválenie dokončené, finalizácia celého procesu bude ešte jednoduchšia. S elektronickými podpismi jednoducho kliknete na odkaz poslaný do vašej e-mailovej schránky a je to hotové. Dokument je podpísaný, bezpečne a spoľahlivo.
Ako zvládnuť výnimky bez toho, aby ste všetko zničili?
Bez ohľadu na to, ako efektívne je schvaľovanie zmlúv vo vašej organizácii alebo ktoré nástroje sa rozhodnete používať, výnimky sa budú diať.
Urgentné obchody, jednorazové podmienky alebo vysoko rizikové rokovania nie vždy zapadajú do štandardného toku. To je v poriadku, pokiaľ viete, ako ich zvládnuť bez toho, aby ste celý systém uvrhli do chaosu.
Nepredstierajte, že výnimky sú normálne Výnimka je presne to: niečo mimo normy. Ak urýchľujete každú druhú zmluvu "len tentoraz", váš proces je pokazený. Sledujte, ako často sa výnimky vyskytujú. Ak je objem vysoký, opravte základnú príčinu namiesto obchádzania procesu zakaždým.
Vytvorte rýchlu cestu, z reálnych dôvodov Niektoré obchody sa skutočne musia pohybovať rýchlo. Majte definovaný protokol rýchlej cesty: kto ho môže spustiť, aké kritériá sa kvalifikujú a ktoré kroky (ak vôbec) možno preskočiť. Nepreskakujete náležitú starostlivosť - robíte vedomý kompromis s viditeľnosťou.
Zdokumentujte riziko Ak schvaľujete zmluvu bez úplnej kontroly, zapíšte známe riziká a kto ich podpísal. Nejde o vinu, ide o zodpovednosť. Neskôr, keď sa niekto opýta "Ako sa to dostalo cez?", budete mať odpoveď.
Nedovoľte, aby sa "potrebujeme to podpísať teraz" stalo zvykom Tlak predaja, časové harmonogramy dodávateľov alebo naliehavosť vedenia by nemali obchádzať základné kontroly. Ak niekto tlačí na podpis bez kontroly, musí byť tým, kto preberá riziko alebo eskaluje k niekomu, kto môže.
Výnimky sú súčasťou podnikania. Ale dobre ich zvládnuť znamená vedieť, kedy robíte výnimku a prečo.
Prehľad toho, čo robiť a nerobiť pri výnimkách schvaľovania zmlúv
|
✅ Čo robiť
|
❌ Čo nerobiť
|
|
Definujte jasný proces rýchlej cesty pre urgentné, vysoko prioritné obchody
|
Zaobchádzať s každou "urgentnou" zmluvou ako s výnimkou, ak je všetko urgentné, nič nie je
|
|
Stanovte kritériá pre to, čo sa kvalifikuje ako výnimka (napr. veľkosť obchodu, načasovanie, strategický dopad)
|
Úplne preskočiť náležitú starostlivosť len aby ste sa pohybovali rýchlejšie
|
|
Sledujte, ako často sa výnimky vyskytujú a prečo
|
Ignorovať opakujúce sa výnimky. Zvyčajne sú to znaky, že váš štandardný proces potrebuje opravu
|
|
Zdokumentujte, kto schválil výnimku a akékoľvek známe riziká
|
Nechať výnimky prejsť bez papierovej stopy alebo zodpovednosti
|
|
Urobte schvaľovateľov zodpovednými za urýchlené rozhodnutia (s viditeľnosťou)
|
Nechať ľudí tlačiť na unáhlené podpisovanie bez prevzatia vlastníctva rizika
|
|
Zaobchádzať s výnimkami ako s úmyselnými rozhodnutiami s kompromisom, nie skratkami
|
Predpokladať, že výnimky sú normálne alebo nechať ich stať sa rutinou
|
Ako sledovať a zlepšovať proces schvaľovania zmlúv pomocou KPI?
Nakoniec, keď implementujete všetky zmeny na opravu vášho procesu schvaľovania zmlúv, mali by ste tiež nájsť spôsoby, ako správne merať konečný výsledok.
Pretože nemôžete zlepšiť svoj proces schvaľovania zmlúv, pokiaľ ho nemeriate. Sledovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI) pre váš proces schvaľovania zmlúv je nevyhnutné na identifikáciu akýchkoľvek zostávajúcich prekážok, zlepšenie rýchlosti a zníženie chýb v priebehu času.
Takže, aj keď ste všetci za automatizované schvaľovanie zmlúv, nezabudnite sledovať:
- Priemerný čas schválenia: ako dlho trvá v priemere, kým sa zmluva presunie z návrhu do konečného schválenia? Sledovanie tohto pomáha identifikovať oneskorenia a stanoviť realistické ciele pre zlepšenia.
- Počet cyklov kontroly: počítajte, koľkokrát ide zmluva tam a späť medzi kontrolórmi. Príliš veľa cyklov zvyčajne znamená nejasné štandardy alebo zlú komunikáciu.
- Miera schválenia podľa fázy: merajte, koľko zmlúv je schválených alebo odmietnutých v každej fáze kontroly. Náhly pokles na právnom alebo finančnom oddelení môže indikovať nesúlad alebo potrebu školenia.
- Frekvencia výnimiek: ako často zmluvy obchádzajú štandardný proces schvaľovania? Vysoké čísla tu signalizujú, že proces nefunguje podľa predstáv.
- Hodnota zmluvy verzus čas schválenia: trvajú zmluvy s vysokou hodnotou dlhšie? Ak nie, môže to znamenať, že riziko nie je správne posúdené.
- Hodnota zmluvy verzus čas schválenia: trvajú zmluvy s vysokou hodnotou
- Spokojnosť zainteresovaných strán: zbierajte spätnú väzbu od zapojených ľudí - predaj, právne oddelenie, financie - aby ste pochopili bolestivé miesta a zlepšili spoluprácu.
Pravidelné prehodnocovanie týchto KPI zabraňuje tomu, aby sa váš proces stal čiernou dierou. Použite údaje na úpravu pracovných postupov, aktualizáciu školení alebo úpravu limitov schvaľovania.
Schvaľujte zmluvy automaticky s Autenti
Už žiadne hádanie, kto má čo podpísať, alebo naháňanie schválení v nekonečných e-mailových reťazcoch.
Autenti vám pomáha udržať veci v pohybe automatizáciou notifikácií, ponúkaním transparentného auditného záznamu pre každý dokument a zabezpečením, že správni ľudia kontrolujú a podpisujú zmluvu - zakaždým.
TZMO zrýchlilo svoju správu zmlúv až o 90% s Autenti. A vy môžete tiež. Vyskúšajte Autenti zadarmo, 14 dní v kuse. Získajte kontrolu nad schvaľovaním vašich zmlúv a ešte viac.
