Správa zmlúv je proces riadenia zmlúv počas celého ich životného cyklu – od vytvorenia a vyjednávania až po realizáciu, sledovanie výkonu a obnovenie.

Ako naznačuje definícia, ide o pomerne zložitý proces, ktorý prináša množstvo výziev, no napriek tomu je to proces, ktorým sa musí zaoberať každá firma.

A spôsob, akým spravujete zmluvy, môže definovať celkový úspech vašej firmy.

Napríklad, zlá správa zmlúv môže viesť k:

• priemerne 9,2 % straty ročných príjmov v dôsledku nesprávnej správy zmlúv,
• približne 2,5-3,5 milióna dolárov vynaložených na vyhľadávanie alebo opätovné vytváranie stratených dokumentov (pre firmy s 1000 zamestnancami),
• veľké množstvo času stráveného správou zmlúv – napríklad 97 dní len na obnovenie týchto dokumentov.

Tu prichádza na pomoc efektívna stratégia správy zmlúv.

Správna stratégia správy zmlúv so štedrou dávkou automatizácie na správnych miestach vám môže veľmi pomôcť.

Na príklade zo skutočného života, Medicover – poskytovateľ komplexných zamestnaneckých benefitov, zvýšil svoj úspech v správe zmlúv implementáciou platformy Autenti.

Prechodom z tradičného podpisovania zmlúv na kompletné digitálne riešenie s elektronickými podpismi Medicover skrátil čas potrebný na podpisovanie dokumentov z dvoch týždňov na jeden deň.

Prečítajte si nasledujúci návod a dozviete sa, ako presne napodobniť úspech Medicover a ďalších úspešných spoločností v oblasti správy zmlúv.

Prejdeme si solídne stratégie správy zmlúv pre rôzne fázy procesu správy zmlúv, od stanovenia vlastníctva až po audity a zlepšenia.

Krok 0: stanovte jasné vlastníctvo a priraďte kľúčových zainteresovaných strán

Pred tým, než sa pustíte do správy zmlúv, je potrebné stanoviť jasné vlastníctvo a priradiť kľúčové zainteresované strany k určitým oblastiam. Bez definovaných zodpovedností môžu zmluvy ľahko prepadnúť cez medzery, čo vedie k nedodržaným termínom, problémom s dodržiavaním predpisov a finančným stratám.

Preto by mal byť nultý krok vašej efektívnej stratégie správy zmlúv jednoznačne stanovenie jasného vlastníctva ešte predtým, než sa čokoľvek začne diať.

Prečo?

Táto správa o správe zmlúv v sektoroch technológií a softvéru poukazuje na to, že v takmer 40 % organizácií nie je jasné, kto má zodpovednosť za správu zmlúv.

V dôsledku toho sa každý rok premrhá 140 miliárd dolárov kvôli nedostatku spolupráce medzi obchodnými a právnymi tímami - čo dokonale podčiarkuje, ako je okrem samotného vlastníctva a zainteresovaných strán rovnako dôležitá komunikácia medzi nimi.

Rôzne tímy zohrávajú dôležité úlohy pri správe zmlúv a každý by mal mať jasne definované zodpovednosti. Napríklad:

• Právne tímy: mali by zabezpečiť, aby zmluvy boli v súlade so zákonmi a zásadami spoločnosti. Skúmajú právne riziká a podmienky riešenia sporov.
• Tímy obstarávania/nákupu: riadia zmluvy s dodávateľmi, vyjednávajú podmienky a zabezpečujú, aby zmluvy boli v súlade s nákupnými zásadami.
• Finančné tímy: sú zodpovedné za monitorovanie platobných podmienok, rozpočtov a finančných rizík spojených so zmluvami.
• Tímy predaja/rozvoja podnikania: vlastnia zmluvy s klientmi a zabezpečujú, aby podmienky boli v súlade s obchodnými cieľmi a modelmi príjmov.
• Prevádzkoví/projektoví manažéri: dohliadajú na dodávky a míľniky zmlúv. Taktiež sledujú metriky výkonnosti.
• IT a compliance tímy: zaoberajú sa bezpečnosťou údajov, súladom s GDPR a softvérovými zmluvami v zmluvách súvisiacich s technológiami.

Vzhľadom na to sa pozrite na to, čo robiť a čomu sa vyhnúť v kroku nula pri definovaní vašej stratégie:

💡 Tip: použite RACI maticu (Zodpovedný, Schvaľujúci, Konzultovaný, Informovaný) na jasné mapovanie zodpovedností zainteresovaných strán.

Krok 1: stanovte ciele a KPI na sledovanie

Strategický prístup k správe zmlúv nasleduje po definovaní vlastníctva a úloh zainteresovaných strán stanovením jasných cieľov a kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI) na sledovanie úspešnosti správy zmlúv.

Bez merateľných cieľov je nemožné analyzovať a zlepšovať výkonnosť správy zmlúv v podniku, identifikovať neefektívnosť alebo optimalizovať procesy.

Ako však definovať svoje ciele?

Vaše ciele správy zmlúv by mali byť v súlade so širšími obchodnými cieľmi, ako je zlepšenie efektívnosti, zníženie rizika a zvýšenie ziskovosti.

Napríklad môžete uvažovať o nasledujúcich cieľoch:

• Skrátenie času schvaľovania zmlúv - aby ste skrátili životný cyklus zmluvy a zvýšili prevádzkovú efektívnosť,
• Zníženie času potrebného na podpísanie zmlúv, 
• Zníženie nákladov na uzavretie každej zmluvy.

Krok 2: definujte jasné pracovné postupy a šablóny

Keď sú stanovené ciele a KPI, ďalším krokom je stanoviť štandardizované pracovné postupy a šablóny zmlúv, aby ste pokračovali s efektívnosťou.

Dobre definovaný pracovný postup zmluvy minimalizuje oneskorenia v procese uzatvárania zmlúv, znižuje chyby a zjednodušuje správu zmlúv od návrhu až po realizáciu.

Šablóny zmlúv na druhej strane zvyčajne jednoducho urýchľujú čas potrebný na realizáciu opakujúcich sa zmlúv - namiesto vymýšľania kolesa odznova.

V skutočnosti je 75 % interných právnikov nespokojných so svojou súčasnou technológiou pracovného postupu zmlúv. Strategická správa zmlúv to môže určite zmeniť k lepšiemu.

Ako teraz definovať zjednodušený pracovný postup? Môžete začať vychádzať z nasledujúceho procesu s bežnými fázami správy zmlúv:

Žiadosť o zmluvu a iniciácia, teda kto začína zmluvu? (predaj, obstarávanie, právne oddelenie atď.) https://procurementtactics.com/contract-management-statistics/

Návrh a výber šablóny, mali by ste použiť vopred schválenú šablónu alebo začať od nuly?

Interné preskúmanie a schválenie - definujte, kto musí schváliť a stanovte termíny odpovede.

Vyjednávanie a redakčné úpravy. Tu sledujte históriu verzií a zmeny vykonané počas rokovaní.

Schválenie a vykonanie, pri ktorom môžete používať elektronické podpisy, aby ste eliminovali manuálne oneskorenia.

Ukladanie. Po podpísaní a zapečatení všetkého centralizujte podpísané zmluvy v bezpečnom úložisku.

Priebežné monitorovanie - nastavte pripomienky na obnovenia, audity a záväzky.

Teraz sa pozrite na to, čo robiť a čomu sa vyhnúť v tomto kroku procesu.

Krok 3: prejdite na elektronické podpisovanie, zdieľanie a ukladanie zmlúv

Teraz, jedným z najlepších spôsobov, ako zlepšiť správu zmlúv, je automatizácia a digitalizácia aspoň častí procesu.

Jednou z moderných stratégií správy zmlúv, ktorú môžete použiť, je prechod z tradičného podpisovania na bezpapierové elektronické podpisovanie.

Pozrite sa na príbeh skupiny TZMO, ktorá prešla z tradičného na elektronické podpisovanie zmlúv a znížila tak čas spracovania zmlúv až o 90 %.

Pred prechodom na elektronické podpisy pomocou platformy Autenti trvali procesy podpisovania zmlúv TZMO až dva týždne pri vnútroštátnych zmluvách a dokonca až tri mesiace pri medzinárodných.

Zamestnanci tlačili dokumenty, zhromažďovali podpisy a posielali ich kuriérom, čo výrazne predlžovalo čas spracovania.

Teraz finalizujú dokumenty dokonca v priebehu niekoľkých hodín, a to všetko s Autenti ako platformou pre elektronické podpisy.

Prechod na elektronické podpisovanie zmlúv však šetrí nielen čas. Je to aj:

• Zvýšená bezpečnosť a dodržiavanie predpisov: platformy elektronických podpisov, ako je Autenti, poskytujú správne šifrovanie, kontrolné záznamy, prístup na základe rolí a spĺňajú globálne bezpečnostné a právne normy, ako sú eIDAS (EÚ), ISO, GDPR a ďalšie.
• Lepšia dostupnosť: zmluvy môžete podpisovať kdekoľvek a kedykoľvek. Elektronické podpisy sú ideálne pre vzdialené tímy a globálne podniky. Rozhrania priateľské k mobilným zariadeniam navyše umožňujú podpisovanie aj priamo z telefónu.
• Znížené náklady a vplyv na životné prostredie: používanie elektronických podpisov namiesto papierových zmlúv šetrí peniaze za tlač, kuriérske služby, skladovanie a ručné spracovanie. Eliminuje tiež odpad papiera.
• Lepšie sledovanie zmlúv: automatizované upozornenia a pripomienky na podpisovanie nových dokumentov zabraňujú oneskoreniam a zmeškaniu termínov. Navyše sledovanie stavu v reálnom čase zabezpečuje transparentnosť počas celého procesu podpisovania.

Tip: Vyberte si poskytovateľa elektronických podpisov, ktorý ponúka všetky tri hlavné typy elektronických podpisov v základných plánoch, ako je Autenti, aby ste neplatili príliš veľa za vyššie plány len preto, aby ste dosiahli všetky typy elektronických podpisov.

Krok 4: automatizujte, čo môžete

Správa zmlúv zahŕňa množstvo opakujúcich sa úloh – vypracovanie návrhov, schvaľovanie, sledovanie obnovení a kontroly dodržiavania predpisov.

Automatizácia toho, čo môžete, znižuje ľudskú chybu a urýchľuje životné cykly zmlúv, čím v konečnom dôsledku šetrí čas a peniaze počas celého procesu životného cyklu zmluvy.

Automatizácia sa môže uskutočniť pomocou softvéru na správu zmlúv, ktorý pomáha s vecami, ako sú automatické upozornenia a pripomienky na obnovenie zmlúv a celková automatizovaná správa zmlúv.

V skutočnosti automatizácia procesov správy zmlúv urýchľuje cykly vyjednávania až o 50 %. Právnici konkrétne uviedli, že automatizácia správy zmlúv im ušetrila až 82 % ich času.

Čo môžete automatizovať v správe zmlúv?

• Vypracovanie zmlúv a šablón: môžete použiť vopred schválené šablóny s funkciou automatického vyplnenia na rýchle generovanie zmlúv.
• Celé pracovné postupy: môžete nastaviť automatické smerovanie, aby zmluvy išli správnym zainteresovaným stranám v správnom čase (napr. právne, finančné, obstarávacie oddelenie) na základe vopred definovaných pravidiel.
• Pripomienky podpisovania: môžete nastaviť automatické pripomienky pre čakajúce elektronické podpisy pre rýchlejšiu realizáciu. Takáto funkcia je dostupná na platforme Autenti.
• Obnovenia: AI vám môže pomôcť sledovať vaše zmluvy a identifikovať dokumenty, ktorým sa blíži expirácia.
• Sledovanie výkonnosti a KPI: môžete tiež automaticky generovať správy v reálnom čase o časoch cyklu zmlúv, úsporách nákladov a miere dodržiavania predpisov.

Pri automatizácii je tiež potrebné pamätať na niekoľko praktických vecí:

💡 Tip: používanie softvéru na elektronické podpisy s hromadným podpisovaním vám môže pomôcť zvládnuť spracovanie množstva dokumentov, najmä opakujúcich sa.

Krok 5: stanovte stratégiu obnovenia a ukončenia zmluvy

Najlepšie stratégie správy zmlúv sa tiež dobre pripravujú na obnovenie zmlúv a možné ukončenie zmlúv.

To preto, že správa zmlúv sa nekončí podpisom a dodržiavaním podmienok – potrebujete štruktúrovaný proces obnovenia a ukončenia, aby ste maximalizovali hodnotu zmluvy a zároveň sa vyhli zbytočným rizikám alebo nákladom.

Prečo je tento krok dôležitý:

• Mnoho firiem zmešká termíny obnovenia, čo vedie k automatickému obnoveniu s nevýhodnými podmienkami.
• Slabé stratégie ukončenia môžu viesť k právnym sporom, finančným stratám alebo rizikám v oblasti bezpečnosti údajov pri ukončení zmlúv.
• Proaktívne opätovné vyjednávanie zmlúv pomáha zlepšiť podmienky, ceny a dodržiavanie predpisov.

Napríklad 71 % spoločností nedokáže nájsť 10 % alebo viac svojich zmlúv, čo robí obnovenie a ukončenie ešte ťažším.

Teraz sa pozrite na to, čo robiť a čomu sa vyhnúť v tomto kroku:

Krok 6: vykonávajte audity a zlepšujte

Dokonca aj najlepší systém správy zmlúv vyžaduje pravidelné audity a zlepšenia, aby ste sa uistili, že sa pohybujete správnym smerom.

Vykonávanie auditov pomáha identifikovať riziká, neefektívnosť a oblasti na optimalizáciu, čo vám pomáha poskytovať viac a lepšie v priebehu času.

Ale ako vykonať efektívny audit zmluvy? No, môžete:

1. Definovať rozsah auditu: 
   1. Určiť, či auditujete dodržiavanie predpisov, efektívnosť, finančnú výkonnosť alebo hodnotenie rizika zmluvy. 
   2. Rozhodnúť, či sa audit bude týkať všetkých zmlúv alebo konkrétnej podmnožiny (napr. zmluvy s dodávateľmi, zmluvy s klientmi).
2. Skontrolovať zmluvné záväzky a dodržiavanie predpisov: 
   1. Skontrolovať, či všetky strany splnili svoje zmluvné povinnosti. 
   2. Zabezpečiť, aby zmluvy boli v súlade s odvetvovými predpismi a zásadami spoločnosti. 
   3. Identifikovať zmeškané termíny, pokuty alebo problémy s obnovením.
3. Posúdiť finančnú a rizikovú expozíciu: 
   1. Identifikovať skryté náklady, finančné riziká a únik príjmov. 
   2. Analyzovať, či sú zmluvné podmienky finančne výhodné a skutočne v súlade s obchodnými cieľmi.
4. Vyhodnotiť výkonnosť zmluvy a vzťahy s dodávateľmi/klientmi: 
   1. Môžete merať spokojnosť so zmluvou zákazníka. 
   2. Identifikovať nedostatočne výkonné zmluvy, ktoré je potrebné opätovne prerokovať alebo ukončiť. 
   3. Sledovať časové harmonogramy riešenia sporov a miery vymáhania zmlúv.
5. Identifikovať zlepšenia procesov: 
   1. Identifikovať neefektívnosť pri vytváraní zmlúv, schvaľovaní a obnovovaní.

A vždy nezabudnite po každom audite implementovať zmeny a neustále sa zlepšovať na základe zistení.

Vyškoľte tímy o najlepších postupoch a poučeniach získaných z auditu a stanovte nové KPI na sledovanie priebežnej výkonnosti zmluvy.

Okrem toho všetkého nezabudnite na to, čo robiť a čomu sa vyhnúť v poslednom kroku vytvárania stratégie správy zmlúv:

Tip: toto je časť, kde môže byť AI obzvlášť nápomocná.

Spravujte zmluvy o 90 % rýchlejšie s Autenti

Otázka "potrebujem stratégiu správy zmlúv?" je zastaraná. Každá firma potrebuje správnu stratégiu správy zmlúv, aby zvládla množstvo dokumentov, ktoré spravuje.

Pri vývoji stratégie správy zmlúv, ktorú budete nasledovať, uplatňujte osvedčené postupy, o ktorých sme hovorili vyššie.

Prečo?

Pretože dobre realizovaná stratégia správy zmlúv zvyšuje efektívnosť a ziskovosť. Skutočne osvetľuje mnohé výhody správy zmlúv.

S Autenti môžete spravovať zmluvy a iné obchodné dokumenty až o 90 % rýchlejšie, tak ako to už urobili TZMO, Medicover a ďalší.

Začnite svoju 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu s Autenti, ešte dnes.