O zákazníkovi

MHC Mobility patrí medzi významných poskytovateľov prenájmu vozidiel. Pomáha firmám plánovať a spravovať vozový park aj ďalšie formy mobility zamestnancov. Riešenia prispôsobuje potrebám veľkých spoločností aj malých a stredných podnikov. Jej zákazníci sa tak môžu sústrediť na rozvoj svojho podnikania a starostlivosť o mobilitu prenechať odborníkom.

V regióne strednej a východnej Európy (CEE) spoločnosť zamestnáva viac ako 150 ľudí a spravuje vozový park s viac ako 13 500 vozidlami. Kladie dôraz na vysoké obchodné štandardy aj udržateľný rozvoj. S rastúcim objemom činností však potrebovala vyriešiť zásadnú otázku: ako zachovať individuálny prístup k zákazníkom, keď obeh papierových dokumentov spomaľuje prácu?

Výzva

Pred digitalizáciou sa nájomné zmluvy a dodatky presúvali medzi zamestnancami ako štafetový kolík. Hoci sa na procese na strane spoločnosti zvyčajne podieľali len jedna až dve osoby, manipulácia s papierovými dokumentmi zaberala veľa času. Každá chyba mohla vybavenie zmluvy predĺžiť o ďalšie dni.

Ako vyzeral proces v praxi?

• Prenášanie dokumentov medzi pracovnými stolmi ľudí zodpovedných za ich schválenie a podpis.
• Čakanie na podpisy. Keď riaditelia neboli k dispozícii, proces sa zastavil.
• Ručné spracovanie dokumentácie. Po podpísaní museli zamestnanci rozsiahle dokumenty naskenovať a následne ich ručne nahrať do systému ERP a elektronického archívu.

Ani elektronické dokumenty neprinášali výrazné zjednodušenie. Zamestnanci si posielali odkazy na priečinky, dokumenty tlačili, podpisovali a opäť skenovali.

Rozhodnutie o zmene podporil aj vývoj právneho prostredia v Poľsku, na ktorý sa tento prípad vzťahuje. Pre MHC Mobility bol dôležitý prechod na uzatváranie zmlúv vo forme označovanej v poľskom práve ako „forma dokumentowa“. Ide o zachytenie vyhlásenia vôle v dokumente spôsobom, ktorý umožňuje určiť osobu, ktorá ho urobila. Takýto dokument môže mať aj elektronickú podobu.

Spoločnosť však nehľadala iba riešenie na zabezpečenie súladu s predpismi. Potrebovala aj automatizovať prácu a odstrániť fyzické zasielanie dokumentov, aby urýchlila procesy svojim tímom aj zákazníkom.

„Vďaka otvorenosti voči inováciám a pripravenosti rýchlo konať spoločnosť úspešne prepojila nové predpisy s digitálnym procesom podpisovania.“

Łukasz Zakrzewski, Enterprise Business Development Executive v Autenti

Ako dodáva:

„Výsledkom bolo hladké zavedenie riešenia, skutočná úspora času a okamžité prínosy pre interné tímy aj zákazníkov.“

Riešenie

MHC Mobility si vybrala Autenti najmä na základe odporúčaní z odvetvia a jednoduchého ovládania platformy. Rozhodujúca bola aj možnosť overiť totožnosť zákazníka a odstrániť technologické prekážky na jeho strane.

„Mohli sme upustiť od požiadavky na kvalifikovaný elektronický podpis a ponúknuť zákazníkom bezpečný spôsob podpísania zmluvy bez ohľadu na to, či takýto podpis majú k dispozícii.“

Sandra Szkwarek, marketingová riaditeľka pre región CEE v MHC Mobility

Zákazníci z radov veľkých spoločností aj malých a stredných podnikov tak mohli rýchlo a bezpečne uzatvárať záväzné zmluvy pomocou zdokonaleného elektronického podpisu s overením totožnosti podpisujúcej osoby. Nemuseli si pritom obstarávať vlastný kvalifikovaný certifikát pre elektronický podpis.

Zavedené riešenie zahŕňa:

• Platformu Autenti Corporate s validátorom elektronických podpisov a modulom na odosielanie dokumentov v mene organizácie.
• Kvalifikované certifikáty a modul umožňujúci používanie ľubovoľného kvalifikovaného elektronického podpisu.
• Zdokonalené elektronické podpisy (AES) prepojené s BROKER ID, ktorý podporuje overenie totožnosti prostredníctvom videa a poľskej aplikácie mObywatel.
• Hromadné podpisovanie elektronickým podpisom Autenti aj kvalifikovaným elektronickým podpisom.
• Jednotné prihlásenie SSO (Single Sign-On) prepojené s internými autentifikačnými systémami spoločnosti.
• Balíky dokumentov a kódov SMS/OTP potrebných na spracovanie transakcií.
• Technickú podporu v rámci SLA a školenia pre zamestnancov pri zavádzaní riešenia.

Zavedenie trvalo niekoľko mesiacov a zahŕňalo sériu praktických školení pre obchodný tím. Zamestnanci prijali nový nástroj s nadšením.

Obchodný tím, HR, finančné aj právne oddelenie vyzdvihovali najmä jednoduché a intuitívne ovládanie platformy. Anglická jazyková verzia navyše uľahčila prácu v medzinárodnom prostredí spoločnosti.

Výsledky

Prínosy zavedenia Autenti najlepšie ukazuje porovnanie procesu podpisovania konkrétnej zmluvy.

Pred zavedením Autenti

• Trvanie: v priemere 10 dní.
• Potrebné úkony: tlač, balenie a odosielanie dokumentov kuriérom.
• Spotreba papiera: približne 45 strán dokumentácie, ktoré bolo potrebné vytlačiť a archivovať.
• Spracovanie po podpise: ručné skenovanie a nahrávanie dokumentov do systémov.

Po zavedení Autenti

• Trvanie: niekoľko hodín.
• Potrebné úkony: niekoľko kliknutí.
• Spotreba papiera: 0 strán.
• Spracovanie po podpise: automatické uloženie dokumentu do elektronického archívu a jeho prenos do systému DocWise.

„Optimalizácia a digitalizácia podpisovania zmlúv skracuje čas, ktorý tímy venujú tomuto procesu, a reálne znižuje prevádzkové náklady spoločnosti.“

Krzysztof Gozdek, riaditeľ právneho oddelenia a oddelenia súladu s predpismi (Legal & Compliance)

Ako dodáva:

„Pre zákazníkov MHC Mobility táto zmena znamenala rýchle vybavenie ich záležitostí. Spätná väzba bola v 90 % prípadov pozitívna. Zákazníci ocenili moderný prístup a menej byrokracie.“

Závery

Skúsenosť MHC Mobility ukazuje, že digitalizácia nemusí začínať malým, jednoduchým procesom. Spoločnosť odporúča sústrediť sa najskôr na oblasť, v ktorej sú problémy najväčšie a najviac komplikujú každodennú prácu.

„Čo najskôr začať zavádzať a testovať nástroj pri najproblematickejšom procese, ktorý sťažuje prácu administratívnemu zázemiu firmy.“

Krzysztof Gozdek

K úspešnému zavedeniu pomohla otvorená komunikácia so zamestnancami, predstavenie platformy, spoločné testovanie a pomenovanie konkrétnych výhod oproti práci s papierovými dokumentmi.

MHC Mobility už plánuje digitalizovať ďalšie oblasti vrátane procesov prevádzkového oddelenia a spolupráce so skupinami predajcov vozidiel a dodávateľmi.