O kliencie

MHC Mobility to kluczowy gracz w dziedzinie wynajmu pojazdów. Firma wspiera klientów w planowaniu i zarządzaniu flotą oraz innymi formami mobilności pracowników, szukając rozwiązań dopasowanych zarówno dla korporacji jak i małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki temu klienci MHC Mobility mogą skupić się na swoim rozwoju, zamiast na mobilności.

Firma zatrudnia w regionie CEE ponad 150 pracowników i zarządza flotą liczącą ponad 13 500 pojazdów. Jako organizacja o wysokich standardach biznesowych, dążąca do zrównoważonego rozwoju, MHC Mobility stanęło przed wyzwaniem: jak pogodzić rosnącą skalę operacji i dbałość o indywidualne podejście do klienta z archaicznym, papierowym obiegiem dokumentów?

Wyzwanie

Przed cyfrową transformacją, obsługa umów najmu czy aneksów przypominała sztafetę, w której pałeczką były ryzy papieru. Choć w proces zaangażowane były zazwyczaj tylko 1-2 osoby po stronie firmy, fizyczna logistyka dokumentów dosłownie pożerała mnóstwo czasu, dając pole do popełnienia błędu, który mógł zablokować proces na kolejne dni.

Jak wyglądała codzienność przed wdrożeniem? 

• Fizyczne przenoszenie dokumentów między biurkami osób decyzyjnych.
• Oczekiwanie na podpisy – procesy stawały w miejscu, gdy dyrektorzy byli niedostępni.
• Manualna praca administracyjna – po podpisaniu papierowej wersji, pracownicy musieli skanować obszerne dokumentację, a następnie ręcznie wgrywać je do systemu ERP i e-Archiwum.

Nawet w przypadku dokumentów elektronicznych proces był uciążliwy, ponieważ polegał na wklejaniu linków do folderów, drukowaniu, podpisywaniu i ponownym skanowaniu.

Decyzja o zmianie dojrzewała wraz ze zmianami w otoczeniu prawnym – wprowadzenie możliwości zawierania umów wynajmu długo i średnioterminowego w formie dokumentowej otworzyło nowe drzwi. Dla MHC Mobility kluczowa była jednak nie tylko zgodność z przepisami (compliance), ale także automatyzacja.

Firma potrzebowała narzędzia, które usprawni funkcjonowanie wewnątrz organizacji i – co trzeba mocno podkreślić – pomoże klientom skrócić czas realizacji procesów dzięki wyeliminowaniu fizycznej wysyłki dokumentów.

"MHC Mobility idealnie wykorzystało zmianę formy zawierania umów wynajmu  z pisemnej na dokumentową, która weszła w życie 13 lipca 2025 roku. Dzięki otwartości na innowacje i gotowości do szybkiego działania firma sprawnie połączyła nowe regulacje z cyfrowym procesem podpisywania" - komentuje Łukasz Zakrzewski, Enterprise Business Development Executive w Autenti.

Jak dodaje:

"Efektem było płynne wdrożenie, realna oszczędność czasu oraz natychmiastowe korzyści zarówno dla zespołów wewnętrznych, jak i klientów."

Rozwiązanie

Wybór padł na Autenti, głównie dzięki silnym rekomendacjom z branży oraz intuicyjności narzędzia. Kluczowym argumentem "za" była możliwość identyfikacji klienta (ID-weryfikacja) oraz usunięcie bariery technologicznej po stronie kontrahenta.

"Mogliśmy zrezygnować z wymogu podpisów kwalifikowanych i zaoferować bezpieczną formę podpisania umowy dla klientów (niezależnie od tego, czy mają dostępny po swojej stronie podpis kwalifikowany)" – wskazuje Sandra Szkwarek, dyrektorka marketingu CEE w MHC Mobility.

Dzięki temu klienci z sektorów Korporacji oraz Małych i Średnich Przedsiębiorstw (SME) mogli podpisywać wiążące umowy szybko i bezpiecznie, korzystając z zaawansowanego podpisu elektronicznego weryfikowanego tożsamością, bez konieczności kupowania własnych certyfikatów kwalifikowanych.

W skład wdrożonego rozwiązania wchodzą następujące produkty i funkcjonalności:

• Dostęp do platformy Autenti Corporate wraz z walidatorem podpisów i modułem nadawania dokumentów w imieniu organizacji.
• Certyfikaty kwalifikowane oraz moduł umożliwiający wykorzystanie dowolnego podpisu kwalifikowanego.
• Zaawansowane e-podpisy (AES) zintegrowane z BROKER ID, obsługujące identyfikację poprzez wideo weryfikację oraz aplikację mObywatel.
• Funkcjonalność masowego podpisywania, obejmująca zarówno e-podpis Autenti, jak i podpis kwalifikowany.
• Logowanie SSO (Single Sign-On), integrujące platformę z wewnętrznymi systemami uwierzytelniania klienta.
• Pakiety dokumentów oraz kodów SMS/OTP niezbędnych do procesowania transakcji.
• Wsparcie techniczne (SLA) oraz dedykowane szkolenia wdrożeniowe dla zespołu.

Proces wdrożenia trwał kilka miesięcy i objął serię szkoleń praktycznych dla zespołu sprzedaży (Sales). Co ciekawe, odbiór narzędzia był entuzjastyczny.

Zespoły sprzedaży, HR, finansów i dział prawny zgodnie podkreślały "wyjątkową intuicyjność" platformy. Dostępna angielska wersja językowa dodatkowo ułatwiła pracę w międzynarodowym środowisku firmy.

Efekty

Efekty wdrożenia w MHC Mobility najlepiej widać na konkretnych liczbach. Porównajmy proces podpisu umowy szczegółowej:

PROCES "PRZED" (Tradycyjny):

• Czas trwania: Średnio 10 dni.
• Zasoby: Drukowanie, pakowanie, wysyłka kurierska.
• Papier: Konieczność druku i archiwizacji ok. 45 stron dokumentacji.
• Finał: Ręczne skanowanie i wgrywanie do systemów.

PROCES "PO" (Autenti):

• Czas trwania: Kilka godzin.
• Zasoby: Kilka kliknięć.
• Papier: 0 stron.
• Finał: Pełna automatyzacja. Dokument po podpisaniu automatycznie trafia do e-archiwum oraz bezpośrednio do systemu ERP (DocWise).

"Optymalizacja i digitalizacja procesu podpisywania umów przekłada się na skrócenie czasu pracy zespołów oraz realne obniżenie kosztów operacyjnych ponoszonych przez firmę" - podkreśla Krzysztof Gozdek, dyrektor działu Legal & Compliance.

Jak dodaje: 

"Dla klientów MHC Mobility zmiana oznaczała błyskawiczne załatwienie sprawy. Feedback? W 90% pozytywny. Klienci zgodnie docenilii nowoczesność i brak biurokracji."

Wnioski

Doświadczenie MHC Mobility płynie pod prąd typowym radom "zacznij od czegoś małego". Firma sugeruje, by cyfryzację zaczynać tam, gdzie problemy są największe. Jaka jest zatem rekomendacja dla firm rozważających wdrożenie?

"Jak najszybciej rozpocząć proces wdrażania i testowania narzędzia, na najbardziej problematycznym procesie, który utrudnia pracę back-office'u" – wyjaśnia Krzysztof Gozdek.

Widać wyraźnie, że dziś kluczem do udanego wdrożenia jest transparentność – pokazywanie narzędzia pracownikom, robienie wspólnych testów i poszukiwanie zalet w porównaniu do starego, papierowego świata. 

Tymczasem MHC Mobility nie zwalnia tempa. Firma już planuje digitalizację kolejnych obszarów, w tym procesów w dziale Operacji oraz współpracy z grupami dealerskimi i dostawcami.