Sprawdź co daje forma dokumentowa i czy warto zmienić sposób zawierania umów?

Prawdopodobnie najpopularniejszą formą zawierania umów przez przedsiębiorców jest forma pisemna, polegająca na własnoręcznym podpisaniu dokumentu. Nie oznacza to, że jest ona zawsze wymagana, a posiada wady związane z koniecznością wydrukowania, podpisania i często wysłania dokumentu. Taki proces jest również czasochłonny i kosztowny. We wrześniu 2016 roku wprowadzona została nowość do Kodeksu Cywilnego – forma dokumentowa, która w założeniu ma ułatwiać i przyspieszać składanie oświadczeń woli (na przykład zawieranie umów). Poniżej przedstawiamy, jak forma dokumentowa może ułatwić życie wielu przedsiębiorców i dlaczego warto ją stosować tam, gdzie jest to możliwe.

 

Z tego artykułu dowiesz się:

  1. Czym jest forma dokumentowa
  2. Dlaczego została wprowadzona
  3. Jak przedsiębiorcy mogą zawierać umowy w oparciu o formę dokumentową
  4. Jak należy zadbać o bezpieczeństwo przez weryfikację podpisujących i wykorzystanie tzw. trwałego nośnika

O innych formach oświadczeń woli pisaliśmy już na naszym blogu tutaj Forma dokumentowa, elektroniczna, pisemna – o czym należy pamiętać przy podpisywaniu dokumentów elektronicznie. W tym wpisie skupimy się na formie dokumentowej i przykładach, które spełniają jej wymóg z punktu widzenia przedsiębiorców w relacjach B2B i B2C. Celowo pomijamy przypadki, w których prawnie wymagane jest zachowanie formy pisemnej, czy poświadczonej notarialnie. Z kolei pojęcie “oświadczenie woli” uprościmy do  podejmowania decyzji przedsiębiorców w zakresie prowadzonej działalności (np. decyzji dotyczącej zlecenia, pozyskania klienta, odbioru prac, etc.).

 

Przed wprowadzeniem formy dokumentowej

Zanim wprowadzono formę dokumentową, często stosowaną praktyką przez firmy było zastrzeganie w umowach formy pisemnej jako formy zawarcia i ewentualnej jej zmiany. W takich dokumentach często można było spotkać punkty, które brzmiały mniej więcej tak:

Umowę zawarto w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Robiono tak, ponieważ  był to jedyny znany mechanizm zapewniający niezmienność i jednoznaczność treści samej umowy oraz późniejszych jej zmian, co ułatwiało działanie w przypadku sporu lub dochodzenia praw przed sądem. W zdecydowanej większości decyzji forma pisemna jest zbędna. Firmy mogą zawierać umowy również w formie ustnej, jednak dowodzenie treści przed sądem jest wtedy zdecydowanie utrudnione. Należy pamiętać, że czasami  forma pisemna jest wymagana, wtedy określa to jednoznacznie przepis prawa (np. umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności).

Częstą praktyką stosowaną przez przedsiębiorców jest drukowanie dokumentu, podpisanie przez upoważnioną osobę, skanowanie i wysłanie skanu do przedstawicieli drugiej firmy, jako wykazanie chęci zawarcia umowy. Tak podpisany i przekazany dokument nie spełnia wymogów formy pisemnej (więcej na ten tematu pisaliśmy w tym wpisie: Skanowanie umów vs podpis elektroniczny Autenti – o jakich różnicach trzeba pamiętać?). Wysyłanie dwóch egzemplarzy pocztą lub kurierem i oczekiwanie na zwrot jednego egzemplarza jest z kolei czasochłonne i kosztowne. Mimo pisemności zawarcia umowy bezpieczeństwo takiego procesu jest dyskusyjne, ponieważ nie wiadomo kto w rzeczywistości podpisał taką umowę. (tutaj pisaliśmy więcej o weryfikacji podpisujących przy zawieraniu umów przez internet).

 

Forma dokumentowa i dokument – co to takiego?

Odpowiedzią na niedoskonałości formy pisemnej jest forma dokumentowa, która daje przedsiębiorcom możliwość szybkiego, taniego, skutecznego i bezpiecznego podejmowania decyzji w relacjach z klientami czy innymi przedsiębiorcami. Forma dokumentowa umożliwia “podpisanie” dokumentu przy wykorzystaniu znacznie szerszego zakresu narzędzi niż w przypadku formy pisemnej. Zgodnie z Art. 77(2) Kodeksu Cywilnego:

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Dokument jest z kolei zdefiniowany przez Art. 77(3) Kodeksu cywilnego:

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Innymi słowy, jeśli znana (i możliwa do odtworzenia) jest treść decyzji przedsiębiorcy lub klienta i wiadomo kto ją podjął, to spełnione są wymogi formy dokumentowej. Zgodnie z powyższym treść decyzji może być wyrażona za pośrednictwem:

  • wiadomości e-mail,
  • skanów dokumentów,
  • nagrań audio,
  • nagrań video,
  • plików tekstowych,
  • zdjęć,
  • plików pdf,
  • arkuszy kalkulacyjnych,
  • publikacji na portalach społecznościowych,
  • wiadomości na chacie,
  • akceptacji i wysyłce formularzy na stronie internetowej.

Tym samym spełnienie wymogu zachowania formy dokumentowej umów pomiędzy przedsiębiorcami jest zdecydowanie łatwiejsze, niż w przypadku formy pisemnej, a równie skuteczne (o ile  rodzaj podejmowanej decyzji nie wymaga zachowania np. formy pisemnej). Chcąc zawierać umowy w formie dokumentowej, warto zmienić standardowe zapisy stosowane w dokumentach z:

Umowę zawarto w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

na:

Umowę zawarto w formie dokumentowej pod rygorem nieważności.

Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy dokumentowej pod rygorem nieważności.

 

Ryzyka stosowania formy dokumentowej – jak zwiększyć bezpieczeństwo zawieranych umów?

Dzięki formie dokumentowej przedsiębiorcy mogą łatwiej i szybciej podpisywać dokumenty. Warto jednak zadbać o aspekty związane z odpowiednim zabezpieczeniem procesu i samego dokumentu, tak aby niemożliwym było zakwestionowanie jej skuteczności.

 

“Ja tego nie podpisałem” – weryfikacja podpisującego

Możliwość jednoznacznego wskazania osób podpisujących dokumenty ma zasadnicze znaczenie dla zachowania formy dokumentowej. W przypadku dokumentów w postaci elektronicznej do uwierzytelnienia może posłużyć wiele cech, które powinny być powiązane z dokumentem. Przykładowo mogą to być numer telefonu, adres e-mail, czy adres IP urządzenia użytego podczas podpisywania, ale także login i hasło do wcześniej utworzonego konta.

Waga metod weryfikacji jest różna i w zależności od rodzaju dokumentu strony mogą chcieć dodatkowo zwiększać wiarygodność podpisów poprzez stosowanie coraz to bardziej precyzyjnych metod lub ich kombinacje. Przykładowo podstawową cechą weryfikującą podpisującego na platformie Autenti jest adres e-mail odbiorcy dokumentu w połączeniu z adresem IP oraz imieniem i nazwiskiem. Nadawca może zwiększyć wiarygodność wymagając przy podpisaniu podania unikalnego kodu sms. Kod jest wysyłany na numer telefonu adresata dokumentu i tylko jemu znany.

Do weryfikacji tożsamości mogą posłużyć również wideoweryfikacja, logowanie do konta bankowego czy też wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (dowiedz się więcej o metodach weryfikacji podpisujących przy zawieraniu umów na odległość).

 

“To nie jest to, co podpisałem” – gwarancja integralności dokumentu

Każdy przedsiębiorca podpisując jakąkolwiek umowę chce mieć swobodny dostęp do swojego egzemplarza (dostępność) i gwarancję, że jej treść jest taka sama jak w momencie, kiedy była podpisywana (integralność). Dokumenty podpisywane za pośrednictwem platformy Autenti mają zapewnioną:

  • integralność przez opieczętowanie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Autenti oraz
  • dostępność poprzez:
    • udostępnienie podpisanych plików na platformie Autenti,
    • możliwość wysłania takiego dokumentu na wybrany adres e-mailem,
    • pobranie pliku na dysk komputera,
    • wysłanie pliku na dysk w chmurze.

Dokumenty podpisywane i przekazywane za pomocą platformy Autenti spełniają wymagania trwałego nośnika.

 

“Nie wiem, co podpisałem” – potwierdzenie zapoznania się z treścią

Mimo, że w przypadku oświadczeń woli składanych drogą elektroniczną odbiorca nie musi zapoznawać się z treścią oświadczenia woli złożonego przez nadawcę (patrz Art. 61 p. 2. k.c.), wielu przedsiębiorców stosuje zabezpieczenia, które mają zminimalizować ryzyko podpisywania dokumentów drogą elektroniczną bez zaznajomienia się z ich treścią. Przykładowo akceptacja Umowy licencyjnej oprogramowania Apple możliwa jest dopiero po przewinięciu całej treści. Niektóre firmy mierzą czas, jaki spędza użytkownik na treści warunków współpracy, aby wykazać, że klient zapoznał się z treścią. W Autenti użytkownik nie może podpisać dokumentu, dopóki nie oświadczy, że zna i akceptuje jego treść.

 

Podsumowanie

Forma dokumentowa jest narzędziem, które według założeń ma znacznie ułatwić podejmowanie decyzji, które nie wymagają np. formy pisemnej. Naturalnym środowiskiem jej wykorzystania są środki komunikacji elektronicznej, które powinny pozwalać na szybsze i tańsze zawieranie umów czy podpisywanie dokumentów. W takiej sytuacji kluczowymi aspektami są wiarygodność i bezpieczeństwo, które mogą być podniesione poprzez wykorzystanie trwałego nośnika oraz narzędzia weryfikacji osób składających oświadczenia woli. Wykorzystując platformę taką jak Autenti, przedsiębiorcy mogą znacząco usprawnić podpisywanie dokumentów i spełniać wymogi prawne.