Jedną z bardzo powszechnych praktyk związanych z podpisywaniem dokumentów jest skanowanie umów. Wielokrotnie spotkaliśmy się z sytuacją, kiedy kontrahent przesyła nam e-mailem umowę, prosząc o wydrukowanie, podpisanie i odesłanie podpisanego skanu. Takie działanie - choć w założeniu ma przyspieszyć obieg dokumentów - wiąże się z pewnymi wadami i ryzykiem. Poniżej przedstawiamy niektóre wady i zdradzamy, jak przezwycięża je podpis elektroniczny Autenti.
Skanowanie umów a podpis elektroniczny Autenti – porównanie wybranych funkcji
Niemal każdy rodzaj umowy może być zawarty elektronicznie. Nie tylko dzięki wykorzystaniu e-podpisu, ale też dzięki akceptacji regulaminu, czy też wysłaniu akceptacji umowy e-mailem (w zależności od rodzaju umowy jaka jest zawierana). Skan umowy jak i wiadomość e-mail, w której skan jest załącznikiem, są również dokumentami. Nie oznacza to jednak, że umowa jest ważna.
Wyróżniliśmy kilka kluczowych funkcji, jakie różnią skanowanie umów i podpis elektroniczny. Odnoszą się one do bezpieczeństwa, wygody i czasu trwania procesu podpisywania, jak i samego dokumentu. Poszczególne funkcje opisujemy nieco dokładniej dalej.
| Wybrana funkcja |
Skanowanie umów |
Podpisywanie podpisem elektronicznym Autenti |
| Dowodzenie faktu zawarcia umowy |
Należy wykazać, że druga strona:
a) wyraziła zgodę na zawarcie umowy w formie dokumentowej;
b) druga strona posługuje się mailem, z którego wysłano skan dokumentu. |
Możliwość skorzystania z potwierdzenia podpisania dokumentu przez Autenti |
| Weryfikacja podpisującego |
✗ - szczególnie, jeśli adres e-mail pochodzi z nieznanej lub darmowej domeny |
✓ - między innymi poprzez adres IP, e-mail lub SMS. Dodatkowe opcje weryfikacji uwzględniają logowanie do konta bankowego, wideoweryfikację i inne. |
| Poziom zabezpieczenia danych |
Niski |
W standardzie bankowym |
| Ryzyko zmiany treści dokumentu w trakcie podpisywania |
Wysokie |
Brak |
| Ryzyko utraty dokumentu w procesie |
Wysokie |
Niskie |
| Łatwy dostęp do podpisywanych dokumentów dzięki archiwum |
✗ |
✓ |
| Automatyzacja procesu podpisywania |
✗ |
✓ |
| Ustalenie sposobu zatwierdzenia dokumentu przed jego podpisaniem |
Poza procesem (dana strona organizuje proces zatwierdzenia wewnętrznie, niezależnie od komunikacji z drugą stroną i sposobu podpisywania dokumentu) |
W ramach procesu (możliwość stworzenia zautomatyzowanego workflow) |
| Łatwy dostęp do historii procesu podpisywania dokumentu |
✗ |
✓ |
| Urządzenia niezbędne do obsługi |
Drukarka, skaner, lub aparat fotograficzny i komputer |
Komputer, tablet lub smartfon |
Czy skan umowy jest dowodem jej zawarcia?
Aby skan podpisanej umowy był uznany za wiążący, należy wykazać, że druga strona wyraziła zgodę na zawarcie umowy w formie dokumentowej, i że osoba upoważniona do jej zawarcia posługuje się e-mailem z którego wysłano wiadomość (dowiedz się więcej o formach czynności prawnych). Zgodnie z Art. 77 Kodeksu Cywilnego:
Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Należy pamiętać, że dokumentem jest nie tylko plik tekstowy, plik pdf, czy skan umowy. Dokumentem jest każdy nośnik informacji, który umożliwia zapoznanie się z tą informacją. E-mail czy plik dźwiękowy również są dokumentami. E-mail z załączonym skanem umowy również są dokumentem.
Dzięki wykorzystaniu podpisu elektronicznego Autenti zyskujesz potwierdzenie zawarcia umowy z właściwymi osobami i czasem jej zawarcia w postaci Certyfikatu Autenti. Certyfikat daje również gwarancję, że wszyscy podpisujący podpisali ten sam dokument. Dodatkowo wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w Autenti pozwala na zachowanie formy elektronicznej.
Czy masz pewność, że pod dokumentem podpisała się właściwa osoba?
Umowy między kontrahentami są zawierane między konkretnymi osobami (reprezentującymi przedsiębiorstwa, organizacje, czy też samych siebie jako osoby fizyczne). Z punktu widzenia ważności umów krytyczne jest, aby upoważnione i właściwe osoby złożyły pod nimi podpisy. Dlatego też tak ważna jest weryfikacja tożsamości osób podpisujących dokument.
W przypadku skanu jako weryfikacja tożsamości może posłużyć adres e-mail, treść czy stopka wiadomości, z której wysłano do Ciebie skan. Te informacje mogą spełniać wymogi podpisu elektronicznego zgodne z rozporządzeniem eIDAS, i powodować, że dokument podpisany w ten sposób jest ważny. O ile osoba, która wysyła do nas skan umowy e-mailem jest upoważniona do jej podpisania. Często jednak zdarza się, że osobą kontaktową u kontrahenta nie jest np. właściciel, a jego pracownik, który sam nie podpisuje dokumentu, a jedynie pośredniczy w procesie.
Metody weryfikacji tożsamości w Autenti
Weryfikacja za pośrednictwem adresu e-mail
Autenti umożliwia weryfikację tożsamości na wiele sposobów. Najprostszym i najczęściej stosowanym jest wysłanie dokumentu do podpisu pod konkretny adres e-mail, którym dysponuje osoba upoważniona do podpisania umowy. Indywidualny adres e-mail jest czymś powszechnym w firmach, więc z dużą dozą pewności można określić, kto podpisał dokument.
Weryfikacja za pośrednictwem kodu SMS
Dodatkową metodą weryfikacji tożsamości jest podanie jednorazowego kodu SMS przez podpisującego. Kod SMS jest wysyłany na numer telefonu wskazany podczas nadawania dokumentu. Zazwyczaj danym numerem telefonu komórkowego dysponuje jedna osoba, więc wykorzystanie tej metody w połączeniu z weryfikacją e-mail daje pewność, że właściwa osoba podpisuje dokument.
Logowanie do systemu bankowego i wideoweryfikacja
Kolejną metodą weryfikacji podpisujących jest logowanie do systemu bankowego. Po udanym logowaniu do banku potwierdza on tożsamość osoby podpisującej. Weryfikacja może również nastąpić za pośrednictwem połączenia video, podczas którego porównywane są dane z dowodu osobistego czy paszportu z osobą, która połączenie wykonuje.
Czy masz pewność, że treść skanu nie została zmieniona?
Bardzo ważna z punktu widzenia zawierania umów elektronicznie jest integralność dokumentu. Przez integralność dokumentu należy rozumieć gwarancję, że żadne dane nie zostały zmienione w sposób nieupoważniony. W przypadku skanu dokumentu przechowywanego jako załącznik wiadomości e-mail nie ma takiej gwarancji. Należy liczyć się z ryzykiem, że taki plik może zostać uszkodzony lub zmieniony.
Certyfikat Autenti gwarantuje integralność podpisanego dokumentu
Autenti każdemu podpisanemu dokumentowi przypisuje Certyfikat, który gwarantuje integralność tego dokumentu. Certyfikat daje pewność, że każdy podpisujący podpisał ten sam dokument oraz że nie zostały w nim wprowadzone żadne zmiany od czasu nadania Certyfikatu Autenti. To w połączeniu z szyfrowanym archiwum Autenti spełnia wymogi "trwałego nośnika".
Gdzie przechowujesz podpisane skanowane umowy?
Często zdarza się, że jedynym archiwum zeskanowanych umów jest skrzynka e-mail. Takie rozwiązanie nie pozwala efektywnie wyszukiwać czy katalogować umów. Jest też niebezpieczne w przypadku braku kopii zapasowej wiadomości.
Szyfrowane archiwum Autenti chroni przed utratą podpisanych dokumentów
W przypadku Autenti każdy użytkownik otrzymuje szyfrowane archiwum dostępne po logowaniu do serwisu. W archiwum przechowywane są wszystkie podpisane umowy użytkownika. Dzięki wykorzystaniu chmury ryzyko utraty dokumentów jest niemal zerowe. Opcja wyszukiwania pozwala też z łatwością znaleźć konkretne umowy. Istnieje również możliwość zapisania podpisanych dokumentów na własnym dysku w chmurze.
Ile czasu trwa podpisanie umowy?
Wysłanie podpisanego skanu umowy ma przede wszystkim przyspieszyć proces jej zawarcia i realizacji. W rzeczywistości tak nie jest. Ponieważ sam skan nie stanowi dowodu zawarcia umowy, należałoby oryginał umowy wysłać również pocztą lub kurierem do kontrahenta i uzyskać zwrotnie własny oryginał podpisanego dokumentu. Zdarza się, że nasz kontrahent nie wyśle od razu podpisanej umowy i należy się o nią jeszcze długo upominać. Do tego dochodzi kwestia kosztów takiego procesu - drukowanie dokumentów, zużycie sprzętu, koszt wysyłki i stracony czas.
Przez Autenti dokumenty mogą być podpisane w dowolnym czasie i miejscu
Przy wykorzystaniu platformy Autenti dokument jest dostępny do podpisu od razu, na komputerze, tablecie czy smartfonie. Dzięki naszemu e-podpisowi możesz znacznie skrócić czas podpisania dokumentu i w pełni zautomatyzować proces (sprawdź jak Work Service skrócił czas podpisywania umów o dzieło i zlecenie o 70%).
Choć skanowanie umów niewątpliwie daje pewne korzyści, należy pamiętać też o ryzyku z nim związanym. Świadomość wad i znajomość alternatywy, jaką może być wykorzystanie podpisu elektronicznego Autenti, pozwoli Ci skutecznie egzekwować podpisane umowy.
