Szablony dokumentów 

Użytkownicy Autenti często wskazują oszczędność czasu jako główną korzyść z podpisywania dokumentów w wersji elektronicznej. E-podpis idealnie wpisuje się w trend zwiększania efektywności i automatyzowania powtarzalnych czynności. Aby jeszcze bardziej uprościć i przyspieszyć proces nadawania dokumentów online, wprowadziliśmy na platformie funkcjonalność pod nazwą “Szablony dokumentów”.

Dla kogo szablony?

Niemal w każdej firmie funkcjonują pewne standardy tworzenia dokumentów. Część z nich jest kreowana indywidualnie, inne zaś powtarzają się na tyle często, że pracownicy przygotowują je w oparciu o konkretne wzory. Te następnie uzupełniane są danymi (zmiennymi) i tak powstaje docelowy dokument gotowy do wysyłki. Na platformie Autenti umożliwiamy użytkownikom tworzenie, edytowanie, wysyłanie i podpisywanie dokumentów elektroniczne w jednej aplikacji. W ramach szablonów nadawca może utworzyć dowolną liczbę wzorów dokumentów, które stosowane są w jego firmie. Mogą one dotyczyć współpracy z dostawcami, zamówień klientów czy umów z pracownikami. Każdy dokument, który powstaje według stałego wzoru, może być uzupełniany, wysyłany i podpisywany dzięki Autenti.

 

Jakimi danymi można uzupełnić szablon dokumentu?

Przykładowo, dokument zamówienia na usługi może mieć zmienne pola dotyczące tego:

  • kto zamawia,
  • co zamawia,
  • kto realizuje zamówienie.

Przy każdym zamówieniu, które powstaje według wzoru, to te dane właśnie są zmieniane. Pozostała treść dokumentu pozostaje zazwyczaj taka sama. W szablonach Autenti nazywamy te pola “grupami danych”. Są to zmienne cechy, które określają dane w poszczególnych grupach. Dla każdej grupy można określić różne zestawy pól. Na przykład dane zamawiającego zawierają jego imię, nazwisko, email, numer telefonu oraz adres. Przedmiot zamówienia – nazwę produktu, jego cenę, ilość czy termin dostawy. Z kolei realizujący zamówienie wpisać może np. dane handlowca, który sporządził i podpisywał dokument z klientem.

Jak uzupełnić dane w szablonie?

Poszczególne miejsca na dane są umieszczane w treści dokumentu i można je uzupełnić za pośrednictwem formularza lub z wykorzystaniem własnej książki adresowej. Dzięki książce nie trzeba ręcznie wpisywać danych w formularzu, a jedynie je zaimportować – wówczas przygotowanie dokumentu do podpisu jest jeszcze szybsze.Do książki adresowej użytkownik może dodać także swoje dodatkowe pola, indywidualnie opisane.

 

Jak wysłać dokument do podpisu przez szablon?

Wysyłka dokumentu do podpisu przez szablon jest bardzo prosta. Po wypełnieniu szablonu statycznymi danymi, możesz przejść do wybrania adresatów dokumentu, z polami zmiennymi, które Autenti zaciąga do dokumentu w sposób dynamiczny. Po wybraniu właściwych, wysyła się dokument do podpisu. Odbiorcy otrzymują na adres e-mail link, potwierdzają zgodność treści i składają oświadczenie woli podpisując dokument elektronicznie. Szybko, łatwo i skutecznie.

Zapraszamy Was do skorzystania z nowej funkcjonalności.