Bezpieczne przechowywanie dokumentów podpisanych online

Platforma Autenti dostarcza odpowiedzi na pytanie, jak archiwizować dokumenty elektroniczne w sposób bezpieczny, a zarazem wygodny. Każdy podpisany na niej dokument spełnia wymogi trwałego nośnika. Oznacza to gwarancję integralności i dostępności, które są podstawą odpowiedzialnego zawierania umów online. Sprawdź, dlaczego przechowywanie dokumentów elektronicznych na platformie Autenti jest nie tylko wygodne, ale także bezpieczne. 

 

Jak bezpiecznie archiwizować dokumenty bez papieru?

Wprowadzane w ostatnich latach zmiany w prawie umożliwiają coraz większą depapieryzację biznesu. Większość umów i dokumentów występujących w obiegu gospodarnym może mieć postać elektroniczną, a coraz więcej papierów da się również zdigitalizować. Na przykład od 1 stycznia 2019 roku elektroniczne akta pracownika mogą zastąpić tradycyjną dokumentację w HR. 

 

Dokumenty elektroniczne są więc coraz częściej stosowaną, wygodniejszą, tańszą i bardziej ekologiczną alternatywą dla obiegu papierów. Zarówno digitalizacja starych, jak i tworzenie nowych dokumentów wymaga jednak nie tylko podpisu elektronicznego. 

 

Ważne jest również, by podpisywane umowy były:

  1. odpowiednio zabezpieczone przed możliwością dokonania zmian; 
  2. dostępne dla zainteresowanych, upoważnionych stron, także w przyszłości; 
  3. przechowywane w bezpieczny sposób, który odpowiednio chroni dane przed dostępem ze strony osób trzecich.

 

Autenti daje nie tylko ogromną wygodę, lecz także zapewnia wszystkie trzy powyższe właściwości. Pierwsze dwa punkty oznaczają, że podpisywane i archiwizowane na platformie dokumenty elektroniczne spełniają wymogi prawne trwałego nośnika i razie potrzeby mogą zostać wykorzystane przed sądem lub na użytek innej instytucji państwowej. Trzeci jest z kolei gwarancją bezpieczeństwa, którego podobnie jak w dwóch pierwszych przypadkach strzegą zaawansowane i pewne rozwiązania technologiczne. 

 

Integralność archiwizowanych dokumentów elektronicznych

Dokumenty elektroniczne budzą niekiedy wątpliwości, czy ich treść nie uległa zmianie już po tym, gdy zostały podpisane. Gwarancja integralności to pierwszy poziom bezpieczeństwa dokumentów podpisywanych i przechowywanych przez Autenti. Gdy dokument jest nadany do podpisu ani nadawca, ani adresat nie mają już możliwości edycji jego treści. 

 

Po podpisaniu jest natomiast opatrywany pieczęcią elektroniczną opartą o kwalifikowany certyfikat. Potwierdza ona, że dokument został wysłany i podpisany przez zaufaną platformę. Zapewnia też, że obie strony podpisały umowę w tej samej postaci. 

 

Jednocześnie każdy dokument elektroniczny otrzymuje też kartę podpisów. Dostarcza ona informacji o tym, kto, kiedy oraz za pomocą jakiego podpisu zatwierdził dokument (dowiedz się więcej o tym, czym różni się podpis elektroniczny od kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Zawiera też dane takie jak między innymi ID dokumentu, które pozwalają sprawdzić jego autentyczność. 

 

Jak archiwizować dokumenty, by były łatwo dostępne dla upoważnionych osób?

Platforma Autenti spełnia również drugi wymóg stawiany trwałemu nośnikowi, czyli dostępność przechowywanych dokumentów elektronicznych dla obu stron, dzięki usłudze, która nie jest zależna od żadnej z nich. 

 

Osoby upoważnione mogą otworzyć lub pobrać pliki w dowolnym czasie i z każdego urządzenia podłączonego do internetu. Zdalny dostęp pozwala w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie procesowania znajdują się umowy. 

 

Autenti umożliwia też wygodną archiwizację dokumentów elektronicznych na wybranym nośniku własnym. Można je pobrać w formie pliku pdf na komputer, pendrive lub inny dysk w chmurze (m.in. Google Drive czy OneDrive) oraz wysyłać – także automatycznie – na wybrany adres e-mail (np. firmowego archiwum). Co istotne, bez względu na to, w ilu egzemplarzach podpisywany dokument jest przechowywany, każdy z nich jest ważny i ma moc oryginału, jeśli tylko został opatrzony certyfikatem Autenti.

 

Jak archiwizować dokumenty, by mieć gwarancję, że nic nie zginie?

W tradycyjnym archiwum coś może się zawieruszyć i nie zawsze panuje porządek, więc czasem trudno szybko znaleźć potrzebny dokument. Archiwizacja elektroniczna na platformie Autenti eliminuje te niedogodności. 

 

Każdy użytkownik może przechowywać tysiące dokumentów na swoim koncie, które łatwo wyszukać po różnych właściwościach takich jak między innymi tytuł dokumentu czy nazwa i dane odbiorcy. Dla wygody wyszukiwanie da się też zawęzić do konkretnych dat. 

 

Ponadto z Autenti nic nie zginie. Nawet jeśli jakieś dokumenty elektroniczne archiwizowane w zasobach firmy przepadną – na przykład na skutek awarii – zawsze można je ponownie pobrać z konta na platformie.

 

Dlaczego dokumenty elektroniczne przechowywane przez Autenti są bezpieczne?

Podpisane online dokumenty są przechowywane w sposób, który zabezpiecza dane przed dostępem ze strony osób niepowołanych. Serwery, z których korzysta Autenti, są zlokalizowane wyłącznie w Unii Europejskiej, przez co zarządzanie danymi podlega prawu europejskiemu. Ryzyko utraty podpisanych dokumentów jest też ograniczone do minimum dzięki wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych.

 

Każdy użytkownik platformy ma dostęp do szyfrowanego, chmurowego archiwum z jego dokumentami elektronicznymi. Autenti szyfruje dane 256-bitowym kluczem, co oznacza, że każdy znak w tekście jest przekształcany 14 razy. Poziom bezpieczeństwa zwiększa również zastosowanie zaawansowanych algorytmów kryptograficznych, dzięki którym szyfr niezwykle ciężko złamać.

 

Platforma wykorzystuje także prestiżowy certyfikat Premium EV SSL, który gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa i zaufania w przypadku stron internetowych. Korzystają z niego między innymi instytucje rządowe, finansowe, ubezpieczeniowe i banki, oraz portale dużych korporacji, serwisy aukcyjne i społecznościowe czy prestiżowe sklepy internetowe.

 

Bądź na bieżąco z Autenti

Otrzymuj najświeższe porady i wskazówki dotyczące platformy Autenti i najważniejszych kwestii związanych z e-podpisem.


Zobacz także
Weryfikowanie dokumentu podpisanego w Autenti za pomocą Adobe Acrobat

Dokument podpisany za pomocą platformy Autenti konwertowany jest do  formatu PDF (tworzonego zgodnie z międzynarodową normą ISO 32000) i zawiera: Czytaj więcej...

Plata gościem Koteckiego w audycji „Człowiek Biznes Technologia”

Tomasz Plata, CMO Autenti, gościł w audycji "Człowiek Biznes Technologia". Jest to podcast, w którym prowadzący, Wiesław Kotecki, rozmawia z Czytaj więcej...