kobieta używa smartfona

Jak przekonać kontrahentów do podpisywania dokumentów elektronicznie?

Choć zdecydowana większość umów wysyłanych przez Autenti zostaje skutecznie podpisana, to niektórzy z naszych klientów są pytani przez swoich kontrahentów (klientów, dostawców, pracowników), dlaczego mają podpisywać umowę elektronicznie, skoro mogą na papierze lub wysłać skanem. Poniżej podajemy kilka argumentów, które pozwolą skutecznie przekonać Twoich kontrahentów, że dokument podpisany elektronicznie jest świetnym rozwiązaniem.

1. Dokument podpisany elektronicznie jest zgodny z prawem i wiążący

Najważniejszym punktem jest gwarancja dla podpisującego, że taki sposób podpisania dokumentu jest zgodny z prawem i wiążący. Podpisanie dokumentu przez Autenti spełnia wymogi zachowania formy dokumentowej, a przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, również formy elektronicznej. Forma elektroniczna jest z kolei równoważna  pisemnej (dowiedz się więcej na temat form zawierania czynności prawnych).

Należy jednak pamiętać o tym, że niektóre rodzaje dokumentów wymagają zachowania szczególnej formy. W innym wypadku dokument może być nieważny (np. umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich). Warto sprawdzić, czy dokument do podpisu nie ma konkretnego wymogu w tym zakresie.

2. Dokumenty podpisane przez Autenti są bezpieczne

Bezpieczeństwo dokumentów podpisywanych za pośrednictwem Autenti jest realizowane na kilku poziomach. Pierwszym z nich jest integralność dokumentu, czyli gwarancja, że żadne dane w dokumencie nie zostaną zmienione po jego podpisaniu. Kiedy dokument zostaje nadany do podpisu, nie ma możliwości edycji jego treści przez nadawcę czy adresata. Po złożeniu podpisów do dokumentu dołączany jest certyfikat, który gwarantuje integralność dokumentu.

Kolejnym istotnym aspektem bezpieczeństwa jest przechowywanie podpisanych dokumentów. Każdy użytkownik Autenti ma dostęp do szyfrowanego archiwum w chmurze, w którym trzymane są wszystkie podpisane dokumenty. Dostęp do nich mają jedynie strony umowy. Dzięki archiwum Autenti ryzyko utraty podpisanych dokumentów jest ograniczone do minimum. Istnieje również możliwość pobrania podpisanych umów w formie pliku pdf na dysk komputera, pendrive, czy wysyłki na e-mail.

3. Umowy mogą zostać podpisane szybciej

Podpisanie umowy w wersji elektronicznej jest zdecydowanie szybsze niż w wersji papierowej. Umowa nie musi być drukowana, a treść zapisów na poszczególnych egzemplarzach nie musi być porównywana.  W przypadku dokumentów elektronicznych podpisujący składają podpis pod dokładnie tą samą wersją dokumentu.

Jeśli podpisanie dokumentu w wersji papierowej wymagałoby wysyłki poszczególnych egzemplarzy pocztą lub kurierem, to czas podpisania skraca się jeszcze bardziej. Umowy podpisywane przez Autenti są dostępne do podpisu dla każdej ze stron w ciągu sekund od ich nadania, a podpis można złożyć za pośrednictwem laptopa, smartfona czy tabletu.

Pozornie szybki proces można uzyskać drukując, podpisując i wysyłając skan dokumentu, ale przestrzegamy przed takim rozwiązaniem. Może i jest to szybsze i tańsze niż wysyłanie dokumentów pocztą, natomiast należy pamiętać o pewnych wadach skanowania umów (dowiedz się więcej na temat różnic między skanem dokumentu a podpisaniem go elektronicznie).

4. Podpis elektroniczny Autenti jest wygodniejszy

Aby podpisać dokument w wersji elektronicznej na platformie Autenti nie jest wymagane założenie konta na platformie, a podpis można złożyć za pośrednictwem laptopa, smartfona czy tabletu z dostępem do internetu. Co ciekawe, ok. 1/3 dokumentów podpisywanych na platformie Autenti jest sygnowana za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Wykorzystanie Autenti nie wymaga żadnych dodatkowych urządzeń.

5. Autenti jest bezpłatne dla podpisujących

Z perspektywy podpisującego, który musiałby wysłać podpisane dokumenty pocztą lub kurierem, e-podpis jest zdecydowanie tańszy. Nie pojawia się koszt wysyłki, ani drukowania dokumentu. Ponadto Autenti dla adresata dokumentu jest w 100% darmowe i nie wymaga zakładania konta.

 

Mamy nadzieję, że przekonaliśmy Cię do podpisywania dokumentów online. Jeśli nie a masz dalsze wątpliwości, nie wahaj się i napisz do nas. Z wielką chęcią na nie odpowiemy.