Dokument elektroniczny w czasach epidemii

Czas epidemii jest wyjątkowy, bo bardzo wyraźnie pokazuje nam jak ważna jest możliwość funkcjonowania alternatywnych sposobów wymiany dokumentów poza tradycyjnymi – drogą papierową i osobistym stawiennictwem. To co przez ostatnich kilkanaście lat wydawało się nieosiągalne, dziś staje się faktem. Ale to wcale nie oznacza, że cyfrowa rewolucja się dokonała. Ona wciąż trwa!

Podpis odręczny vs. podpis elektroniczny

Niestety wciąż w wielu procedurach – zarówno biznesowych, księgowych jak i administracyjnych – pokutuje przekonanie, że dokument papierowy z odręcznym podpisem i pieczątką jest bezpieczniejszy, niezależnie od tego w jaki sposób ten dokument powstał i czy sprawdzono, kto ten podpis i pieczątkę złożył. Na dokument elektroniczny nakłada się w tym samym czasie dużo wyższe wymagania. Dlatego potrzebujemy konkretnych zmian i innego podejścia, które sprawią, że niepotrzebne formalizmy nie będą już jakąkolwiek przeszkodą.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany Podpis Elektroniczny jest rozwiązaniem stosowanym i uznanym prawnie w całej Unii Europejskiej. Jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu, a oświadczenie woli zawierające taki podpis spełnia wymagania formy pisemnej. W praktyce zaspokaja on większość potrzeb i byłby idealnym rozwiązaniem, gdyby nie trudności związane z jego pozyskaniem. I na przeszkodzie nie stoi tutaj wyłącznie cena pozyskania certyfikatu kwalifikowanego, ale wymóg potwierdzenia tożsamości przyszłego podpisującego w tzw. procedurze “face2face”. Minister Cyfryzacji w Polsce nie zgadza się na zastosowanie wideo-weryfikacji przez polskich dostawców certyfikatów kwalifikowanych, ani nie wspiera tej procedury w oparciu o rejestry państwowe oraz krajowy schemat identyfikacji elektronicznej. Warto tu nadmienić, że pierwsze rozwiązania dla podpisów kwalifikowanych opartych o tożsamość bankową właśnie zostały uruchomione, ale ten proces nie zostanie przeniesiony automatycznie na inne banki.

Alternatywy dla podpisu kwalifikowanego

Na szczęście dla większości spraw stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest wymagane. Ale czy istnieje umocowana prawnie alternatywa? Warto tu zaznaczyć, że dysponujemy podpisem zaufanym oraz podpisem osobistym. Ten pierwszy sprawdza się dobrze w dokumentach kierowanych wprost do administracji publicznej. Ten drugi, związany z dowodem osobistym, jest cały czas ograniczony faktem posiadania nowego dowodu z warstwą elektroniczną przez stosunkowo mało osób. Jeśli zaś chodzi o podpis zaufany, to jest on zwykłym podpisem elektronicznym zabezpieczanym w systemach informatycznych Ministra Cyfryzacji. Jest również prawnie uznawany przez wszystkie urzędy. Jednakże nie jest idealny, bo istnieje kilka ograniczeń wykorzystania go na potrzeby przedsiębiorców i postępowania prywatnego.

Co zamiast?

Na ratunek rusza rozporządzenie eIDAS, które wymaga od wszystkich urzędów rozpoznawania nie tylko kwalifikowanych podpisów elektronicznych, ale także zaawansowanych podpisów elektronicznych i zaawansowanych pieczęci elektronicznych. To daje nadzieję, że będzie można stosować prostsze mechanizmy związane z usługami zaufania w procedowaniu administracyjnym, ale także w usługach biznesowych. Zarówno kwalifikowani wystawcy certyfikatów, jak również pozostali na rynku dostawcy usług zaufania od wielu lat udostępniają rozwiązania podpisywania i zabezpieczania dokumentów. Są bezpieczne, pozwalają w oparciu o identyfikację elektroniczną i mechanizmy uwierzytelniania uzyskać certyfikaty podpisu elektronicznego, złożyć w sposób kontrolowany podpisy elektroniczne, a także dołączyć pieczęci elektroniczne. Podpisy powstałe w ten sposób mogą być zabezpieczone procesem wideo-weryfikacji lub tożsamością pochodzącą z konta bankowego. Fakt, że tak powstałe i zabezpieczone dokumenty są wystarczające dla biznesu, potwierdziły już wielokrotnie sądy, lecz administracja publiczna wciąż nie może się do nich przekonać.

Stosowanie zaawansowanych podpisów elektronicznych i zaawansowanych pieczęci elektronicznych ma moc usprawnienia wielu procesów towarzyszących administracji publicznej. Pozwala m.in na podpisywanie protokołów, przyjmowanie dokumentacji, wewnętrzne akceptowanie decyzji oraz przyjmowanie pism zwykłych od osób i podmiotów. Podstawy prawne w tym zakresie są, ale urzędy wciąż nie są przekonane co do bezpieczeństwa takiego rozwiązania. Warto tu zaznaczyć, że jest to wielokrotnie bezpieczniejsze od przyjmowania takich samych dokumentów na papierze. Pamiętajmy, że podpis odręczny wcale nie musi być podpisem własnoręcznym podpisującego.

Potrzeba tylko aktu dobrej woli

Aby zapewnić pełną rozpoznawalność podpisywanych w ten sposób dokumentów wystarczy spełnić jedno wymaganie – by były one potwierdzone pieczęcią elektroniczną opartą o kwalifikowany certyfikat dostawcy usługi zaufania. Dzięki temu wszystkie urzędy i podmioty na bazie tych samych mechanizmów weryfikacji co dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego będą mogły potwierdzić wiarygodność dokumentu sporządzonego z wykorzystaniem podpisów zwykłych i zaawansowanych przy udziale dostawcy usługi zaufania.

Wystarczy naprawdę niewiele, by przedsiębiorcy i obywatele sprawniej i bez wychodzenia z domu, mogli sporządzać i przekazywać do urzędów pisma drogą elektroniczną.

Wpis powstał na bazie wpisu Michała Tabora na LinkedIn