Wdrożenie filozofii paperless w firmie wcale nie musi być trudne. Szczególnie, jeśli masz narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć Twój cel. Nieważne, czy jesteś debiutantem, albo kimś, kto próbował już wkroczyć na drogę paperless, ale zboczył z niej z braku inspiracji. Mówiąc ogólnie, jest pięć podstawowych narzędzi, które sprawiają, że walka z papierem w biurze i w życiu idzie jak po maśle.
Oto one:
- Usługi synchronizacji plików
- Podpisywanie dokumentów online
- Aplikacje do skanowania
- Aplikacje do tworzenia list „to-do”
- Usługi dostarczania dokumentów
Poniżej powiemy Ci, dlaczego każde z tych narzędzi jest konieczne, by zrealizować cel bycia paperless, a także podpowiemy kilka zaleceń dotyczących konkretnych produktów, z których możesz zacząć korzystać.
1. Usługi synchronizacji plików
Usługa synchronizacji plików udostępnia dokumenty bez względu na to, na jakim urządzeniu działasz. Niezwykle przydatne w takich programach jest to, że wiele z nich pozwala na zapisywanie offline kopii dokumentów na urządzeniach. To naprawdę ułatwia życie w sytuacjach, kiedy nie masz połączenia z internetem. Trzy doskonałe przykłady usług synchronizacji plików to Dropbox, Google Drive i iDrive.
2. Podpisywanie dokumentów online
Jeśli masz cyfrową wersję dokumentu, na przykład plik PDF, który ktoś wysłał do Ciebie lub pobrał, nie musisz go drukować, aby złożyć pod nim podpis. Możesz to zrobić online. Najlepiej z Autenti :)
Platforma upraszcza i skraca do niezbędnego minimum proces podpisywania dokumentów (minuty, najdalej godziny do zamknięcia transakcji zamiast dni) oraz obniża koszty związane z ich przygotowaniem i przesyłaniem tradycyjnymi metodami – pocztą lub kurierem (oszczędności przekraczają 50%). Poprzez ograniczenie zużycia papieru w działalności biznesowej jest również rozwiązaniem proekologicznym.
Autenti gwarantuje swoim klientom pełną obsługę w zakresie procesu e-transakcji. Począwszy od nadania dokumentu, przez e-identyfikację, e-doręczenie, podpis elektroniczny skutkujący certyfikatem, aż po wygenerowanie linków prowadzących do płatności. Niewątpliwym atutem jest fakt, że Autenti ewidencjonuje łańcuch zdarzeń pomiędzy stronami zawierającymi umowę, a dowody umieszcza na trwałym nośniku. Na życzenie, integruje również podpis weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem (dowiedz się więcej o platformie Autenti). Szyfrowanie danych gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa i zaufania. Autenti stosuje rozwiązania zgodne z unijnym rozporządzeniem EIDAS, które obowiązuje od 1 lipca 2016 roku i krajową ustawą o usługach zaufania, która wdraża w/w rozporządzenie w Polsce.
Firmy mogą skorzystać z darmowego 14-dniowego okresu próbnego, aby przekonać się o zaletach podpisu elektronicznego Autenti (przejdź do formularza rejestracyjnego dla firm).
3. Aplikacje do skanowania
Aplikacje do skanowania są to zazwyczaj aplikacje mobilne, które zmieniają aparat w telefonie w skaner. Najlepsze z nich automatycznie odróżniają strony dokumentu od np. wizytówek i zdjęć. W razie potrzeby zapisują wiele stron w jednym pliku. A kiedy wykryją tekst, automatycznie zapisują zeskanowaną wersję w sposób, który sprawia, że jest on najbardziej czytelny. Zdecydowanie godne polecenia są aplikacje Evernote Scannable i Microsoft OneNote.
4. Aplikacje do tworzenia list „to-do”
Dzięki tym aplikacjom będziesz mógł na dobre zapomnieć o stertach samoprzylepnych karteczek. Używanie cyfrowej aplikacji do tworzenia list „to-do” jest o wiele bardziej wydajne. Na listach papierowych często zdarzają się niechlujne skreślenia, a zmienianie kolejności wylistowanych punktów staje się sporym problemem. Nie można też przypisać komuś zadania i sprawdzić, kiedy zostało ukończone. Wszystkie te korzyści oferują od ręki aplikacje do tworzenia cyfrowych list zadań do wykonania.
Cyfrowe listy „to-do” są synchronizowane na wszystkich urządzeniach, z których korzystasz. Mogą być dzielone między kilka osób. Mają narzędzia pomagające w organizacji zadań, co oznacza, że dzięki nim lepiej zarządzisz czasem i zaplanujesz swój dzień. Gdy korzystasz z aplikacji do pracy na telefonie, możesz otrzymywać przypomnienia i alerty na podstawie czasu lub lokalizacji, pisząc na przykład: "Przypomnij mi, że po powrocie do domu wyciągam kurczaka z zamrażarki". Przydatne, prawda? Sprawdzone aplikacje to np. Any.do, Todoist, Wunderlist.
5. Programy do synchronizacji plików
Programy do synchronizacji plików czasami mają również opcje dostarczania dokumentów. Wiele osób starających się być „paperless” dostarcza dokumenty jako załączniki do wiadomości e-mail. Często jest to dość kłopotliwe, bo gdy wysyłasz pliki pocztą e-mail, rzadko masz możliwość dowiedzieć się, kiedy i czy odbiorca je otrzymał. Może się również okazać, że niektóre pliki są zbyt duże, aby wysłać je pocztą e-mail lub że program poczty e-mail automatycznie obniża jakość oryginału (często tak się zdarza, gdy na przykład wysyłasz wiadomości e-mail bezpośrednio z telefonu).
Wiele usług synchronizacji plików i innych programów do przechowywania w chmurze zapewnia znacznie lepszy sposób udostępniania plików. Zazwyczaj pliki, które chcesz udostępnić, umieszczasz w jednym folderze w programie synchronizującym i klikasz, aby uzyskać link, który możesz udostępnić. Z tego linku odbiorca może pobrać pliki. W zależności od tego, którą masz usługę i czy jest to jej darmowa lub płatna wersja, możesz mieć możliwość sprawdzenia, kiedy osoba pobiera plik, lub nawet podać datę wygaśnięcia dostępu. Dropbox i Hightail mają wiele z tych opcji.
Najważniejsze - bycie paperless zacznij już dziś
Jedną z końcowych rad dotyczących działania według zasad filozofii paperless jest… rozpoczęcie już dziś! Idź z duchem czasu. Zrób to zaraz... Przestań w końcu przechowywać sterty papierowych dokumentów. Zamiast tego oswój się z aplikacjami, które pomogą Ci pracować zgodnie z zasadami paperless i zostań leaderem innowacji w swojej branży oraz w życiu prywatnym.
Źródło: entrepreneur.com
