Z wielką dumą i radością informujemy, że Radca Prawny Jarosław Rudy  - Wspólnik Zarządzający Kancelarii Żyglicka i Wspólnicy - opublikował właśnie bardzo interesujące Case Study o zdalnym podpisywaniu i rejestracji umów zastawniczych. Gorąco polecamy i zapraszamy do lektury!

Radca Prawny Jarosław Rudy  o zdalnym podpisywaniu i rejestracji umów zastawniczych

Nasz Klient – spółka prawa handlowego - zawarła z inną spółką prawa handlowego umowę pożyczki. Zabezpieczeniem umowy był m.in. zastaw na prawach, a dokładniej na udziałach w spółce. Niniejszą umowę zastawniczą podpisać musiało jednocześnie kilka osób, co z logistycznego punktu widzenia było trudne do zorganizowania, ponieważ każda z osób podpisujących się znajdowała się w innej części Polski. Ponadto, zgodnie z art. 329 § 1 kodeksu cywilnego, do ustanowienia zastawu na prawie stosuje się odpowiednio przepisy o przeniesieniu tego prawa. Jednakże umowa o ustanowienie zastawu powinna być zawarta na piśmie z datą pewną, chociażby umowa o przeniesienie prawa nie wymagała takiej formy. Niezachowanie formy wymaganej prawem skutkowałoby nieważnością niniejszej umowy.

Zgodnie z art. 133 ust. 2 i 3 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, znakowanie czasem przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wywołuje w szczególności skutki prawne daty pewnej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.

Podpis elektroniczny Autenti na ratunek

Strony postanowiły podpisać niniejszą umowę podpisem elektronicznym poprzez platformę Autenti, oszczędzając tym samym czas na spotkanie się i umówienie się na termin u notariusza.

Kolejnym etapem było złożenie wniosku do Sądu rejestrowego o wpis do rejestru zastawów. Postanowiliśmy wówczas złożyć wniosek do Sądu o wpis do rejestru zastawów elektronicznie, tym sam dołączając do wniosku jej niezbędny załącznik tj. umowę zastawniczą podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym w ramach platformy Autenti. Był to przypadek niestandardowy zarówno dla Nas, jak i dla Sądu, dlatego też mieliśmy pewne wątpliwości czy uzyskamy żądany wpis.

Na szczęście, Sąd przychylnie rozpatrzył nasz wniosek uznając, iż umowa zastawnicza podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Autenti, zachowuje wymaganą prawem datę pewną.

Na marginesie, koniecznym jest wskazanie, iż dużym ułatwieniem jest złożenie wniosku do rejestru, w tym przypadku rejestru zastawów elektronicznie. Nie ma potrzeby wysyłania wniosku pocztą, czy też osobistego składania wniosku w Sądzie. Taka procedura jest na pewno szybsza w samym już przygotowaniu wniosku, a także przyspiesza postępowanie.

W związku z powyższym, na myśl nasuwają się następujące wnioski, czy aby zawsze, gdy potrzebujemy dokumenty z datą pewną musimy się udać do notariusza?

Zgodnie z art. 81 § 1 kodeksu cywilnego, jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie służy wykazaniu, że dane strony dokonały określonej czynności prawnej najpóźniej w dniu określonej daty.

Data pewna jako szczególna forma czynności prawnej, może być w przepisach zastrzegana wyłącznie pod dwoma rygorami – dla wywołania szczególnych skutków prawnych („ad eventum”) oraz pod rygorem nieważności  („ad solemnitatem”).

W praktyce zachowanie formy daty pewnej polega na sporządzeniu dokumentu zawierającego oświadczenie woli strony (stron), opatrzeniu go datą i potwierdzeniu daty przez właściwą osobę urzędową, zazwyczaj jest to notariusz.

Skutkiem daty pewnej jest nadanie dokumentowi charakteru dokumentu urzędowego w rozumieniu art. 244 kodeksu postępowania cywilnego.

Notariusz nie był potrzebny

Niemniej jednak, analizując przypadek z kancelarii Żyglicka i Wspólnicy należy zauważyć, iż udział notariusza nie był wcale potrzebny, ponieważ został on zastąpiony kwalifikowanym podpisem elektronicznym złożonym w ramach platformy Autenti. Co oznacza, że nie było konieczności zbierania wszystkich osób w jednym miejscu, a umowa mogła zostać podpisana przez każdą osobę siedząc nawet w domu, wywołując takie same skutki prawne jak w przypadku poświadczenia daty pewnej przez notariusza.

Na marginesie wskazać należy, iż podpis elektroniczny na Autenti, może zostać wykorzystany również nie tylko przy umowach, gdzie wymagana jest data pewna. Analizując Nasz przykład, Nasz Klient podpisał również ww. podpisem samą umowę pożyczki. Zatem, podpis elektroniczny Autenti wykorzystamy do podpisywania umów, składania pism, podań, formularzy rejestracyjnych m.in. do jednostek takich jak: sądy, KRS, CEIDG, GIODO, urząd patentowy oraz innych urzędów administracji publicznej.

Poniżej przedstawiam przykłady, w tym przepisy odwołujące się do daty pewnej, w których podpis elektroniczny Autenti może ułatwić załatwienie wielu spraw:

• art. 307 § 3 kc: „Zastaw jest skuteczny wobec wierzycieli zastawcy, jeżeli umowa o ustanowienie zastawu została zawarta na piśmie z datą pewną.”;
• art. 329 § 1 kc: „Do ustanowienia zastawu na prawie stosuje się odpowiednio przepisy o przeniesieniu tego prawa. Jednakże umowa o ustanowienie zastawu powinna być zawarta na piśmie z datą pewną, chociażby umowa o przeniesienie prawa nie wymagała takiej formy.”;
• 590 § 1 kc: „Jeżeli rzecz zostaje kupującemu wydana, zastrzeżenie własności powinno być stwierdzone pismem. Jest ono skuteczne względem wierzycieli kupującego, jeżeli pismo ma datę pewną.”;
• art. 84 ust. 1 i 2 ustawy prawo upadłościowe, „postanowienie umowy, której stroną jest upadły, uniemożliwiające albo utrudniające osiągnięcie celu postępowania upadłościowego jest bezskuteczne w stosunku do masy upadłości. Umowa przeniesienia własności rzeczy, wierzytelności lub innego prawa zawarta w celu zabezpieczenia wierzytelności jest skuteczna wobec masy upadłości, jeżeli została zawarta w formie pisemnej z datą pewną.”;
• art. 678 § 1 i 2 kc: „W razie zbycia rzeczy najętej w czasie trwania najmu nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy; może jednak wypowiedzieć najem z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia. Powyższe uprawnienie do wypowiedzenia najmu nie przysługuje nabywcy, jeżeli umowa najmu była zawarta na czas oznaczony z zachowaniem formy pisemnej i z datą pewną, a rzecz została najemcy wydana.”

W dzisiejszych czasach, mając szczególnie na uwadze stan epidemiczny w Polsce w związku z COVID-19, posługiwanie się kwalifikowanym elektronicznym podpisem jest właściwe a nawet wskazane. Jako że jest to trudny czas dla każdego z przedsiębiorców, powyższy podpis może być środkiem do zrealizowania ważnych transakcji bez wychodzenia z domu, dla których wymagana jest zgodnie z prawem data pewna.