Nowe możliwości na platformie Autenti - Sierpień 2025

W Autenti słuchamy naszych Klientów i przekuwamy ich pomysły w praktyczne rozwiązania. Najnowsza aktualizacja przynosi kilka długo wyczekiwanych funkcji. Poniżej krótkie podsumowanie tego, co już dziś możesz wypróbować.

Spis treści

1. Etykiety dla użytkowników spoza organizacji
2. „Odpowiedz” wprost z odebranej e-przesyłki 
3. Edycja odbiorców w rozpoczętym procesie 
4. Multiwizualizacja podpisu – nawet do 50 wizualizacji jednego podpisu 
5. Masowy eksport i aktualizacja kontaktów – zyskaj jeszcze więcej kontroli

Etykiety dla użytkowników spoza organizacji

Etykiety dla użytkowników spoza organizacji to prosty, a jednocześnie bardzo precyzyjny mechanizm „tagowania” e-przesyłek. Pozwala przypiąć do każdej z nich etykietę (np. „Dział prawny”) i udostępnić ją wyłącznie wybranym, zewnętrznym współpracownikom - bez dawania im dostępu do całej skrzynki.

 Dla kogo?

• Firmy współpracujące z zewnętrznymi kancelariami, doradcami czy outsourcerami (księgowość, kadry, kancelarie prawne).
• Grupy kapitałowe, w których kilka spółek jest obsługiwanych przez wspólny dział prawny lub centrum usług wspólnych.
• Pracownicy chroniący wrażliwe informacje, którym zależy na precyzyjnym udostępnianiu tylko niezbędnych danych.
  
  

„Odpowiedz” wprost z odebranej e-przesyłki 

Nowy przycisk „Odpowiedz” pojawia się bezpośrednio w podglądzie każdej odebranej e-przesyłki, dzięki czemu możesz natychmiast wysłać odpowiedź, zachowując ciągłość komunikacji.


Dzięki temu zyskujesz błyskawiczną reakcję i pewność dostarczenia, jednocześnie ograniczając ryzyko pomyłek i dublowania korespondencji. Cała historia korespondencji  – zarówno pismo, jak i Twoja odpowiedź – pozostaje w eDelivery, co upraszcza archiwizację, ułatwia audyt oraz pozwala łatwo odtworzyć pełen kontekst sprawy, gdy będzie to potrzebne.

Edycja odbiorców w rozpoczętym procesie 

Wyobraź sobie podpisowy proces, który już wystartował, a Ty nagle odkrywasz, że ostatni podpisujący właśnie wyjechał na urlop, w jego adresie e-mail wkradła się literówka albo w danych pojawił się błąd w nazwisku. Do tej pory oznaczało to wycofanie dokumentu i uruchamianie wszystkiego od nowa, co frustrowało zespół i opóźniało finalizację umowy. 

Funkcja Edycji odbiorców w wystartowanym procesie — dostępna od planu PREMIUM — pozwala błyskawicznie podmienić nieobecną osobę na zastępcę albo skorygować jej dane bez zatrzymywania obiegu i bez konieczności ponownego zbierania podpisów od pozostałych uczestników.
Dzięki tej elastyczności, proces pozostaje nieprzerwany, a wszystkie dotychczas złożone podpisy zachowują ważność. W praktyce oznacza to mniej nerwów, brak podwójnej pracy i szybsze zamykanie transakcji.

Multiwizualizacja podpisu – nawet do 50 wizualizacji jednego podpisu 

Czasem jeden widoczny podpis w dokumencie to za mało – szczególnie gdy kontrolujesz obieg na wielu stronach lub musisz „odhaczyć” kilka pozycji w długiej umowie. Dzięki Multiwizualizacji podpisu możesz wstawić nawet 50 graficznych znaczników w dowolnych miejscach pliku, korzystając zarówno z e-podpisu Autenti, jak i podpisu kwalifikowanego QES. 

Podpis prawnie wiążący znajduje się pod jednym z nich, a pozostałe pełnią funkcję czytelnego oznaczenia, że dokument został zatwierdzony dokładnie tam, gdzie tego oczekujesz.

W praktyce upraszcza to obsługę kart obiegowych, formularzy z wieloma polami czy umów, w których partnerzy chcą widzieć „podpisane” wszystkie kluczowe akapity. Jedyny krok, jaki musisz wykonać, to podczas wysyłki zaznaczyć opcję „Podpis w dowolnym miejscu” i wskazać odpowiednie punkty w podglądzie pliku. Resztą zajmie się platforma, oszczędzając Ci ręcznego wklejania grafik i zapewniając pełną przejrzystość całego procesu.

Masowy eksport i aktualizacja kontaktów – zyskaj jeszcze więcej kontroli

Dla użytkowników z uprawnieniem Super Admin udostępniliśmy dwie nowe funkcje w książce adresowej:

Eksport kontaktów

Super Admin może pobrać pełną listę kontaktów – prywatnych i współdzielonych – w celu:

• importu danych do innego systemu,
• masowych zmian,

przygotowania pliku do aktualizacji kontaktów w platformie Autenti.

Możliwe jest też wybranie, czy eksport ma dotyczyć kontaktów prywatnych, współdzielonych czy wszystkich. 

Aktualizacja istniejących kontaktów

Super Admin może teraz wprowadzać masowe zmiany w kontaktach – bez konieczności edytowania ich jeden po drugim. To szczególnie przydatne, gdy chcesz:

• zmienić domyślne role i podpisy dla wielu odbiorców jednocześnie,
• zaktualizować stanowiska wielu osób,

Jak to działa w praktyce?

Super Admin rozpoczyna od wyeksportowania istniejących kontaktów z książki adresowej – może wybrać, czy chce pobrać kontakty prywatne, współdzielone czy wszystkie. 

Następnie w wygodnym arkuszu wprowadza potrzebne zmiany, np takie jak: przypisanie domyślnych ról (np. „podpisujący”) i typów podpisów (np. kwalifikowany).

Gotowy plik importuje z powrotem do systemu, korzystając z funkcji aktualizacji kontaktów. Od tego momentu, w procesie nadawania dokumentów, system automatycznie przypisuje zapisane ustawienia do odpowiednich odbiorców – bez konieczności ręcznego uzupełniania tych danych za każdym razem.

Funkcje te eliminują powtarzalne, czasochłonne zadania i zapewniają spójność danych w całej organizacji, pozwalając skupić się na kluczowych procesach biznesowych.