Co to jest podpis elektroniczny?

Jedną z najczęstszych obaw przed wykorzystaniem e-podpisu Autenti w firmie jest kwestia zgodności z prawem takiej formy zawierania umów lub podpisywania dokumentów. Poniższy tekst powstał po to, aby wyjaśnić co to jest podpis elektroniczny, jakie musi spełniać wymogi oraz kiedy dokumenty podpisane elektronicznie można uznać za wiarygodne. Chcemy Was przekonać, że podpisywanie dokumentów elektronicznie przy podpisu cyfrowego Autenti jest łatwe, zgodne z prawem i - co ważne - bardzo wygodne.

Poprosiliśmy ekspertów z Kancelarii Szostek_Bar i Partnerzy o przygotowanie opinii prawnej dotyczącej zawierania umów przez Autenti z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.Wiemy jednak dobrze, że opinie prawne mają to do siebie, że są dość skomplikowane i nie zawsze jest czas, by przez nie przebrnąć. Specjalnie dla Was wybraliśmy najważniejsze wnioski potwierdzające wartość podpisywania dokumentów elektronicznie za pośrednictwem e-podpisu Autenti. By łatwiej dostrzec korzyści z wykorzystania Autenti, warto odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań.

Czym jest dokument elektroniczny?

Dokumentem elektronicznym można nazwać każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, a w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne (za Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, tzw. eIDAS).

Co to jest podpis elektroniczny?

Rozporządzenie eIDAS również definiuje, co to jest podpis elektroniczny. Aby podpis uznać za elektroniczny, spełnionych musi być kilka warunków:

1. jest w postaci elektronicznej
2. jest składany przez podpisującego, który jest osobą fizyczną
3. jest dołączany lub powiązany z podpisywaną treścią
4. podpisujący świadomie użył podpisu do podpisania dokumentu

Platforma Autenti umożliwia złożenie wielu podpisów pod jednym dokumentem. O tym, kto ma podpisać dany dokument, decyduje wysyłający. Po elektronicznym podpisaniu dokumentów przez wszystkich wskazanych podpisujących, dokument zostaje opatrzony zaawansowaną pieczęcią elektroniczną

Dzięki wykorzystaniu podpisu elektronicznego Autenti pozwala na podpisywanie takich dokumentów jak na przykład:

• umowy o dzieło
• umowy zlecenia
• kontrakty menedżerskie
• karty ewidencji
• protokoły odbioru
• prognozy finansowe
• umowy zakupowe
• umowy inwestycyjne
• umowy sprzedaży
• kontrakty z klientami
• umowy NDA z kontrahentami
• zamówienia
• briefy

Utwórz konto i zacznij podpisywać dokumenty elektronicznie

Po co podpisujemy dokumenty?

Niezależnie od tego, co jest treścią dokumentu, składając pod nim podpis potwierdzamy, że znamy jego treść i ją akceptujemy lub też potwierdzamy otrzymanie dokumentu. Podpis na dokumencie czyni z niego dowód. Podpisany dokument - jako dowód - jest nam potrzebny, jeśli:

• chcemy wyegzekwować jego treść (np. chcemy uzyskać klucze do lokalu na podstawie podpisanej umowy najmu),
• spełnić wymagania stawiane przez podmioty zewnętrzne (np. przy sprzedaży samochodu należy powiadomić starostę oraz ubezpieczyciela o tym fakcie)

Kiedy dokumenty podpisane elektronicznie są wiarygodne?

Jeśli każdy dokument podpisany elektronicznie stanowi dowód w postępowaniu sądowym (art. 25 eIDAS), to w jaki sposób określić wiarygodność takiego dokumentu? Dokumenty podpisane elektronicznie za pośrednictwem platformy Autenti są uznawane za wiarygodne, ponieważ:

1. Autenti jest zaufaną stroną trzecią, ponieważ umożliwia tworzenie i weryfikację podpisów elektronicznych oraz pieczęci elektronicznych
2. Dokument może zostać odtworzony w niezmienionej postaci. Autenti umożliwia spełnienie prawnego wymogu utrwalenia dokumentu w sposób umożliwiający zachowanie i odtworzenie go w niezmienionej postaci, a także zapoznanie się z jego treścią.
3. Każdy podpisany dokument jest potwierdzony Certyfikatem Autenti. Certyfikat Autenti jest opatrzony tzw. “zaawansowaną pieczęcią elektroniczną” zapewniającą:
   • autentyczność pochodzenia dokumentu - czyli to, że dokument został utworzony i podpisany na platformie Autenti,
   • integralność dokumentu - czyli to, że wszyscy zainteresowani podpisali ten sam dokument
4. Certyfikat Autenti dodatkowo zawiera informacje o całym procesie podpisywania dokumentu - kto złożył e-podpis, kiedy złożył e-podpis i jak została zweryfikowana tożsamość podpisującego.
   

Przechowywanie podpisanych dokumentów

Oprócz wiarygodności dokumentów podpisanych elektronicznie istotne jest też ich miejsce przechowywania. Autenti udostępnia dla każdego swojego klienta szyfrowane archiwum, które zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i pozwala przechowywać setki dokumentów. Jeśli natomiast wolisz trzymać pliki na prywatnym dysku lub w chmurze, istnieje możliwość pobrania i zapisania wszystkich podpisanych elektronicznie dokumentów. Z punktu widzenia prawa miejsce przechowywania dokumentu elektronicznego jest nieistotne.

Czy żeby podpisywać dokumenty elektronicznie muszę posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym i jest przydatny, kiedy podpisanie dokumentu wymaga zachowania formy pisemnej. Większość dokumentów nie wymaga zachowania takiej szczególnej formy. Dla części jest to jednoznacznie określone. W takich przypadkach do podpisania wspomnianych dokumentów elektronicznie niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Przykładami takich dokumentów są: pełnomocnictwo ogólne, umowa leasingowa czy umowa o pracę.

Do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezbędny jest kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego.

Wydawany jest on przez ograniczoną liczbę instytucji (tzw. kwalifikowanych dostawców usług zaufania). Aby uzyskać kwalifikowany certyfikat niezbędna jest weryfikacja tożsamości na podstawie dowodu osobistego lub paszportu. Koszt uzyskania takiego certyfikatu to kilkaset złotych rocznie i obowiązek jego odnawiania. Taki podpis kwalifikowany znajdziesz w produktach Autenti.