Skip to content
Polski
5 min

Co to jest podpis elektroniczny?

Jedn─ů z najcz─Östszych obaw przed wykorzystaniem e-podpisu Autenti w firmie jest kwestia zgodno┼Ťci z prawem takiej formy zawierania um├│w lub podpisywania dokument├│w. Poni┼╝szy tekst powsta┼é po to, aby wyja┼Ťni─ç co to jest podpis elektroniczny, jakie musi spe┼énia─ç wymogi oraz kiedy dokumenty podpisane elektronicznie mo┼╝na uzna─ç za wiarygodne. Chcemy Was przekona─ç, ┼╝e podpisywanie dokument├│w elektronicznie przy podpisu cyfrowego Autenti jest ┼éatwe, zgodne z prawem i - co wa┼╝ne - bardzo wygodne.

Poprosili┼Ťmy ekspert├│w z Kancelarii Szostek_Bar i Partnerzy o przygotowanie opinii prawnej dotycz─ůcej zawierania um├│w przez Autentiz wykorzystaniem podpisu elektronicznego.Wiemy jednak dobrze, ┼╝e opinie prawne maj─ů to do siebie, ┼╝e s─ů do┼Ť─ç skomplikowane i nie zawsze jest czas, by przez nie przebrn─ů─ç. Specjalnie dla Was wybrali┼Ťmy najwa┼╝niejsze wnioski potwierdzaj─ůce warto┼Ť─ç podpisywania dokument├│w elektronicznie za po┼Ťrednictwem e-podpisu Autenti. By ┼éatwiej dostrzec korzy┼Ťci z wykorzystania Autenti, warto odpowiedzie─ç sobie na kilka podstawowych pyta┼ä.

Czym jest dokument elektroniczny?

Dokumentem elektronicznym mo┼╝na nazwa─ç ka┼╝d─ů tre┼Ť─ç przechowywan─ů w postaci elektronicznej, a w szczeg├│lno┼Ťci tekst lub nagranie d┼║wi─Ökowe, wizualne lub audiowizualne (za Rozporz─ůdzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, tzw. eIDAS).

Co to jest podpis elektroniczny?

Rozporz─ůdzenie eIDAS r├│wnie┼╝ definiuje, co to jest podpis elektroniczny. Aby podpis uzna─ç za elektroniczny, spe┼énionych musi by─ç kilka warunk├│w:

  1. jest w postaci elektronicznej
  2. jest sk┼éadany przez podpisuj─ůcego, kt├│ry jest osob─ů fizyczn─ů
  3. jest do┼é─ůczany lub powi─ůzany z podpisywan─ů tre┼Ťci─ů
  4. podpisuj─ůcy ┼Ťwiadomie u┼╝y┼é podpisu do podpisania dokumentu

Platforma Autenti umo┼╝liwia z┼éo┼╝enie wielu podpis├│w pod jednym dokumentem. O tym, kto ma podpisa─ç dany dokument, decyduje wysy┼éaj─ůcy. Po elektronicznym podpisaniu dokument├│w przez wszystkich wskazanych podpisuj─ůcych, dokument zostaje opatrzony zaawansowan─ů piecz─Öci─ů elektroniczn─ů

Dzięki wykorzystaniu podpisu elektronicznego Autenti pozwala na podpisywanie takich dokumentów jak na przykład:

  • umowy o dzie┼éo
  • umowy zlecenia
  • kontrakty mened┼╝erskie
  • karty ewidencji
  • protoko┼éy odbioru
  • prognozy finansowe
  • umowy zakupowe
  • umowy inwestycyjne
  • umowy sprzeda┼╝y
  • kontrakty z klientami
  • umowy NDA z kontrahentami
  • zam├│wienia
  • briefy

Po co podpisujemy dokumenty?

Niezale┼╝nie od tego, co jest tre┼Ťci─ů dokumentu, sk┼éadaj─ůc pod nim podpis potwierdzamy, ┼╝e znamy jego tre┼Ť─ç i j─ů akceptujemy lub te┼╝ potwierdzamy otrzymanie dokumentu. Podpis na dokumencie czyni z niego dow├│d. Podpisany dokument - jako dow├│d - jest nam potrzebny, je┼Ťli:

  • chcemy wyegzekwowa─ç jego tre┼Ť─ç (np. chcemy uzyska─ç klucze do lokalu na podstawie podpisanej umowy najmu),
  • spe┼éni─ç wymagania stawiane przez podmioty zewn─Ötrzne (np. przy sprzeda┼╝y samochodu nale┼╝y powiadomi─ç starost─Ö oraz ubezpieczyciela o tym fakcie)

Kiedy dokumenty podpisane elektronicznie s─ů wiarygodne?

Je┼Ťli ka┼╝dy dokument podpisany elektronicznie stanowi dow├│d w post─Öpowaniu s─ůdowym (art. 25 eIDAS), to w jaki spos├│b okre┼Ťli─ç wiarygodno┼Ť─ç takiego dokumentu? Dokumenty podpisane elektronicznie za po┼Ťrednictwem platformy Autenti s─ů uznawane za wiarygodne, poniewa┼╝:

  1. Autenti jest zaufan─ů stron─ů trzeci─ů, poniewa┼╝ umo┼╝liwia tworzenie i weryfikacj─Ö podpis├│w elektronicznych oraz piecz─Öci elektronicznych
  2. Dokument mo┼╝e zosta─ç odtworzony w niezmienionej postaci. Autenti umo┼╝liwia spe┼énienie prawnego wymogu utrwalenia dokumentu w spos├│b umo┼╝liwiaj─ůcy zachowanie i odtworzenie go w niezmienionej postaci, a tak┼╝e zapoznanie si─Ö z jego tre┼Ťci─ů.
  3. Ka┼╝dy podpisany dokument jest potwierdzony Certyfikatem Autenti. Certyfikat Autenti jest opatrzony tzw. ÔÇťzaawansowan─ů piecz─Öci─ů elektroniczn─ůÔÇŁ zapewniaj─ůc─ů:
    • autentyczno┼Ť─ç pochodzenia dokumentu - czyli to, ┼╝e dokument zosta┼é utworzony i podpisany na platformie Autenti,
    • integralno┼Ť─ç dokumentu - czyli to, ┼╝e wszyscy zainteresowani podpisali ten sam dokument
  4. Certyfikat Autenti dodatkowo zawiera informacje o ca┼éym procesie podpisywania dokumentu - kto z┼éo┼╝y┼é e-podpis, kiedy z┼éo┼╝y┼é e-podpis i jak zosta┼éa zweryfikowana to┼╝samo┼Ť─ç podpisuj─ůcego.

CTJPE1

Przechowywanie podpisanych dokument├│w

Opr├│cz wiarygodno┼Ťci dokument├│w podpisanych elektronicznie istotne jest te┼╝ ich miejsce przechowywania. Autenti udost─Öpnia dla ka┼╝dego swojego klienta szyfrowane archiwum, kt├│re zapewnia najwy┼╝sze standardy bezpiecze┼ästwa i pozwala przechowywa─ç setki dokument├│w. Je┼Ťli natomiast wolisz trzyma─ç pliki na prywatnym dysku lub w chmurze, istnieje mo┼╝liwo┼Ť─ç pobrania i zapisania wszystkich podpisanych elektronicznie dokument├│w. Z punktu widzenia prawa miejsce przechowywania dokumentu elektronicznego jest nieistotne.

Czy ┼╝eby podpisywa─ç dokumenty elektronicznie musz─Ö posiada─ç kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest r├│wnowa┼╝ny z podpisem w┼éasnor─Öcznym i jest przydatny, kiedy podpisanie dokumentu wymaga zachowania formy pisemnej. Wi─Ökszo┼Ť─ç dokument├│w nie wymaga zachowania takiej szczeg├│lnej formy. Dla cz─Ö┼Ťci jest to jednoznacznie okre┼Ťlone. W takich przypadkach do podpisania wspomnianych dokument├│w elektronicznie niezb─Ödny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Przyk┼éadami takich dokument├│w s─ů: pe┼énomocnictwo og├│lne, umowa leasingowa czy umowa o prac─Ö.

Do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezbędny jest kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego.

Wydawany jest on przez ograniczon─ů liczb─Ö instytucji (tzw. kwalifikowanych dostawc├│w us┼éug zaufania takich jak Autenti). Aby uzyska─ç kwalifikowany certyfikat niezb─Ödna jest weryfikacja to┼╝samo┼Ťci na podstawie dowodu osobistego lub paszportu. Koszt uzyskania takiego certyfikatu to kilkaset z┼éotych rocznie i obowi─ůzek jego odnawiania. Taki podpis kwalifikowany znajdziesz w produktach Autenti.