e-Doręczenia to kwalifikowana usługa zaufania rejestrowanych doręczeń elektronicznych, która na mocy rozporządzenia eIDAS świadczona jest przez kwalifikowanych dostawców rejestrowanych doręczeń elektronicznych.
Uchwalenie rozporządzenia eIDAS w 2014 roku miało na celu wesprzeć rozwój jednolitego rynku cyfrowego oraz stworzyć podstawy interoperacyjności usług administracji na terenie Unii Europejskiej. To na mocy rozporządzenia eIDAS powstały usługi zaufania, identyfikacja elektroniczna, jak również usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczona przez kwalifikowanych dostawców.
Wychodząc naprzeciw wymogom stawianym przez eIDAS oraz bazując na rozwiązaniach tam przyjętych, polski ustawodawca w ramach ustawy o doręczeniach elektronicznych wprowadził do porządku prawnego usługę alternatywną wobec kwalifikowanej - publiczną usługę rejestrowanych doręczeń elektronicznych (w skrócie “PURDE”) świadczoną przez Operatora Wyznaczonego (Poczta Polska S.A.), który ma odpowiadać za świadczenie usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych wobec podmiotów publicznych.
Co istotne, prowadzenie komunikacji pomiędzy podmiotem niepublicznym a podmiotem publicznym za pośrednictwem usługi doręczenia elektronicznego, nie wymaga od tego pierwszego posługiwania się usługami Operatora Wyznaczonego. Możliwe jest bowiem skorzystanie z usługi innego kwalifikowanego dostawcy, jak np. usługi eDelivery świadczonej przez Autenti, która dzięki integracji z systemami Operatora Wyznaczonego skutecznie doręczy przesyłkę do podmiotu publicznego.
Spis treści
1. Czym są e-Doręczenia i czemu mają służyć?
2. Kto jest zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych?
3. Jaki jest harmonogram wdrożenia doręczeń elektronicznych?
4. Realizacja e-Doręczeń poprzez usługę Autenti eDelivery
5. Czy to rozwiązanie jest bezpieczne?
6. Czy eDelivery jest usługą przyjazną dla przedsiębiorcy?
Czym są e-Doręczenia i czemu mają służyć?
Doręczenia elektroniczne to rozwiązanie wprowadzające komunikację z organami administracji publicznej bez konieczności wychodzenia z domu. Kolejki w placówkach pocztowych bądź wizyty w urzędzie zostaną zastąpione adresami do doręczeń elektronicznych, które umożliwią prowadzenie elektronicznej korespondencji z urzędami.
Doręczenia elektroniczne zostały uregulowane w treści ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych (dalej jako: “ustawa”). Głównym celem przyświecającym ustawie jest standaryzacja i zdefiniowanie rejestrowanego doręczenia elektronicznego jako usługi zgodnej z prawem europejskim oraz normami europejskich organizacji (Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych oraz Agencji Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa).
Rozwiązanie to umożliwia bowiem stworzenie spójnego systemu komunikacji opartego na jednolitych normach obowiązujących różnych dostawców, działających nie tylko na terenie Polski.
Kto jest zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych?
Zgodnie z postanowieniami ustawy, obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych mają:
- przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS i CEiDG,
- podmioty niepubliczne wpisane do KRS, np. fundacje i stowarzyszenia,
- wykonujący zawód przedstawiciele zawodów zaufania publicznego: adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze
- organy administracji publicznej
W przypadku osób fizycznych ustawodawca pozostawia dowolność korzystania z usługi e-Doręczeń.
Jaki jest harmonogram wdrożenia doręczeń elektronicznych?
Zgodnie z treścią przepisów przejściowych ustawy, harmonogram terminów wdrożenia doręczeń elektronicznych ogłasza minister właściwy do spraw informatyzacji w komunikacie ogłoszonym w Dzienniku Ustaw.
W związku z uwarunkowaniami technicznymi i organizacyjnymi pierwotnie planowane terminy wdrożeń zostały odroczone. Aktualny harmonogram publikowany jest na stronie internetowej: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495
Co ważne, terminy ogłoszone przez ministra mają charakter terminów zawitych, a zatem stanowią ostateczne daty, w których zobowiązane podmioty powinny posiadać adres do doręczeń elektronicznych.
Realizacja e-Doręczeń poprzez usługę Autenti eDelivery
Wychodząc naprzeciw wymogom stawianym przez ustawę, Autenti w ramach ekosystemu świadczonych usług wprowadza eDelivery - kompleksowe narzędzie umożliwiające odbiór oraz wysyłkę dokumentów drogą elektroniczną.
Autenti jako podmiot posiadający status kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zostało wpisane na następujące listy:
Jak każdy dostawca usługi zaufania, Autenti zostało zobligowane do posiadania i publikowania Regulaminu świadczenia usług oraz Polityk świadczenia usług zaufania, które udostępnione są w repozytorium na stronie internetowej pod linkiem: https://autenti.com/pl/regulaminy
Oznacza to, że w procesie doręczania przesyłek Autenti pełni rolę zaufanej strony trzeciej - przesyłki nadawane i odbierane za pośrednictwem eDelivery korzystają z domniemania integralności danych, wysłania tych danych przez zidentyfikowanego nadawcę i otrzymania ich przez zidentyfikowanego adresata oraz dokładności daty i czasu wysłania i otrzymania wskazanych przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Ma to istotne znaczenie procesowe, bowiem zgodnie z art. 43 ust. 1 rozporządzenia eIDAS “nie jest kwestionowany skutek prawny danych wysłanych i otrzymanych przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego ani ich dopuszczalność jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że dane te mają postać elektroniczną lub że nie spełniają wszystkich wymogów kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.”
W oparciu o powyższe jednoznacznie należy wskazać, że udział i rola Autenti jako zaufanej strony trzeciej pośredniczącej w procesie nadania przesyłek wpływa na pewność prawną, znacząco ograniczając w tym zakresie ryzyko sporów i postępowań sądowych.
Oznacza to, że w procesie doręczania przesyłek Autenti pełni rolę zaufanej strony trzeciej - przesyłki nadawane i odbierane za pośrednictwem eDelivery korzystają z domniemania integralności danych, wysłania tych danych przez zidentyfikowanego nadawcę i otrzymania ich przez zidentyfikowanego adresata oraz dokładności daty i czasu wysłania i otrzymania wskazanych przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Ma to istotne znaczenie procesowe, bowiem zgodnie z art. 43 ust. 1 rozporządzenia eIDAS “nie jest kwestionowany skutek prawny danych wysłanych i otrzymanych przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego ani ich dopuszczalność jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że dane te mają postać elektroniczną lub że nie spełniają wszystkich wymogów kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.”
W oparciu o powyższe jednoznacznie należy wskazać, że udział i rola Autenti jako zaufanej strony trzeciej pośredniczącej w procesie nadania przesyłek wpływa na pewność prawną, znacząco ograniczając w tym zakresie ryzyko sporów i postępowań sądowych.
Czy to rozwiązanie jest bezpieczne?
Co oznacza stwierdzenie, że eDelivery jest równoważne przesyłkom poleconym? Stwierdzenie, zgodnie z którym eDelivery odpowiada przesyłkom poleconym oznacza, iż zgodnie z ustawą w sytuacjach, w których do tej pory konieczne było nadanie listu poleconego (zaopatrzonego w numer nadania umożliwiający śledzenie przesyłki oraz dostarczający dowody nadania i doręczenia), aktualnie w ramach tego samego obowiązku możliwe jest skorzystanie z elektronicznej usługi eDelivery, która generuje prawnie skuteczne i ważne dowody z całego procesu - od nadania do doręczenia przesyłki.
Fakt nadania listu poleconego w placówce pocztowej umożliwia dzisiaj pozyskanie takich informacji jak data i godzina nadania oraz data i godzina doręczenia przesyłki. Informacje pozyskane z tego procesu mają moc dowodową - w razie zaistnienia takiej konieczności, istnieje możliwość powoływania się na ich treść w postępowaniu sądowym bądź w urzędzie.
Proces przesyłania danych za pośrednictwem usługi eDelivery zapewnia z kolei możliwość pozyskania dowodów dotyczących zdarzeń zachodzących podczas całego procesu.
W rzeczywistości “droga” jaką przesyłka pokonuje od momentu nadania przez nadawcę do momentu doręczenia jej odbiorcy, jest w pełni bezpieczna - dla potwierdzenia konkretnych zdarzeń mających miejsce w toku procesu przesyłania, generowane są dowody znakowane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Autenti. Bez względu na kraj nadania bądź odbioru przesyłki, lista dowodów jest tożsama. Oznacza to, że w toku każdego procesu doręczenia elektronicznego generowane są te same informacje, jak np. akceptacja bądź odrzucenie przesyłki przez usługę nadawcy, przygotowanie bądź błąd przygotowania przesyłki do odbioru, notyfikacja bądź błąd notyfikacji o przesyłce gotowej do odbioru, dostarczenie bądź błąd dostarczenia przesyłki do adresata, a nadto te realizowane w ramach standardowego listu poleconego, czyli dowód nadania oraz dowód odbioru.
Autenti gwarantuje bezpieczeństwo i ochronę przesyłanych danych przed grożącą im niekontrolowaną zmianą, ingerencją w ich treść, uszkodzeniem, a nawet utratą. Poza standardowym i powszechnym dowodem nadania i doręczenia, usługa eDelivery gwarantuje realizację doręczenia w czasie rzeczywistym (natychmiast), weryfikację tożsamości zarówno nadawcy jak i odbiorcy, możliwość odbioru przesyłki z każdego miejsca i o każdej porze, dowód otrzymania powiadomienia o przesyłce, a przede wszystkim - pewność, że w procesie przesyłania nie doszło do modyfikacji treści przesyłki.
Czy eDelivery jest usługą przyjazną dla przedsiębiorcy?
eDelivery to usługa kompletna - intuicyjna i prosta w użytkowaniu, wychodząca naprzeciw potrzebom rynkowym w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa, pozwalająca zaoszczędzić czas i pieniądze, innowacyjna w oferowanych rozwiązaniach.
W ramach usługi eDelivery, Autenti gwarantuje przeprowadzenie integracji technologicznej z innymi dostawcami usług kwalifikowanego rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz Operatorem Wyznaczonym (Poczta Polska S.A.). Łączy się to z możliwością nadawania oraz odbierania przesyłek pomiędzy podmiotami, których adresy do doręczeń elektronicznych prowadzą różni dostawcy. Autenti zapewnia obsługę publicznych i kwalifikowanych przesyłek w maksymalnym rozmiarze 250 MB i w różnych formatach pliku np. PDF bądź DOCX, przy jednoczesnej możliwości korzystania z archiwum dowodów pochodzących z procesu przesyłania.
Korzystanie z usługi Autenti za pośrednictwem intuicyjnego interfejsu, przy zagwarantowaniu bezpieczeństwa oraz błyskawicznego czasu doręczenia, a nadto niższych kosztach i możliwości monitorowania całego procesu aż do momentu doręczenia dowodzi, że usługa ta zapewnia zgodną z prawem, szybką i nieskomplikowaną komunikację z podmiotami administracji publicznej za pośrednictwem innowacyjnych technologii.
Zacznij korzystać z e-Doręczeń w Twojej firmie
