Zawieranie umów z lektorami i kursantami w formie papierowej jest czasochłonne i kosztowne. Korzystanie z umów online to znaczne ułatwienie dla obydwu stron. Dlaczego warto używać e-podpisu w szkołach językowych? O tym przeczytacie w naszym artykule.
Wygoda dla obydwu stron
Podpisanie tradycyjnej (papierowej) umowy z lektorem, który ma prowadzić zajęcia w szkole czy z uczniami, którzy na te zajęcia chcą uczęszczać, jest czasochłonne. W tym celu, obie strony muszą umówić się na dogodny termin w siedzibie szkoły. Szkoła może również wysłać umowę pocztą, a druga strona, odesłać podpisany egzemplarz, również pocztą. Niestety, takie działania są czasochłonne i kłopotliwe, a przy tym znacznie wydłużają czas zawarcia umowy. Niektórzy, nie pojawiają się na umówionych spotkaniach, bądź nie odsyłają dokumentów, przez co szkoła traci potencjalnych klientów. W tym przypadku, wprowadzenie umów online, zatwierdzanych e-podpisem, wydaje się być idealnym rozwiązaniem. Klienci lub lektorzy otrzymują wzór umowy na maila. Mogą się na spokojnie zapoznać z jej treścią, z dowolnego miejsca – wystarczy, że będą mieć dostęp do poczty elektronicznej i internetu, a następnie podpisać dokument. To bardzo proste rozwiązanie, korzystne dla obydwu stron.
Wirtualna archiwizacja
Szkoły językowe, szczególnie te, które mają rozbudowaną ofertę (kursy indywidualne, grupowe, online, wyjazdowe), bardzo często przyciągają wielu klientów. To powoduje, że co roku, muszą mierzyć się z problemem obiegu dokumentów. Korzystanie z papierowych dokumentów jest nie tylko czasochłonne, ale też wymusza konieczność posiadania pomieszczenia, w którym będzie można je składować. Dzięki wprowadzeniu podpisu elektronicznego, zawieranie umów, zarówno z klientami, jak i z lektorami, będzie o wiele szybsze, a ich archiwizacja dużo prostsza. Żeby znaleźć konkretną umowę, nie trzeba przekopywać stosu dokumentów w archiwum. Wszystkie podpisane umowy są dostępne w jednym miejscu, po zalogowaniu do konta użytkownika. Dodatkowo, można je łatwo i szybko pobrać na dysk lokalny, wysłać, jako załącznik w mailu lub umieścić na dysku sieciowym.
Praca z dowolnego miejsca
Szkoły językowe coraz częściej posiadają w ofercie zajęcia online z native speakerami. Przy takiej formie nauczania, zarówno lektorzy, jak i uczniowie, mogą znajdować się w dowolnym miejscu, byleby mieli dobre połączenie z internetem. Dzięki Autenti, szkoły mogą szukać speakerów z różnych miejsc na świecie, bo zawarcie umowy na odległość, nie jest już problemem tak, jak było to kiedyś. Podpisanie umowy online z lektorem trwa kilka minut. W przypadku podpisania papierowych dokumentów, cała procedura byłaby o wiele dłuższa, a czasem wręcz niemożliwa. Żaden lektor przebywający w innym kraju, raczej nie fatygowałby się do siedziby szkoły specjalnie po to, by zawrzeć umowę. Tym samym, dzięki e-podpisowi, szkoła może szukać lektorów do współpracy niemal na całym świecie, bez żadnych ograniczeń geograficznych. Możliwość zdalnego wysyłania i podpisywania dokumentów to wygodne rozwiązanie również dla pracowników szkoły. Niezależnie od tego, w jakim miejscu pracują, mogą zawrzeć umowę z kursantem czy z lektorem.
W trosce o ekologię
W przypadku dużej liczby klientów, miesięczna ilość dokumentów w fizycznej postaci, które generują szkoły językowe, jest ogromna! Rozwiązania oferowane przez Autenti, pozwalają znacznie zminimalizować ilość papierowych dokumentów w obiegu. Zawieranie umów między szkołą językową, a klientem (biznesowym lub indywidualnym), odbywa się w całości online. To sprawia, że nie ma konieczności drukowania, choćby jednej kartki papieru. Tym samym, szkoła oszczędza nie tylko czas, ale też i papier, co przyczynia się do ochrony środowiska.
Przeczytaj więcej o podejściu paperless: https://autenti.com/pl/blog/co-to-jest-paperless
Innowacyjność i nowe możliwości
Szkoły językowe, które korzystają z umów online, bez wątpienia uchodzą za innowacyjne, a przy tym przyjazne środowisku. Takie firmy są zdecydowanie bardziej zauważalne na rynku od innych, a co za tym idzie, przyciągają więcej klientów. E-podpis to, przede wszystkim, wygoda. Zarówno wysłanie, jak i przeczytanie czy podpisanie i odesłanie umowy, może odbyć się za pośrednictwem smartfona, laptopa czy tabletu. To ogromna oszczędność czasu dla obydwu stron, a przy tym bardzo wygodne rozwiązanie.
