EcoVadis prowadzi firmy w kierunku zrównoważonego świata. Firma, działająca od 2007 roku, stała się największym i najbardziej zaufanym dostawcą ocen zrównoważonego rozwoju biznesu na świecie, tworząc globalną sieć obejmującą ponad 100 000 ocenionych firm.
Wizją EcoVadis zakłada poprawę gospodarek, jakość życia ludzi oraz ochronę planety, od której wszyscy jesteśmy zależni. Rozwiązania proekologiczne w codziennym funkcjonowaniu organizacji zdają się być nieodłącznym, naturalnym ruchem dla działalności EcoVadis. Z Martą Krzywicką, People Operations Director w EcoVadis rozmawiamy o zmianie z tradycyjnego na elektroniczny obieg dokumentów i korzyściach, jakie zespół HR widzi od czasu wprowadzenia Autenti.
Dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie?
Poszukiwaliśmy elastycznego rozwiązania, które z jednej strony ułatwi nam obieg dokumentów, szczególnie w modelu pracy hybrydowej lub zdalnej, rozwiązania które ograniczy ślad węglowy, co jest niezwykle ważne dla EcoVadis, ale również rozwiązania, które będzie rozsądne pod względem kosztów i dostosowane do naszej specyfiki.
Ta zielona rewolucja w zespole HR - jak wewnętrznie nazwaliśmy wdrożenie, odbyła się szybko i niezwykle sprawnie. Pracownicy otrzymali od nas briefing zmian i wiedzę, jak działa podpis kwalifikowany. Pomimo wagi projektu i skali zmiany organizacyjnej po dostosowaniu procesów wewnętrznych, wdrożenie platformy było czystą formalnością.
W jakich procesach używacie platformy Autenti?
Nasz zespół HR realizuje na platformie wszelkie umowy i dokumenty związane z cyklem życia pracownika, jak i umowy cywilno-prawne. W modelu pracy hybrydowej lub przy zespołach rozproszonych po kraju jest to niebywałe udogodnienie, oszczędność czasu i energii osób zajmujących się administracją personalną, ale również ułatwienie dla pracowników, którzy otrzymują dokumenty niemal natychmiast od ich stworzenia.
Na chwilę obecną korzystamy z podpisu kwalifikowanego, oczekujemy też na wdrożenie pieczęci kwalifikowanej, aby w pełni zdigitalizować akta osobowe i zautomatyzować komunikację pomiędzy naszym systemem kadrowo-płacowym a Autenti.
Jakie korzyści widzicie w przejściu z papierowego na elektroniczny obieg dokumentów z Autenti?
Największa korzyść to przede wszystkim oszczędność czasu i energii przy nadzorowaniu dokumentów, wysyłaniu i czekaniu na zwrot oraz konieczności dojazdu z biura za każdym razem, gdy pracownik potrzebował odebrać jakiś dokument. Ograniczyliśmy również koszty związane z wysyłką dokumentów. Zauważamy zdecydowaną redukcję zużycia papieru i drukarki, jak również ograniczenie śladu węglowego poprzez redukcję wysyłki dokumentów za pośrednictwem kurierów. Najważniejszą wartością jest jednak usprawnienie organizacyjne, co jest nieocenione w naszej pracy z uwagi na rozproszenie zespołów po całym kraju.
