Tradycyjny obieg dokumentów księgowych pochłania sporo czasu i środków, zwłaszcza w dobie rosnącego znaczenia pracy zdalnej. Wiele firm właśnie w minionym roku doceniło więc zalety elektronicznego obiegu dokumentów. Sprawdź, co daje takie rozwiązanie w obszarze księgowości oraz jak długo przechowywać dokument księgowe i jakie są ceny systemów elektronicznego obiegu dokumentów.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów księgowych?
Rozwiązania z zakresu elektronicznego obiegu dokumentów to z jednej strony zbiory procedur, a z drugiej systemy informatyczne. Razem umożliwiają standaryzację tworzenia, przepływu, przechowywania i pracy z dokumentami cyfrowymi oraz digitalizację tych, które trafiają do firmy w formie papierowej.
Istotnymi elementami systemów elektronicznego obiegu dokumentów księgowych mogą być narzędzia OCR do skanowania papierów i przetwarzania ich w formę elektroniczną oraz moduły do wystawiania, wysyłania oraz wczytywania i księgowania faktur elektronicznych. Nie mniej ważne są narzędzia, które umożliwiają porządkowanie i archiwizację czy szybkie tworzenie dokumentacji różnego rodzaju.
Ponieważ rozwiązania te oparte są o mechanizmy typy workflow, kluczową rolę odgrywają też powiadomienia elektroniczne. Dostarczają zainteresowanym osobom informacji na temat bieżącego statusu dokumentu w schemacie obiegu czy przypominają o konieczności podjęcia określonych działań. Niezwykle przydatnym narzędziem jest też podpis elektroniczny, dzięki któremu również dokumenty wymagające podpisania mogą istnieć tylko w formie cyfrowej.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
Elektroniczny obieg dokumentów ma szereg zalet, które przekładają się na oszczędność czasu i środków. Do najważniejszych z nich należą:
- Usprawniona komunikacja – szybkość i łatwość odnajdywania dokumentów oraz wysyłania ich innym osobom z firmy oraz jej klientom i kontrahentom bez konieczności korzystania z poczty czy kurierów.
- Skrócenie pracy nad dokumentami – między innymi dzięki procesom automatyzacji lub standaryzacji ich tworzenia, akceptacji, importowania do systemu i podłączania do innych treści.
- Eliminacja lub zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich, zwłaszcza wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
- Elastyczne zarządzanie dostępem do dokumentów i możliwość tworzenie innych ścieżek obiegu i akceptacji dla różnych dokumentów księgowych w firmie.
Dokumenty księgowe: jak długo je przechowywać i dlaczego w cyfrowym archiwum?
Do istotnych zalet elektronicznego obiegu dokumentów księgowych należy też oszczędność miejsca. Nawet gdy papierów jest względnie niewiele, trzeba je gdzieś przechowywać. Cyfrowe archiwum rozwiązuje ten problem, a ponadto jest znacznie bezpieczniejsze.
Z jednej strony bowiem, do dokumentów mają wtedy dostęp tylko osoby upoważnione. Z drugiej zaś, praktycznie nie występuje ryzyko zniszczenia, zgubienia czy zawieruszenia się faktur, umów i innych papierów.
Bezpieczeństwo to jest bardzo istotne, bo ustawa o rachunkowości nakłada na firmę obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych. Jak długo trzeba je przechowywać? W przypadku większości dokumentów (m.in. księgi rachunkowe, dowody księgowe przychodów i wydatków, umowy handlowe, pożyczki, dokumentacja roszczeń, zeznania podatkowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy kartoteki wynagrodzeń) jest to 5 lat.
Bezterminowo należy natomiast przechowywać roczne sprawozdania finansowe. Z kolei dokumentację powstałą w wyniku reklamacji i rękojmi trzeba archiwizować przez 12 miesięcy od terminu ich wygaśnięcia.
Elektroniczny obieg dokumentów – ceny i przykład platformy Autenti
W zależności od konkretnych dostawców i możliwości oferowanych przez poszczególne moduły ich produktów, ceny systemów elektronicznego obiegu dokumentów księgowych mogą być bardzo różne. Koszty zaczynają się zwykle od kilkudziesięciu, a niekiedy nawet kilkunastu złotych miesięcznie netto, lecz mogą sięgać kilkuset i więcej złotych w przypadku oprogramowania dostosowanego do złożonych potrzeb dużych firm.
Z drugiej strony, na rynku można też znaleźć rozwiązania, które przy ograniczonych funkcjonalnościach są bezpłatne. Przykładem jest choćby Platforma Autenti, czyli narzędzie, które umożliwia elektroniczne podpisywanie i wysyłanie do podpisu oraz obieg i archiwizację dokumentów cyfrowych (szczegóły znajdziesz na Stronie o Platformie Autenti). Darmowe konto firmowe pozwala wysłać do 5 dokumentów na użytkownika miesięcznie, a konto Pro nie ma już limitów liczby dokumentów.
Platforma pozwala podpisywać i zatwierdzać dokumenty księgowe i inne zgodnie ze schematem obiegu obowiązującym w firmie. Autenti archiwizuje też pliki w szyfrowanej chmurze, a jednocześnie osoby uprawnione mogą mieć dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia połączonego z internetem.
