[Autenti dla HR] Jak Work Service skrócił o 70% czas podpisywania umów cywilno-prawnych?

Jednym z popularnych obszarów zastosowań Autenti są firmy działające w branży HR. W czasach “rynku pracownika” znalezienie dobrego specjalisty nie gwarantuje jego zatrudnienia. W wielu branżach to kandydaci dyktują często warunki, przebierając wśród  złożonych im wcześniej ofert czy przedłużając negocjacje dotyczące warunków współpracy. Między innymi dlatego tak istotne stają się nie tylko sprawny proces selekcji kandydatów, ale też złożenie oferty i podpisanie umowy, które pozwalają na formalne rozpoczęcie współpracy z kandydatem.

W czym problem?

Dla firmy Work Service - działającej w obszarze outsourcingu usług HR - czas od znalezienia odpowiedniego specjalisty do rozpoczęcia wykonywania przez niego zlecenia jest jednym z kluczowych czynników sukcesu.  Spółka jest jedną z największych firm w Europie Środkowo-wschodniej działających w obszarze outsourcingu usług HR. Swoje usługi oferuje w Polsce i za granicą w 12 krajach Europy (Czechy, Słowacja, Węgry, Ukraina, Niemcy, Francja, Holandia, Belgia, Austria, Rumunia, Słowenia, Chorwacja). Każdego roku pozwala znaleźć pracę 300 tysiącom pracowników. Skala działalności oraz dłuższy proces zawierania umów cywilnoprawnych nie pozwalał dotychczas na efektywną realizację zleceń.

Naszym celem w Work Service stało się przeprowadzenie podpisu umowy cywilnoprawnej w stu procentach online, bez potrzeby kontaktu z naszym zleceniobiorcą. - mówi Paweł Wielgus, Dyrektor IT, Work Service.

Zastosowanie e-podpisu dawało szansę na znaczne uproszczenie procesu podpisywania dokumentu, wyeliminowanie fizycznej formy jego przekazywania, a co za tym idzie - eliminację ryzyka jego  zniszczenia lub zaginięcia. Dzięki wykorzystaniu elektronicznej wysyłki dokumentów możliwe miało być również osiągnięcie znacznie większej efektywności podpisywania dokumentów dla pracowników zdalnych (tzw. umowy “na odległość”), znacznie oddalonych od oddziałów Work Service.

Jak wyglądał proces przed wdrożeniem?

Większa część procesu podpisywania umów wiązała się z logistyką dokumentów - ich wydrukowaniem, wysyłką, oczekiwaniem na ich dostarczenie. Te czynności nie generowały wartości dodanej, utrudniając i wydłużając proces. Po uzgodnieniu warunków ze zleceniobiorcą, odpowiednie umowy były przygotowywane w formie elektronicznej. Dalej  następowały etapy związane z logistyką dokumentów: wydruk uzgodnionych treści, wysyłka dokumentów do podpisu dla zleceniobiorcy, odebranie podpisanych dokumentów w oddziale, przekazanie ich do biura centralnego, a finalnie - również do archiwum. I to jednak nie był jeszcze koniec. Zawarta umowa mogła zostać rozliczona dopiero po weryfikacji kompletności dokumentacji.

Przed integracją z Autenti proces obiegu dokumentów papierowych i podpisywania umów cywilnoprawnych w Work Service był bardzo rozbudowany. Generował oczywiście cały szereg problemów i kosztów związanych z utrzymaniem go w takiej postaci. - dodaje Paweł Wielgus.

Główne obawy związane z integracją?

Uproszczony proces musiał spełniać dodatkowe wymogi. Jedną z najistotniejszych kwestii do rozstrzygnięcia była możliwość integracji usługi z już funkcjonującym systemem ERP i dopasowania jej do ekosystemu Work Service. Dzięki takiemu rozwiązaniu elektroniczne podpisywanie umów cywilnoprawnych w Work Service mogło stać się obowiązującym standardem. Do tego celu wykorzystano API Autenti, zawierające opis metod, które pozwalają na wysyłkę czy podpisanie umowy przez nadawcę.

Integracja techniczna nie stanowiła żadnego problemu. Jest to proces prosty, dobrze zdefiniowany, oparty na standardowych rozwiązaniach technicznych, na API wystawionym publicznie. Możliwość integracji naszych systemów ERP z gotową platformą Autenti i gotowym API przekonała nas do podjęcia współpracy. - dodaje Paweł Wielgus.

Platforma Autenti pozwala na podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym za pośrednictwem komputera, tabletu, czy smartfona. Dokumenty do podpisu są wysyłane na adres e-mail podany przez zleceniobiorcę. Dzięki temu podpisujący ma dostęp do umowy w dowolnym czasie i miejscu,  a jej podpisanie wymaga jedynie naciśnięcia przycisku “Podpisz”. Po podpisaniu dokumentu przez wszystkie strony, tworzony jest Certyfikat Autenti, który zawiera informacje o całym procesie podpisywania dokumentu - kto podpisał, kiedy podpisał i w jaki sposób została zweryfikowana jego tożsamość.

Wiemy, że Autenti gwarantuje nam zgodność z prawem, zupełną bezstronność, oraz – w razie sporów - materiał dowodowy w postaci Certyfikatów Autenti. To pozwala nam skupić się na naszym biznesie. Kwestię e-podpisów zostawiamy w rękach specjalistów, którzy świetnie się na tym znają. - dodaje Paweł Wielgus z Work Service

Jak wyglądał proces po wdrożeniu?

Wdrożone rozwiązanie pozwoliło znacznie uprościć proces, całkowicie eliminując etapy związane z logistyką dokumentów. Po przygotowaniu dokumentów są one obecnie wysyłane za pośrednictwem Autenti do zleceniobiorcy i podpisywane przez obydwie strony umowy - zleceniodawcę i zleceniobiorcę. Po zebraniu wszystkich e-podpisów, następuje weryfikacja kompletności dokumentów i zleceniobiorca może przystąpić do realizacji zlecenia. Dzięki temu czas potrzebny na podpisanie umów cywilnoprawnych skrócił się o 70% i realizacja zleceń mogła nastąpić szybciej, ku uciesze kontrahentów. Całkowicie wyeliminowano ryzyko zniszczenia lub zaginięcia dokumentów. Znacząco ograniczono również koszty back-office związane z przygotowaniem i obsługą dokumentów.

Mimo istotnych korzyści, wprowadzenie nowego rozwiązania wiąże się też z nowym rodzajem wyzwań, głównie w relacjach z klientami i kontrahentami firmy Work Service.

Dla naszych zleceniobiorców, jedną z kluczowych kwestii jest zaufanie do dokumentów podpisywanych elektronicznie. Budujemy to zaufanie poprzez łatwość użytkowania i właściwą komunikację, oferując przy tym Klientom możliwości, których do tej pory nie posiadali. Mam tu na myśli przede wszystkim funkcjonalność przechowywania i archiwizacji umów w postaci elektronicznej na serwerach Autenti, które są dostępne dla zleceniobiorców 24 godziny na dobę. - kończy Paweł Wielgus.