Skip to content
4 min

Kwalifikowany podpis elektroniczny dla firmy – wszystko, co warto wiedzieć

Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie, które w ogromnym stopniu ułatwia prowadzenie biznesu. Jak działa e-podpis dla firm? Jak go zamówić? Jakie skutki prawne wywołuje złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.

Podpis kwalifikowany to elektroniczny podpis, który ma taką samą moc prawną, jak podpis złożony własnoręcznie. Jest to możliwie dzięki temu, że jest poświadczony za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Umożliwia on zweryfikowanie tożsamości osoby, która posługuje się podpisem. Certyfikaty podpisów elektronicznych dostarczane są przez dostawców usług zaufania – na nich spoczywa obowiązek zweryfikowania danych osoby, która ubiega się o podpis. 

Podpis elektroniczny w firmie – do czego możesz go użyć?

Jak już wspomnieliśmy na samym początku, kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje takie same skutki prawne, jak podpis własnoręczny. Z tego powodu można wykorzystać go do podpisywania umów, które muszą mieć formę pisemną potwierdzoną podpisem własnoręcznym. Konieczność zachowania formy pisemnej może być narzucona przez ustawodawcę, może także wynikać z ustaleń między stronami umowy. Równoważność formy elektronicznej i pisemnej wynika z przepisów Kodeksu cywilnego:

Artykuł 78:

§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego możesz więc podpisać zdalnie m.in. umowy o przeniesienie praw autorskich, umowy leasingowe, umowy pośrednictwa w nieruchomościach i umowy najmu terminowego. Dzięki temu znika konieczność drukowania dokumentów, przesyłania i przechowywania ich w formie papierowej. W ogromnym stopniu przyspiesza to proces zawierania umów. Kwalifikowany podpis elektroniczny bez problemu możesz wykorzystać do zawierania umów zagranicznymi partnerami. Przepisy rozporządzenia eIDAS, które reguluje kwestie związane z użyciem e-podpisów, mówią, że kwalifikowane certyfikaty podpisu elektronicznego, które wydane zostały w kraju należącym do Unii Europejskiej, są uznawane przez wszystkich pozostałych członków wspólnoty.

Kwalifikowany podpis elektroniczny możesz także wykorzystać w kontaktach z administracją państwową. Za jego pomocą podpiszesz m.in.: deklaracje ZUS, pliki JPK, pliki JEDZ, dokumenty e-KRS (S24 oraz RDF), dokumenty przetargowe i dokumenty przesyłane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Wybierz podpis kwalifikowany 

W naszej ofercie znajdziesz kwalifikowane podpisy elektroniczne od dwóch dostawców: InfoCert oraz SimplySign. Obydwa certyfikaty są certyfikatami chmurowymi – aby z nich skorzystać, wystarczy smartfon lub laptop z dostępem do Internetu. Nie musisz korzystać z żadnych dodatkowych urządzeń. 

Certyfikat InfoCert wykorzystasz do podpisywania dokumentów za pośrednictwem platformy Autenti. Możesz korzystać z niej za pomocą aplikacji mobilnej lub zwykłej przeglądarki internetowej. Platforma umożliwia podpisywanie i wysyłanie dokumentów w najpopularniejszych formatach: PDF, DOC, DOCX, ODS, ODT, XLS, XLSX. Za pośrednictwem platformy szybko i wygodnie wyślesz dokumenty do wybranych odbiorców. Autenti umożliwia także wygodne archiwizowanie i przechowywanie dokumentów – bez problemu znajdziesz konkretny plik. 

SimplySing, czyli drugi z oferowanych przez nas podpisów, możesz wykorzystać również poza platformą Autenti. Za jego pomocą podpiszesz dokumenty wymagane przez administrację publiczną – np. Jednolite Pliki Kontrolne w formacie XML. 

Jak zamówić podpis kwalifikowany?

Proces zamawiania podpisu kwalifikowanego odbywa się zdalnie. Zakupu dokonasz za pomocą formularza on-line. Aby złożyć zamówienie, podaj swoje dane (imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer kontaktowy), wybierz certyfikat i okres ważności (1 miesiąc / rok / 2 lata / 3 lata). Po dokonaniu płatności możesz ustalić termin zdalnej weryfikacji Twojej tożsamości. Ma ona formę krótkiej rozmowy wideo – dopełnienie wszystkich formalności nie powinno zająć dłużej niż 15 minut. Przed rozmową przygotuj dowód osobisty lub paszport. Na podstawie jednego z dokumentów nasz pracownik zweryfikuje Twoją tożsamość. Certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego zostanie wystawiony po zakończeniu procesu weryfikacji. Będzie on przypisany do Twojego konta Autenti.