Rozszerzamy możliwości platformy Autenti o nową funkcjonalność - parafowanie dokumentów. Zapraszamy do zapoznania się z jej działaniem i zachęcamy do skorzystania z parafowania w procesie podpisywania.
Czym jest parafka?
Jest to sposób akceptacji dokumentu zanim uprawnione osoby złożą pod nim wiążący podpis. Parafka jest wykorzystywana najczęściej w wewnętrznym obiegu dokumentów w firmie i ma niższą rangę niż podpis elektroniczny. Parafować dokumenty mogą wyłącznie odbiorcy wskazani przez nadawcę.
Proces parafowania na platformie Autenti
Każdy nadawca posiadający Konto PRO może wskazać odbiorcę, który będzie parafował dokument. Parafujący dostaje na wskazany adres e-mail wiadomość z linkiem do dokumentu. Po zapoznaniu się z jego treścią, podejmuje decyzję, czy chce zaakceptować dokument (tj. parafować go) czy odrzucić. Brak akceptacji dokumentu potwierdzony jest komentarzem. Dokument bez wymaganej parafki nie może zostać podpisany w tym samym procesie przez innego odbiorcę.
- Aby skorzystać z parafowania, musisz nadać dokument z kolejnością podpisywania.
- Parafujący nie może być wówczas wskazany jako ostatni odbiorca w kolejności.
- Do dokumentu możesz dodać dowolną liczbę parafujących.
- Parafujący nie musi posiadać konta na platformie Autenti.
- Akceptujący może parafować lub odrzucić dokument. Odrzucenie dokumentu powoduje zakończenie procesu podpisywania.
- Osoba wskazana jako parafująca dokument nie może wystąpić już w innej roli (podpisującego czy posiadającego dokument do wglądu) w ramach tego samego procesu.
- Konsekwencją parafowania dokumentu jest przesłanie go do następnej, określonej w ramach kolejności podpisywania, osoby. W przypadku, gdy akceptacja opóźnia się, nadawca dokumentu ma możliwość wysłania przypomnienia o oczekującym dokumencie.
- Po uzyskaniu wszystkich wymaganych parafek i podpisów proces podpisywania zostaje zakończony, a wszyscy jego uczestnicy zostają o tym fakcie powiadomieni drogą e-mail.
Parafowanie a podpisywanie na platformie Autenti - najważniejsze różnice
| |
Podpisywanie |
Parafowani
|
| Dostęp do listy odbiorców dokumentu |
tak |
tak |
| Widoczność wybranej roli w procesie sygnowania dokumentu |
tak |
tak |
| Treść przycisku na panelu podpisywania |
PODPISZ / ODRZUĆ |
PARAFUJ / ODRZUĆ |
| Informacja w logach procesu podpisywania |
tak |
tak |
| Potwierdzone pieczęcią |
tak |
nie |
| Widoczne na Karcie Podpisów |
tak |
nie |
| Widoczne w historii dokumentu na liście dokumentów |
tak |
tak |
| Wymagane do zakończenia procesu |
tak |
tak |
| Czy można przekazać decyzję do innego użytkownika konta firmowego Autenti? |
tak |
nie |
Przykład użycia parafki
W firmie ABCD S.A. każdy dokument, który wymaga podpisu prezesa, jest wcześniej akceptowany przez prawnika oraz dyrektora departamentu IT. Za nadawanie dokumentów do podpisu na platformie Autenti odpowiedzialny jest pracownik administracji spółki. Firma ABCD chce nawiązać współpracę z firmą XYZ, gdzie podpisującym jest CEO.
| Osoba |
Firma |
Rola w procesie |
| Pracownik administracji |
ABCD |
Nadawca dokumentu (N) |
| Prawnik |
ABCD |
Parafujący (PA1) |
| Dyrektor IT |
ABCD |
Parafujący (PA2) |
| Prezes zarządu |
ABCD |
Podpisujący (PO1) |
| CEO |
XYZ |
Podpisujący (PO2) |
- Nadawca (N) wysyła dokument do odbiorców zgodnie z ich rolami w procesie.
- Pierwszymi w kolejności podpisywania są parafujący dokument, zaś ostatnimi - podpisujący go. Dokument zostaje wysłany w scenariuszu
Nadawca → Parafujący 1 → Parafujący 2 → Podpisujący 1 (wszyscy w ramach firmy ABCD) → Podpisujący 2 (z firmy XYZ).
- Pierwszą osobą, która otrzyma dokument, jest Parafujący (PA1). Gdy złoży parafkę, dokument zostanie wysłany do kolejnego akceptującego (PA2).
- Dalej dokument trafia do podpisujących PO1 oraz PO2. Proces toczy się aż do momentu, w którym podpis złoży ostatnia wyznaczona do tego osoba.
- Odbiorcy dokumentu będą mogli zobaczyć akcje poprzednich odbiorców - w tym osób parafujących.
- Każdy z akceptujących może również zrezygnować z parafowania dokumentu (tj. odrzucić go). Wówczas następny w kolejności odbiorca nie otrzyma już dokumentu. W takim wypadku osoba, która nie chce parafować, musi dodać komentarz do tej decyzji.
- Proces akceptacji i podpisywania zostaje ukończony. Zarówno podpisujący i parafujący zostają o tym powiadomieni drogą mailową i otrzymują podpisany dokument.
