W dobie pandemii podpis elektroniczny staje się narzędziem, bez którego wielu przedsiębiorców wręcz nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu. Jest to rozwiązanie szybkie i łatwe w obsłudze, które pomaga oszczędzić cenny czas zarówno wysyłającego, jak i podpisującego dokumenty. E-podpis błyskawicznie zadomowił się w rodzimych firmach, dlatego postanowiliśmy przypomnieć, jak sprawnie przestawić się nową rzeczywistość prowadzenia biznesu. Poniżej zebraliśmy dla Was przykładowe zapisy, które nie mają praktycznego zastosowania w umowach zawieranych elektronicznie. Ich kształt wynikał głównie z przyzwyczajeń, które budowaliśmy w sobie przez lata stosowania papieru, nic zatem dziwnego, że często bezkrytycznie przenosimy je do świata online. Mamy nadzieję, że te przykłady uświadomią Wam, jakie dopiski należy poddać refleksji, wysyłając dokumenty przy pomocy platformy Autenti:
- „umowę zawarto w formie pisemnej” – warto pamiętać, że forma pisemna to nie taka, w której treść umowy utrwalono pismem, a taka, która została własnoręcznie podpisana. W przypadku umów zawieranych w postaci elektronicznej nie będziemy mieli tradycyjnych (własnoręcznych) podpisów, a zatem zapisek błędnie będzie sugerował, że oprócz postaci elektronicznej wykonana i odrębnie podpisana została postać papierowa takiego dokumentu.
- „umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron” – postać elektroniczna jest oderwana od pojęcia egzemplarze. Plik elektroniczny na którym utrwalono treść umowy i podpisy może być w zasadzie powielany w dowolnym zakresie, a każda kopia będzie miała walor oryginalnego egzemplarza umowy.
- „zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności” – taki zapis umowny będzie poprawny, ale w praktyce będzie utrudniał dokonywanie zmian umowy w postaci elektronicznej. Odejście od sztywnej regulacji uelastyczni strony w dokonywaniu zmian w najbardziej wygodnej dla nich postaci.
- „wszelkie oświadczenia, zawiadomienia oraz powiadomienia dokonywane przez strony w związku z obowiązywaniem i wykonywaniem umowy mogą być przekazywane drugiej stronie wyłącznie na piśmie” – co do zasady, zwrot „na piśmie” (równoważny ze stosowaniem formy pisemnej) będzie powodował ograniczanie możliwości wykonywania czynności związanych z umową i jeśli to naprawdę konieczne powinien odnosić się jedynie do najbardziej doniosłych działań związanych z umową.
Kiedy już zapomnimy o zapiskach rodem z papierowej przeszłości, warto zatroszczyć się o stosowanie bardziej praktycznych zwrotów umownych. Gdy podpisujecie dokumenty online, warto rozważyć umieszczenie w ich treści następujących sformułowań:
- "dla skuteczności dokonania zmiany niniejszej umowy, wystarczy zachowanie formy dokumentowej",
- „umowa została zawarta w postaci elektronicznej na Platformie Autenti",
- „umowa została zawarta z chwilą złożenia ostatniego z podpisów elektronicznych stosownie do wskazania znacznika czasu ujawnionego w szczegółach dokumentu zawartego w postaci elektronicznej".
Zachęcamy do podpisywania dokumentów elektronicznie. Pamiętajcie, jeśli zdecydujecie się na wygodny e-podpis od Autenti, już nigdy nie wrócicie do marnowania papieru!
