Zarządzanie ryzykiem umów: wcześnie dostrzegaj czerwone flagi

Umowy mają chronić Twój biznes. To ich jedyne zadanie. Ale częściej niż rzadziej są nieuporządkowanym bałaganem - rozrzucone po skrzynkach mailowych, zakopane w zakurzonych folderach lub oczekujące na podpis przez tygodnie.

Jeśli kiedykolwiek zmarnowałeś godzinę szukając "najnowszej wersji" lub zostałeś zaskoczony klauzulą automatycznego odnowienia, ten przewodnik jest dla Ciebie.

Czym właściwie jest ryzyko umowne?

Zaczynając od podstawowych definicji dla tego tekstu, co w ogóle uważa się za ryzyko umowne?

Ryzyko umowne odnosi się do potencjalnej straty lub szkody - takiej jak strata finansowa, opóźnienia projektu, ryzyka reputacyjne, spory prawne lub uszkodzone relacje biznesowe - wynikającej z warunków umowy lub z niepowodzeń w realizacji umowy, zgodności lub interpretacji zobowiązań wynikających z umowy.

Wszystko, co potencjalnie może prowadzić do utraty pieniędzy, zmarnowanego czasu, uszkodzonych relacji lub problemów prawnych. To ryzyko umowne w pigułce.

Te ryzyka zwykle pojawiają się w jeden z trzech sposobów: 

• Nie przewidziałeś nadchodzącego ryzyka (zaskakujące klauzule, niejasne warunki). 
• Znałeś ryzyko, ale nie miałeś systemu do zarządzania nim (pominięte zobowiązania). 
• Delegowałeś je, ale nikt nie dopilnował realizacji. 
• Dostawca nie dotrzymuje terminu dostawy, ponieważ harmonogram nie był jasny. 
• Zostajesz automatycznie odnowiony na narzędzie, którego już nie używasz - na kolejny rok. 
• Klient kwestionuje warunki płatności, ponieważ sformułowanie umowy było niejasne. 
• Całkowicie tracisz umowę i nie masz prawnego zabezpieczenia, jeśli sprawy pójdą źle.

Zarządzanie ryzykiem umownym to proces łagodzenia tych zagrożeń w całym cyklu życia umowy najlepiej jak to możliwe.

Dlaczego powinieneś się tym przejmować?

Chaos umowny nie zawsze pojawia się z migającymi światłami. Najczęściej szkody powstają powoli: 

• Płatności są opóźnione. 
• Projekty stoją w miejscu, ponieważ zespoły nie wiedziały, co zostało uzgodnione. 
• Marnujesz godziny na zdobywanie podpisów lub szukanie "najnowszej" wersji umowy.

Teraz pomnóż to przez każdą umowę, której Twoja firma dotyka w ciągu roku. To wiele małych problemów zamieniających się w duże.

Typy ryzyka umownego

Ale jakimi różnymi typami ryzyka umownego powinieneś w ogóle zarządzać?

Oto zestawienie głównych kategorii ryzyka umownego, z którymi zwykle mierzą się firmy.

Ryzyka prawne

Ryzyka prawne to wszelkie ryzyka, które pojawiają się z powodu niespełnionych lub źle wykonanych warunków umowy. Mogą wyglądać tak:

• Niewykonalne warunki: klauzule, które nie utrzymają się w sądzie (z powodu złego sformułowania lub bycia nielegalnymi/nieuczciwymi). 
• Brak zgodności z przepisami: brakujące wymagane klauzule dotyczące ochrony danych (np. RODO), zasady specyficzne dla branży itp. 
• Zamieszanie w jurysdykcji: nieokreślenie, które prawo kraju/stanu ma zastosowanie, może szybko stać się problematyczne.

Pytanie, które warto sobie zadać przy zarządzaniu ryzykiem umownym tego typu: czy ta umowa wytrzymałaby spór prawny?

Ryzyka finansowe

Dotyczy to pieniędzy, które znikają - lub trafiają w niewłaściwe miejsca. Na przykład:

• Niejasne warunki płatności: brak terminów płatności, niejasne struktury opłat lub nieokreślona waluta. 
• Ukryte opłaty lub kary: podstępne automatyczne odnowienia, opłaty za rozwiązanie umowy lub dodatkowe opłaty za usługi. 
• Nieograniczona odpowiedzialność: możesz być odpowiedzialny za znacznie więcej, niż zamierzałeś.

Ryzyka operacyjne

Kiedy umowy nie są zgodne z tym, jak faktycznie działa Twoja firma, możesz stanąć w obliczu ryzyka operacyjnego, takiego jak:

• Niedotrzymane terminy: słabe śledzenie = pominięte zobowiązania = niezadowoleni partnerzy lub klienci. 
• Słaba definicja produktów: jeśli nie jest krystalicznie jasne, co jest dostarczane i kiedy, spodziewaj się zamieszania i sporów. 
• Brak zgodności w zespole: nikt wewnętrznie nie zna warunków, więc oczekiwania nie są spełniane.

Zadaj sobie to pytanie, aby sprawdzić, czy unikniesz powiązanych ryzyk operacyjnych: czy nasz zespół może realistycznie dostarczyć i śledzić wszystko, czego wymaga ta umowa?

Ryzyka związane z relacjami/interesariuszami

Nie każde ryzyko umowne dotyczy drobnego druku - niektóre dotyczą zaufania i oczekiwań. Niektóre ryzyka związane z relacjami to:

• Niejasności w rolach/odpowiedzialnościach: jeśli obie strony zakładają, że druga wykonuje pracę, to szybki przepis na katastrofę. 
• Jednostronne warunki: mocno przechylona umowa może obciążyć partnerstwa, nawet jeśli nikt tego głośno nie mówi. 
• Niepowodzenie w zarządzaniu komunikacją: brak kontroli, niejasne ścieżki eskalacji lub nieaktualne punkty kontaktowe również zamieniają się w przyszłe problemy.

Ryzyka bezpieczeństwa i poufności

Ryzyka bezpieczeństwa i poufności mogą być jednymi z najbardziej bolesnych ryzyk, gdy zamieniają się w rzeczywiste problemy, i są szczególnie ważne w technologii, finansach, zdrowiu lub każdej branży lub produkcie związanym z danymi użytkowników. Mogą wystąpić jako:

• Słabe lub brakujące NDA/klauzule poufności, 
• Brak warunków dotyczących obsługi danych (np. lokalizacja danych, przechowywanie), 
• Brak wymogów powiadamiania o naruszeniu.

Ryzyka zmian i zakresu

Umowy, które nie mogą się dostosować, gdy sytuacja się zmienia = przyszłe bóle głowy. Ryzyka zmian i zakresu pojawiają się w następujący sposób:

• Brak procesu zmian: jak zmienić umowę, jeśli zakres się zmienia? 
• Brak klauzul elastyczności: co jeśli harmonogramy się zmieniają? Co jeśli twój dostawca niespodziewanie się skaluje? 
• Brak strategii wyjścia: czy możesz czysto wyjść z tej umowy, jeśli coś pójdzie nie tak?

Dostrzegaj wcześnie czerwone flagi: lista kontrolna łagodzenia ryzyka umownego

Rzecz z ryzykiem umownym jest taka, że gdy atrament wyschnie, znacznie trudniej jest to naprawić. Dlatego chcesz wyłapać problemy przed rzeczywistym podpisaniem i wykonaniem umowy - podczas przeglądów.

Używaj tej listy kontrolnej za każdym razem, gdy przeglądasz lub tworzysz umowę w celu identyfikacji ryzyka. Jeśli zaznaczysz zbyt wiele czerwonych flag, zatrzymaj się i napraw je przed przejściem dalej.

Twórcy chaosu, z którymi prawdopodobnie masz do czynienia

Czerwone flagi łatwo zauważyć, gdy już tam są, ale nie pojawiają się znikąd, co oznacza, że można ich uniknąć.

Oto gdzie proces zarządzania umowami zwykle się rozpada i powoduje ryzyko - szczególnie w rozwijających się zespołach:

• Wszystko znajduje się w wątkach e-mail: ktoś wysłał PDF do przeglądu, inna osoba wprowadziła zmiany i teraz umowa unosi się w sześciu różnych skrzynkach odbiorczych bez ostatecznej wersji w zasięgu wzroku. 
• Brak spójnych konwencji nazewnictwa: jeśli masz pliki o nazwach "final_FINAL2_v3_naprawde-ostateczna-edycja-poniedzialek.docx" - powodzenia w znalezieniu rzeczywistej ostatecznej wersji potrzebnego dokumentu. Spójne i zorganizowane nazewnictwo plików jest kluczowe. 
• Brak jednego źródła prawdy: umowy mogą być w czyimś Dropboxie, lub w tym wspólnym folderze firmowym... a może na czyimś pulpicie. Kto wie? Nie jest to świetny system, gdy szybko potrzebne są informacje wrażliwe czasowo. 
• Terminy są zapominane: umowa mówi, że musisz dać 30-dniowe wypowiedzenie, aby anulować - ale nikt o tym nie wiedział. Teraz jesteś automatycznie odnowiony na narzędzie, którego nikt nie używa. Znowu. Na 12 miesięcy. A twój dyrektor finansowy nie jest zachwycony. 
• Prawnicy nie sprawdzają umowy: czy to z braku czasu, czy z powodu niespójnych przepływów pracy z umowami, to brak przeglądu przez prawników każdej ważnej umowy lub przynajmniej przeglądu powszechnie używanych klauzul i tworzenia zatwierdzonych prawnie szablonów jest prostą drogą do ryzyka umownego, które się wkrada. 
• Tradycyjne papierowe procedury stoją na przeszkodzie: drukowanie, skanowanie, czy co gorsza - wysyłanie fizycznych dokumentów do klientów, partnerów biznesowych lub dostawców nie jest najlepszym sposobem na spędzanie czasu, ani na łagodzenie ryzyka umownego. Przejście na cyfrowe rozwiązania z odpowiednimi narzędziami może być znacznie bezpieczniejsze. Pomyśl, jak łatwo jest sfałszować tradycyjny podpis mokry w porównaniu z tym, jak trudno jest manipulować podpisem elektronicznym.

10 najlepszych praktyk zarządzania ryzykiem umownym do wdrożenia

1. Używaj jasnego, precyzyjnego języka

Umowy są tak dobre, jak przejrzystość ich sformułowań. Im bardziej konkretny możesz być, tym mniej szans na nieporozumienia. Więc:

• Unikaj dwuznaczności: używaj jasnych, jednoznacznych terminów do definiowania zobowiązań, harmonogramów, kar i produktów. 
• Definiuj kluczowe terminy: określ, co terminy takie jak "rozsądny wysiłek", "standard branżowy" lub "tak szybko, jak to możliwe" faktycznie oznaczają w kontekście umowy. 
• Wyeliminuj żargon prawniczy: żargon prawny jest często mylący. Używaj prostego języka, aby upewnić się, że wszystkie strony w pełni rozumieją warunki. Lub jeśli nie można go usunąć, upewnij się, że przejdziesz przez umowę razem, dokładnie omawiając zawartość.

💡Używaj list kontrolnych i szablonów, które zostały sprawdzone pod kątem przejrzystości, zwłaszcza jeśli wcześniej zostały przejrzane przez twój zespół prawny.

2. Standaryzuj umowy za pomocą szablonów

Jedno z największych źródeł ryzyka umownego pochodzi z niespójnych lub niestandardowych umów. Szablony pomagają usprawnić procesy i zmniejszyć błędy.

• Twórz lub używaj wstępnie zatwierdzonych szablonów dla powszechnych umów (umowy z dostawcami, NDA, umowy o świadczenie usług). Pomaga to łagodzić ryzyko umowne, dając ci sprawdzone opcje do wykorzystania. 
• Dostosuj szablony do potrzeb Twojego biznesu, ale nie wymyślaj koła na nowo za każdym razem. 
• Regularnie przeglądaj: Okresowo aktualizuj szablony, aby być na bieżąco ze zmianami prawnymi, standardami branżowymi lub priorytetami biznesowymi.

💡Przechowuj szablony w centralnym, łatwo dostępnym miejscu do łatwego pobrania.

3. Przydzielaj własność i odpowiedzialność

Jeśli chodzi o umowy, odpowiedzialność jest kluczowa. Przydziel konkretne role, aby zawsze był ktoś nadzorujący cały proces.

• Wyznacz menedżera umowy lub punkt kontaktowy dla każdej umowy. Ta osoba jest odpowiedzialna za zarządzanie umową od początku do końca, w tym negocjacje, wykonanie i monitorowanie. 
• Włącz zespoły prawne i finansowe wcześnie: menedżer umowy powinien współpracować z zespołami prawnymi i finansowymi, aby zidentyfikować potencjalne ryzyka z prawnego lub finansowego punktu widzenia. 
• Zapewnij regularne przeglądy umów: przydziel kogoś do okresowego przeglądu umów, zwłaszcza w przypadku długoterminowych umów lub krytycznych relacji.

4. Wdrażaj efektywne systemy śledzenia

Zarządzanie ryzykiem umownym to jednak nie tylko własność. Umowy często obejmują produkty i kamienie milowe wrażliwe czasowo. Bez odpowiedniego śledzenia ryzykujesz pominięciem krytycznych terminów, automatycznych odnowień lub warunków płatności.

Możesz: 

• Używać oprogramowania do zarządzania umowami do śledzenia dat umów, terminów, odnowień i kamieni milowych. 
• Ustawić automatyczne przypomnienia o kluczowych wydarzeniach (takich jak zbliżające się daty odnowienia umowy lub terminy płatności), aby nigdy nie przegapić krytycznego terminu. 
• Utrzymywać pulpit umów, który pozwala zobaczyć wszystkie aktywne umowy na pierwszy rzut oka, w tym daty wygaśnięcia i status produktów.

5. Uwzględniaj jasne klauzule rozwiązania i wyjścia

Jeśli sprawy idą źle, będziesz chciał mieć jasną ścieżkę do wyjścia lub renegocjacji umowy. To minimalizuje Twoją ekspozycję na niechciane ryzyka. Więc upewnij się, że:

• Dołączasz klauzule rozwiązania: określ, na jakich warunkach każda ze stron może rozwiązać umowę i jak będzie wyglądał ten proces. 
• Definiujesz strategie wyjścia: jasno określ warunki anulowania lub wycofania się z umowy, w tym wszelkie kary lub opłaty.

6. Przeprowadzaj due diligence

Jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie problemów jest proaktywne zarządzanie ryzykiem. Zasadniczo, odrabianie lekcji na temat drugiej strony. Niezależnie od tego, czy jest to dostawca, partner czy klient, poznanie, z kim wchodzisz w umowę, jest kluczowe dla łagodzenia ryzyka.

• Dokładnie sprawdzaj wszystkie strony: przed podpisaniem, zbadaj kondycję finansową drugiej strony, reputację i historię. 
• Przeglądaj poprzednie umowy: spójrz na historię swojej relacji z drugą stroną. Czy były opóźnienia, problemy z płatnościami lub nierozwiązane spory?

7. Włączaj ekspertów prawnych wcześnie

Może być kusząca chęć po prostu podpisania umów, aby się ich pozbyć lub szybciej zamknąć transakcje, ale eksperci prawni są nieocenieni w zapewnieniu pełnego zabezpieczenia. Strategie łagodzenia ryzyka obejmują:

• Współpracę z zespołem prawnym: zawsze zlecaj prawnikom przegląd umów, zwłaszcza tych o wysokiej wartości lub wysokim ryzyku. 
• Przeprowadzanie przez prawników oceny ryzyka: zespoły prawne mogą pomóc zidentyfikować obszary ryzyka, których możesz nie wziąć pod uwagę (takie jak ryzyka zgodności lub niewykonalne warunki). 
• Negocjowanie w twoim imieniu: jeśli istnieją ryzykowne warunki, twój zespół prawny może pomóc ci przeprowadzić negocjacje umowy i uzyskać korzystniejsze warunki.

💡Jeśli nie masz dużego zespołu prawnego, warto rozważyć umowne przeniesienie ryzyka.

Umowne przeniesienie ryzyka to sytuacja, gdy jedna strona umowy przenosi odpowiedzialność za pewne ryzyka na drugą stronę, zwykle poprzez określone warunki w umowie.

Pomyśl o klauzuli siły wyższej. Zwalnia ona strony z wykonania umowy z powodu zdarzeń poza ich kontrolą (katastrofy naturalne lub wojna). Na przykład: "Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie z powodu działania siły wyższej lub działań rządowych."

Częściej stosowaną klauzulą byłaby tutaj klauzula odszkodowawcza. Gdy jedna strona zgadza się pokryć straty, szkody lub koszty prawne, które mogą ponieść druga strona. Na przykład: "Dostawca zabezpieczy i zwolni Klienta od odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń wynikających z usług Dostawcy."

8. Zapewniaj poufność i bezpieczeństwo

Przy pracy z wrażliwymi danymi, własnością intelektualną lub operacjami biznesowymi, istotne jest, aby umowa zawierała silne postanowienia dotyczące poufności.

• Używaj NDA: w przypadku informacji wrażliwych, Umowa o zachowaniu poufności (NDA) powinna być częścią umów. Zmniejsza to ryzyko ujawnienia tajemnic handlowych i informacji zastrzeżonych. 
• Klauzule ochrony danych: jeśli obsługujesz dane osobowe, upewnij się, że RODO, CCPA lub inne przepisy o ochronie danych są uwzględnione i zaadresowane. 
• Warunki własności intelektualnej: jasno definiuj, kto jest właścicielem własności intelektualnej (IP) i jak może być używana.

9. Regularnie monitoruj i audytuj swoje umowy

Nawet po podpisaniu umowy wymagają one ciągłej uwagi, aby zapewnić, że wszystko jest przestrzegane. Więc:

• Okresowo przeglądaj umowy: sprawdzaj status długoterminowych umów, aby zapewnić zgodność i wprowadzić zmiany w razie potrzeby. 
• Monitoruj wydajność: używaj KPI umów lub umów o poziomie usług (SLA) do śledzenia wykonania umowy z obu stron. 
• Przeprowadzaj audyty umów: w regularnych odstępach czasu audytuj umowy, aby sprawdzić, czy nie ma niezgodności lub potencjalnych wyzwalaczy ryzyka.

10. Edukuj swój zespół

Twój wewnętrzny zespół odgrywa ogromną rolę w łagodzeniu ryzyka umownego - więc upewnij się, że znają oni zawiłości zarządzania umowami:

• Szkol ich w zakresie warunków umownych: upewnij się, że twój zespół rozumie powszechne klauzule umowne i ryzyka. 
• Ucz świadomości ryzyka: pracownicy powinni wiedzieć, jak dostrzegać potencjalne ryzyka w umowach i zgłaszać je do dalszego przeglądu. 
• Ciągła edukacja: informuj swój zespół o najnowszych trendach umownych, wymogach prawnych i najlepszych praktykach.

💡Stwórz skuteczny podręcznik zarządzania ryzykiem umownym dla swojego zespołu, aby każdy wiedział, na co zwracać uwagę podczas przeglądania umów.

Czy technologia może pomóc w zarządzaniu ryzykiem umownym?

Technologia jest dość często odpowiedzią na współczesne problemy - zarządzanie umowami, a w szczególności łagodzenie związanych z nimi ryzyk, jest jednym z takich przypadków.

Możesz zacząć od przejścia z tradycyjnego podpisywania umów na podpisywanie elektroniczne. Dlaczego?

Jest milion powodów, od zaoszczędzonego czasu, pieniędzy i wysiłku, ale także dlatego, że e-podpisy dają ci: 

• Jedno centralne miejsce na wszystkie podpisane umowy, 
• Wszystkie podpisy oznaczone dokładnie ścieżkami audytu umowy (zobaczysz dokładny adres IP podpisującego, a także datę i godzinę podpisu, za każdym razem), 
• Możliwość masowego podpisywania umów za pomocą kliknięcia myszą, 
• Bezpieczny sposób podpisywania, który jest odporny na manipulacje, 
• Umowy podpisywane w ciągu minut, zamiast godzin, dni, a nawet tygodni.

Niech umowy pracują dla Ciebie, elektronicznie - z Autenti. Zarejestruj się i przetestuj Autenti za darmo przez 14 dni, bez karty kredytowej.