Zarządzanie umowami to złożony proces z wieloma naturalnymi wyzwaniami – od czasochłonnych i powtarzalnych zadań po typowe silosy między zespołami, trudności z zamykaniem transakcji czy wydłużone procesy podpisywania dokumentów.
Aby poradzić sobie z tą złożonością, powinieneś zacząć od wprowadzenia dobrze przemyślanej strategii, którą szczegółowo omawiamy w tym artykule.
Istotną częścią tworzenia strategii zarządzania umowami jest ustalenie odpowiednich KPI, śledzenie ich w czasie i oczywiście doskonalenie procesów na podstawie zebranych danych.
W tym artykule omówimy dokładniej, które KPI powinieneś śledzić, aby zarządzanie umowami było jak najbardziej efektywne.
Poruszymy również najlepsze praktyki dotyczące śledzenia KPI i przedstawimy rzeczywiste przykłady mierzalnych KPI w zarządzaniu umowami, aby dać ci lepszy obraz tego, co dokładnie mierzyć.
Zacznijmy.
W skrócie: 15 KPI zarządzania umowami do śledzenia wraz z opisami
Jeśli brakuje ci czasu, zapoznaj się z naszą szybką tabelą KPI zarządzania umowami zawierającą wszystkie wskaźniki omówione w tym artykule.
|
KPI do śledzenia
|
Definicja
|
|
Czas cyklu umowy
|
Czas potrzebny na ukończenie umowy. Od inicjacji do wykonania.
|
|
Czas realizacji zatwierdzenia umowy
|
Szybkość wewnętrznych zatwierdzeń umów.
|
|
Wskaźnik błędów w umowach
|
Częstotliwość błędów, które mogą pojawić się podczas zawierania umowy i wymagać dalszych poprawek.
|
|
Wskaźnik zgodności umów
|
Procent umów spełniających wymogi prawne i regulacyjne.
|
|
Niespełnione zobowiązania i kary
|
Liczba naruszeń i związanych z nimi kar.
|
|
Wynik gotowości do audytu
|
Wynik wskazujący, jak dobrze firma jest przygotowana do nadchodzącego audytu.
|
|
Realizacja wartości umowy
|
Procent osiągniętej oczekiwanej wartości umowy.
|
|
Oszczędności kosztów z negocjacji
|
Kwota zaoszczędzona dzięki korzystnym warunkom.
|
|
Utrata przychodów
|
Utracone przychody z powodu niewłaściwego zarządzania umowami.
|
|
Wskaźnik terminowości dostaw
|
Przestrzeganie terminów przez dostawców.
|
|
Wskaźnik realizacji SLA
|
Procent umów spełniających uzgodnione poziomy usług.
|
|
Częstotliwość sporów
|
Liczba problemów związanych z umowami z dostawcami.
|
|
Satysfakcja wewnętrznych interesariuszy
|
Opinie zespołów pracujących nad umowami.
|
|
Satysfakcja klientów z umów
|
Oceny klientów dotyczące uczciwości i przejrzystości umów.
|
|
Wskaźnik odnowienia i utrzymania
|
Procent umów odnowionych vs. zakończonych.
|
Zarządzanie umowami KPI: dlaczego są tak ważnym narzędziem dla każdego zespołu?
Przejdźmy teraz do szczegółowego wyjaśnienia KPI w zarządzaniu umowami, zaczynając od tego, czym są i dlaczego są ważne.
Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) zarządzania umowami to narzędzie, którego będziesz używać do faktycznego mierzenia, czy proces zarządzania umowami działa zgodnie z twoimi oczekiwaniami.
KPI pomagają znaleźć sposób na śledzenie nie tylko sukcesów twojej firmy, ale także niepowodzeń i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.
Różne zespoły mogą śledzić różne KPI dopasowane do ich obszarów specjalizacji. Na przykład, śledzenie KPI może dostarczyć informacji na temat efektywności zarządzania umowami w następujących konkretnych obszarach:
- Zespoły prawne: mogą śledzić zgodność umów i terminy odnowień, aby zmniejszyć ryzyko prawne i uniknąć kar. Na przykład, monitorując KPI dotyczące wygaśnięcia, zespół prawny może zapobiec automatycznemu odnawianiu już niekorzystnych umów.
- Zakupy: tutaj KPI również mogą pomóc w ogromnym stopniu. Zespoły zakupowe monitorują wydajność dostawców i realizację umów, dbając o utrzymanie efektywności kosztowej. Na przykład, dzięki śledzeniu czasu zamykania transakcji jako KPI, zespół skutecznie zidentyfikował dostawcę, który stale nie spełniał SLA, i renegocjował warunki.
- Finanse: mogą śledzić wartość umowy, warunki płatności i przegapione terminy, aby zoptymalizować przepływ gotówki. Dzięki śledzeniu odpowiednich KPI zespół finansowy oznaczył opóźnione płatności, poprawiając w rezultacie rozpoznawanie przychodów i prognozowanie.
- Zespoły sprzedaży i przychodów: powinny monitorować czas trwania cyklu umowy, aby szybciej zamykać transakcje. Dla sprzedaży, KPI stanowią sposób na znalezienie kluczowych blokad w ich przepływach pracy, które spowalniają czas zamykania transakcji.
- Operacje i zgodność: zapewniają przestrzeganie przepisów poprzez śledzenie KPI związanych z zgodnością. Na przykład, zespół ds. zgodności wykorzystał KPI do potwierdzenia, że wszystkie umowy z dostawcami zawierają wymagane klauzule dotyczące ochrony danych.
- Sprzedawcy i dostawcy: uzyskują wgląd w realizację umów i harmonogramy płatności. Na przykład, dostawca poprawił jakość usług, śledząc KPI wydajności w umowach z klientami.
15 ważnych KPI zarządzania umowami do śledzenia
Przyjrzyjmy się teraz 15 kluczowym KPI zarządzania umowami, które warto śledzić, aby zachować efektywność w różnych obszarach twojego przepływu pracy, zaczynając od efektywności umów.
Wskaźniki efektywności
Zaczynając od wskaźników efektywności, takich jak śledzenie średniego czasu realizacji zatwierdzenia lub czasu potrzebnego na ukończenie całego cyklu życia umowy. Wskaźniki te pomagają śledzić postęp i wydajność operacji zarządzania umowami, administracji umowami i ostatecznie skuteczność całego procesu umownego.
Śledzenie takich wskaźników w zarządzaniu umowami jest kluczowe, ponieważ bezpośrednio wpływa na zwinność biznesową, oszczędności kosztów i redukcję ryzyka.
Aby zmaksymalizować efektywność, możesz zacząć od śledzenia tych wskaźników wydajności zarządzania umowami:
- Czas cyklu umowy: czas potrzebny na ukończenie umowy. Od inicjacji do wykonania.
- Czas realizacji zatwierdzenia umowy: szybkość wewnętrznych zatwierdzeń.
- Wskaźnik błędów w umowach: częstotliwość błędów, które mogą pojawić się podczas zawierania umowy i wymagać dalszych poprawek.
💡 Zobacz, jak Grupa TZMO — międzynarodowy producent i dostawca produktów medycznych, higienicznych i kosmetycznych — zmniejszyła czas przetwarzania umów nawet o 90% dzięki jednemu prostemu rozwiązaniu.
TZMO wdrożyło Autenti do swoich procesów i w rezultacie usprawnił i zautomatyzował przepływ dokumentów, minimalizując potrzebę korzystania z dokumentów papierowych.
Dlaczego?
Ponieważ Autenti pozwala podpisywać dokumenty, w tym różne rodzaje umów, całkowicie online za pomocą e-podpisów – zamiast polegać na tradycyjnym podpisywaniu papierowych dokumentów. Teraz TZMO finalizuje wiele swoich dokumentów w ciągu zaledwie kilku godzin zamiast tygodni.
Wypróbuj Autenti za darmo w 14-dniowym okresie próbnym, aby zobaczyć, jak e-podpisy mogą uprościć procesy zarządzania umowami.
Wskaźniki zgodności i ryzyka
Idąc o krok dalej, kolejną ogromną częścią zarządzania umowami jest oczywiście ograniczanie ryzyka i zgodność warunków umów z przepisami prawnymi.
Aby upewnić się, że twoja firma dobrze radzi sobie w tym obszarze, powinieneś śledzić kilka wskaźników zgodności i ryzyka umownego, takich jak ogólny procent umów spełniających wymogi zgodności lub całkowitą liczbę naruszeń.
Dlaczego?
Głównie po to, aby chronić firmę przed szkodami finansowymi i wizerunkowymi.
Przygotowując firmę do możliwych audytów i monitorując wskaźniki zgodności umów, organizacje mogą identyfikować luki w przestrzeganiu przepisów i proaktywnie rozwiązywać potencjalne naruszenia, zanim się nasilą.
KPI używane do pomiaru zgodności i zarządzania ryzykiem to:
- Wskaźnik zgodności umów: procent umów spełniających wymogi prawne i regulacyjne.
- Niespełnione zobowiązania i kary: liczba naruszeń i związanych z nimi kar.
- Wynik gotowości do audytu: jak dobrze firma jest przygotowana do przejścia audytu.
💡 Oprócz samego monitorowania niespełnionych zobowiązań, kar lub zapewnienia zgodności umów, najlepiej skierować się ku proaktywnemu zarządzaniu ryzykiem.
W ten sposób przejdziesz od gorączkowego rozwiązywania problemów do przewidywania, co może spowodować ryzyko umowy i zajęcia się tym z wyprzedzeniem.
Wskaźniki wyników finansowych
Chociaż każdy aspekt zarządzania umowami, od ograniczania ryzyka w celu uniknięcia kar po szybsze zamykanie transakcji, pośrednio wpływa na wskaźniki wyników finansowych firmy, teraz zagłębimy się w bezpośrednie wskaźniki, które mają wpływ na finanse.
Mówimy konkretnie o sposobach maksymalizacji oszczędności kosztów, optymalizacji przychodów i zapobiegania stratom finansowym.
Na przykład, monitorując realizację wartości umowy, firmy mogą zapewnić, że czerpią pełne oczekiwane korzyści z umów, jednocześnie minimalizując utratę przychodów spowodowaną niewłaściwym egzekwowaniem umów.
Dobrym sposobem na śledzenie finansowego wpływu zarządzania umowami jest mierzenie następujących aspektów:
- Realizacja wartości umowy: procent osiągniętej oczekiwanej wartości umowy. Zmierz zwrot z inwestycji w zarządzanie umowami, na przykład śledząc roczną wartość umowy i porównując ją z początkowymi ocenami wartości umowy i końcowymi realizacjami.
- Oszczędności kosztów z negocjacji: kluczowym wskaźnikiem efektywności (KPI) jest tutaj kwota zaoszczędzona dzięki korzystnym warunkom.
- Utrata przychodów: kolejnym wskaźnikiem do śledzenia są utracone przychody z powodu niewłaściwego zarządzania umowami.
Wskaźniki wydajności dostawców i sprzedawców
Do zawarcia umowy potrzeba dwóch stron, dlatego powinieneś również śledzić ważne wskaźniki związane z wydajnością dostawców i sprzedawców, co ostatecznie pozwoli ci negocjować lepsze warunki i zbudować sieć wydajnych, godnych zaufania dostawców, którzy przyczyniają się do długoterminowego sukcesu.
Ponieważ skupienie się wyłącznie na wewnętrznej stronie rzeczy może pomóc tylko do pewnego stopnia.
Na przykład, menedżerowie umów mogą monitorować wskaźniki terminowości dostaw i realizacji SLA, organizacje mogą oceniać, czy dostawcy spełniają zobowiązania umowne i utrzymują spójność usług.
KPI dla efektywnego zarządzania umowami związane konkretnie z partnerstwami biznesowymi to:
- Wskaźnik terminowości dostaw: zasadniczo przestrzeganie terminów przez dostawców.
- Wskaźnik realizacji SLA: procent umów spełniających uzgodnione poziomy usług.
- Częstotliwość sporów: liczba problemów związanych z umowami z dostawcami.
Wskaźniki satysfakcji klientów i interesariuszy
Na końcu, ale z pewnością nie mniej ważne, omówimy KPI specyficzne dla satysfakcji klientów i interesariuszy, ponieważ są oni bardzo zaangażowani w cały proces, a ich zadowolenie jest kluczowe dla skutecznego prowadzenia biznesu.
Monitorowanie satysfakcji wewnętrznych interesariuszy pomaga identyfikować nieefektywności w procesach umownych, umożliwiając zespołom usprawnienie przepływów pracy i poprawę współpracy między działami.
Z kolei ocena satysfakcji klientów z umów zapewnia, że umowy są jasne, uczciwe i korzystne, zmniejszając tarcia i pielęgnując długoterminowe partnerstwa.
Na przykład, śledzenie odnowień umów i wskaźników utrzymania dostarcza informacji o tym, czy umowy spełniają potrzeby obu stron, pomagając firmom udoskonalać warunki i poprawiać jakość usług.
Optymalizuj zarządzanie umowami, śledząc te wskaźniki satysfakcji klientów i interesariuszy:
- Satysfakcja wewnętrznych interesariuszy: opinie zespołów korzystających z umów.
- Satysfakcja klientów z umów: oceny klientów dotyczące uczciwości i przejrzystości umów.
- Wskaźnik odnowienia i utrzymania: procent umów odnowionych vs. zakończonych.
💡 Zobacz, jak Medicover — dostawca szerokiej gamy świadczeń pracowniczych — zwiększył satysfakcję klientów, przechodząc na podpisy elektroniczne z Autenti, zamiast polegać na długotrwałym tradycyjnym podpisywaniu umów.
"Nie wyobrażam sobie powrotu do starych metod, zarówno dla Medicover, jak i dla naszych klientów. Podpisy elektroniczne stały się standardem."
Łukasz Żuchliński, Kierownik Telesprzedaży w Medicover
Zarządzanie umowami KPI: 5 najlepszych praktyk
Sama znajomość wskaźników do śledzenia nie wystarczy, aby dokładnie wiedzieć, jak najlepiej wdrożyć KPI zarządzania umowami.
Aby zapewnić lepsze praktyki zarządzania umowami i śledzić KPI w sposób, który faktycznie pozwoli uczyć się z wyników i udoskonalać procesy, rozważ następujące wskazówki.
|
Wskazówka
|
Wyjaśnienie
|
|
Użyj systemu zarządzania cyklem życia umowy
|
Oprogramowanie do zarządzania umowami może pomóc w usprawnieniu śledzenia KPI poprzez automatyzację ogromnych części procesu – od tworzenia umów, przez przepływy pracy związane z zatwierdzaniem, kontrole zgodności, aż po przypomnienia o odnowieniach. Zasadniczo zmniejsza to błędy ludzkie, przyspiesza przetwarzanie umów i zapewnia wgląd w wydajność umów w czasie rzeczywistym, często z wykorzystaniem analityki opartej na sztucznej inteligencji.
|
|
Ustal bazowe wskaźniki i poziomy odniesienia
|
Musisz wiedzieć, dokąd zmierzasz i do czego dążysz – nawet w przypadku KPI i zarządzania umowami. Dlatego przed poprawą wydajności zarządzania umowami, ustal wskaźniki bazowe analizując dane historyczne dotyczące czasów cyklu umów, wskaźników zgodności, wydajności dostawców i wpływu finansowego. Dla najlepszych wyników, uwzględnij standardy branżowe, aby zapewnić jasny punkt odniesienia.
|
|
Ustaw cele SMART (Konkretne, Mierzalne, Osiągalne, Istotne, Określone w czasie)
|
Aby napędzać znaczące usprawnienia, KPI powinny być zgodne z celami SMART. Na przykład, zamiast niejasnego celu jak "poprawić efektywność umów", cel SMART brzmiałby: "Zmniejszyć czas zatwierdzania umów z 10 dni do 5 dni w ciągu sześciu miesięcy poprzez uproszczenie tego przepływu pracy związanego z zatwierdzaniem".
|
|
Regularne raportowanie i monitorowanie za pomocą dashboardów
|
Widoczność w czasie rzeczywistym wskaźników takich jak realizacja wartości umowy, przestrzeganie zgodności i wydajność dostawców pomaga decydentom szybko identyfikować problemy i podejmować działania naprawcze – szczególnie jeśli wszystko jest dostępne na zbiorczym dashboardzie.
|
|
Pracuj nad współpracą międzydziałową dla sukcesu KPI
|
Efektywne zarządzanie umowami angażuje wiele działów, od zespołów prawnych po sprzedażowe. Zapewnienie współpracy między tymi zespołami pomaga dostosować śledzenie KPI do szerszych celów biznesowych. Regularne spotkania interesariuszy, wspólny dostęp do dashboardów CLM i jasna komunikacja odpowiedzialności za umowy dodatkowo poprawiają odpowiedzialność i efektywność.
|
Takie podejście do śledzenia KPI zarządzania umowami powinno dać ci przewagę w skutecznym identyfikowaniu sukcesów i porażek w twoich procesach – oraz wprowadzaniu niezbędnych ulepszeń.
Śledzenie odpowiednich KPI pomaga trzymać się kursu
Jak widać powyżej, istnieją różne KPI dla zarządzania umowami, od ogólnej skuteczności umów i sukcesu zarządzania umowami po bardziej konkretne kwestie, takie jak dokładny ROI z umów.
Ale jeśli mielibyśmy dać ci jedną radę w zakresie śledzenia tak złożonego procesu, jakim jest zarządzanie umowami, to byłoby to ustawienie celów SMART (Konkretnych, Mierzalnych, Osiągalnych, Istotnych i Określonych w czasie), aby faktycznie osiągnąć swoje cele i sprawić, by KPI były pomocnym narzędziem, a nie rozczarowaniem.
Zarządzanie umowami ma wiele korzyści, gdy jest wykonywane prawidłowo – upewnij się, że znajdziesz je wszystkie.
