Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 RODO - dla adresatów dokumentów w eSIGN na Platformie Autenti

Obowiązek informacyjny na podstawie artykułu 13 i 14 RODO

Skąd mamy Twoje dane?

Jeżeli jesteś odbiorcą dokumentu za pośrednictwem modułu eSIGN na Platformie Autenti, Twoje dane otrzymaliśmy od Użytkownika Platformy Autenti celem przesłania do Ciebie dokumentu oraz umożliwienia Tobie złożenia na nim podpisu elektronicznego lub dokonania innej czynności (np. parafowania lub komentowania) - w zależności od dyspozycji nadawcy.

Administratorem lub podmiotem udostępniającym nam Twoje dane osobowe jest odpowiedni Użytkownik Konta w Platformie Autenti (działający w swoim imieniu lub w imieniu podmiotu prawnego, który reprezentuje), a nasza platforma stanowi wyłącznie rolę techniczną w zakresie obsługi procesu podpisywania oraz dostarcza na Twoją rzecz odpowiednie usługi zaufania, umożliwiające złożenie oświadczenia woli w postaci podpisu elektronicznego. 

Otrzymując zaproszenie do procesu podpisywania w postaci wiadomości e-mail, informujemy Cię o tym, iż Autenti świadcząc usługę na Twoją rzecz, pełni rolę administratora danych osobowych, choć Twoje dane osobowe pierwotnie otrzymaliśmy od innego podmiotu lub osoby. 

Z chwilą rozpoczęcia świadczenia na Twoją rzecz usługi obsługi podpisywania oraz złożenia podpisu lub jego odrzucenia za pośrednictwem modułu eSIGN na Platformie Autenti, Administratorem Twoich danych osobowych będzie Autenti spółka akcyjna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Święty Marcin 29/8, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem KRS: 0001254852 (dalej „Autenti”) – operator serwisu internetowego udostępnianego pod nazwą “Autenti” – internetowej platformy dostępnej pod adresem www.autenti.com (dalej “Platforma Autenti”).

Ponadto, w zależności od tego jaki rodzaj podpisu elektronicznego został wybrany przez nadawcę, Autenti może przed złożeniem podpisu poprosić Cię o dodatkowe potwierdzenie Twojej tożsamości. Taki wymóg pojawia się w przypadku konieczności złożenia Zaawansowanego e-Podpisu Autenti. Zasady świadczenia usługi znajdziesz w Polityce Usług Zaufania Autenti dla podpisów elektronicznych Autenti oraz obsługi podpisywania dokumentów, dostępnej pod adresem: https://autenti.com/pl/regulaminy.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych przez Autenti?

Do czasu złożenia, odrzucenia podpisu lub wykonania innej czynności w związku z otrzymanym dokumentem, jak również w przypadku niepodjęcia przez Ciebie żadnych działań Twoje dane Autenti będzie przetwarzać w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Autenti (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO): polegającego na dążeniu do realizacji usług określonych Regulaminem Platformy Autenti, w tym zapewnieniu dostępu do treści dokumentu, metadanych procesu podpisywania oraz zabezpieczenia jako dostawca usług odpowiednich dowodów związanych z akcjami dokonywanymi w ramach procesu podpisywania.

Dokonanie czynności związanej z procesem podpisywania (tj. złożenie dyspozycji podpisu, parafowania lub skomentowania) wiąże się z akceptacją Regulaminu Platformy Autenti oraz Polityki Usług Zaufania Autenti dla podpisów elektronicznych Autenti oraz obsługi podpisywania dokumentów, a tym samym zawarcie jednorazowej umowy z Autenti S.A., na świadczenie na Twoją rzecz usług zaufania. W związku z tym, Autenti będzie przetwarzało Twoje dane dla celów:

1. realizacji usług zaufania na Twoją rzecz (na podstawie art. 6 ust 1 lit b RODO),
2. zebrania i zabezpieczenia danych oraz metadanych związanych z wykonaną akcją lub usługą zaufania, w tym przede wszystkim dla celów dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO),
3. na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody - jeżeli zostanie wyrażona, np. marketing produktów lub usług własnych lub Zaufanych Partnerów, z którymi współpracuje Autenti. Przez Zaufanych Partnerów rozumiemy podmioty, z którymi Autenti współpracuje w zakresie realizacji usług określonych Regulaminem Platformy Autenti lub usług związanych z marketingiem usług własnych. Z pełną listą Zaufanych Partnerów możesz zapoznać się na naszej stronie internetowej.

Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?

W związku z tym, że dla celów obsługi procesu podpisywania Twoje dane osobowe uzyskujemy od innego Użytkownika Platformy Autenti, podawanie przez Ciebie danych osobowych zasadniczo nie jest wymagane. Podanie danych osobowych będzie niezbędne wyłącznie wtedy, gdy wymagane jest przez nadawcę złożenie Zaawansowanego e-Podpisu Autenti. Wówczas Autenti zgodnie z wymogami Rozporządzenia eIDAS, zobowiązane jest do weryfikacji tożsamości przed złożeniem podpisu (art. 26 ust 1 eIDAS).

Niezależnie od powyższego, każdorazowo w ramach procesu podpisywania wymagamy potwierdzenia przez Ciebie przesłanych nam danych osobowych, aby móc zawrzeć i wykonać umowę zawartą z Użytkownikiem Konta Platformy Autenti, który nadał dokument oraz aby móc poprawnie świadczyć usługę na Twoją rzecz. 

Dane, które może przekazać nam Użytkownik Konta Platformy Autenti to imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu. Potwierdzenie danych jest dobrowolne, ale wymagane w procesie podpisywania, odrzucenia dokumentu lub dokonania innej czynności związane z dokumentem. Jeśli nie potwierdzisz tych danych osobowych, nie dojdzie do realizacji usługi zainicjowanej przez Użytkownika Platformy Autenti i dokument nie zostanie podpisany, odrzucony, parafowany lub skomentowany.

Dane osobowe, które pozyskujemy dla celów potwierdzenia Twojej tożsamości dla celów świadczenia Zaawansowanego e-Podpisu Autenti są niezbędne do wykonania usługi zaufania zgodnie z przepisami prawa oraz Polityką Usług Zaufania Autenti dla podpisów elektronicznych Autenti oraz obsługi podpisywania dokumentów, a tym samym odmowa ich podania może skutkować odmową świadczenia usługi zaufania na Twoją rzecz.

Jakie masz uprawnienia wobec Autenti w zakresie przetwarzanych danych?

Na podstawie przepisów prawa oraz w związku z charakterem, celem i zakresem przetwarzania danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania. Po złożeniu podpisu elektronicznego lub dokonania innej czynności, sprostowanie danych osobowych nie będzie możliwe, 
• usunięcia swoich danych, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z art. 17 RODO, co oznacza, iż Autenti będzie miało prawo do odmowy lub ograniczenia realizacji Twojego żądania na zasadach opisanych w art. 17 RODO, 
• ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, na zasadach opisanych w art. 18 RODO,
• prawo do przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO - o ile ma to zastosowanie,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Autenti lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego, zgodnie i na zasadach opisanych w art. 21 RODO,
• prawo do cofnięcia udzielonej nam zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania - jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody (jeśli ma zastosowanie),
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

Realizacja przysługujących Ci praw jest realizowana zgodnie z odpowiednimi zapisami RODO, co oznacza, że Autenti przysługuje prawo odmówić ich realizacji lub ograniczyć zakres ich realizacji, jeżeli prawo tego wymaga lub na to zezwala.

Jeżeli masz pytania, chcesz skorzystać ze swojego prawa lub masz jakiekolwiek inne wątpliwości - skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych. Dane znajdziesz poniżej.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe udostępniamy stronom przetwarzanych dokumentów lub transakcji, które zawierasz za pośrednictwem Platformy Autenti oraz podmiotom wspierającym nas w świadczeniu usług drogą elektroniczną, czyli takim, które zapewniają w stosownych przypadkach: usługi płatnicze, wykonują usługi konsultingowe lub audytowe, wspomagają obsługę użytkowników Platformy Autenti, świadczą usługi techniczne m.in. hostingowe (w tym przechowywanie danych w tzw. chmurze) lub telekomunikacyjne, wspierają promocję ofert, współpracują w ramach kampanii marketingowych. 

Twoje dane osobowe może również przekazać właściwym organom publicznym, w tym organowi nadzoru nad usługami zaufania, urzędowi ochrony danych osobowych oraz organom walczącym z oszustwami i nadużyciami, jak prokuratura czy policja, w zakresie toczącego się postępowania.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe przetwarzane w związku ze świadczeniem na Twoją rzecz usług zaufania będą przetwarzane przez okres 6 lat od ich pozyskania lub realizacji usługi zaufania, zgodnie z Polityką Usług Zaufania Autenti dla podpisów elektronicznych Autenti oraz obsługi podpisywania dokumentów lub do czasu realizacji prawa do sprzeciwu, pod warunkiem możliwości jego realizacji. 

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane osobowe przetwarzane są do czasu jej wycofania.

 

Czy przekazujemy Twoje dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) podmiotom spełniającym odpowiedni stopień ochrony, poprzez:

1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej.
2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
4. inne zabezpieczenia spełniające odpowiedni stopień ochrony w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne.

Przekazanie do Państwa trzeciego może się wiązać przede wszystkim z faktu korzystania przez Autenti z systemów lub oprogramowania zwiększających bezpieczeństwo, powszechnie dostępnych narzędzi służących do obsługi klientów i kontrahentów oraz realizacji celów przetwarzania danych osobowych w związku z usługą.

Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże bez profilowania. Automatyczne przetwarzanie danych może wywoływać wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na Twoją sytuację - np. poprzez odmowę świadczenia usługi zaufania na twoją rzecz w przypadku negatywnego wyniku weryfikacji tożsamości., niezbędnej do złożenia podpisu elektronicznego. 

Jak się z nami skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?

Napisz do wyznaczonego przez Autenti inspektora danych osobowych, korzystając ze wskazanych poniżej jego danych kontaktowych: