Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 RODO - dla Użytkowników Platformy Autenti

Kto przetwarza Twoje dane?

Administratorem Twoich danych osobowych jest: Autenti Spółka Akcyjna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Święty Marcin 29/8, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem KRS: 0001254852 (dalej „Autenti”) – operator serwisu internetowego udostępnianego pod nazwą “Autenti” – internetowej platformy dostępnej pod adresem www.autenti.com (dalej “Platforma Autenti”).

Skąd mamy Twoje dane?

Twoje dane otrzymaliśmy od Ciebie:

• podczas rejestracji Konta w Platformie Autenti, w ramach którego zaakceptowany został przez Ciebie Regulamin Platformy Autenti,
• podczas procesu potwierdzenia Konta na Platformie Autenti, lub
• w związku z opcjonalnymi czynnościami dokonywanymi przez Ciebie na Platformie Autenti w ramach ustawień Twojego Konta (o ile konto zostało przez Ciebie aktywowane),
• podczas lub w związku ze złożeniem przez Ciebie podpisu elektronicznego, w ramach modułu eSign.

Twoje dane mogliśmy również otrzymać od administratora Konta organizacji, który dodał Cię jako użytkownika do danego Konta organizacji.

Dane osobowe mogą być również pozyskiwane z innych źródeł lub czynności, które zostały przez Ciebie dokonane w ramach zarządzania Kontem na Platformie Autenti lub w związku z korzystaniem z usług zaufania Autenti.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych przez Autenti?

Twoje dane Autenti przetwarza w celu:

1. realizacji umowy o świadczenie usług określonych Regulaminem Platformy Autenti (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO) np.;
• świadczenia usługi drogą elektroniczną oraz pełnego korzystania z Platformy Autenti, w tym udostępniania odpowiednich funkcjonalności, przeprowadzenia obsługi podpisywania dokumentów,
• umożliwienia rejestracji i zarządza Kontem lub kontami oraz zapewnienia obsługi Konta, obsługi dokumentów, świadczenia usług zaufania podpisu elektronicznego i rozwiązywania problemów technicznych,
• obsługi zgłoszeń, które do nas kierujesz, np. przez formularz kontaktowy,
• informowania Cię o zmianach w usłudze, regulaminach lub politykach,
2. wypełnienia obowiązku prawnego Administratora (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i ust. 3 RODO) np. dla celów:
• podatkowych i rachunkowych,
• obsługi reklamacji,
• weryfikacji Twojej tożsamości,
• archiwalnych i dowodowych, w związku ze świadczonymi na Twoja rzecz uslugami, w tym przede wszystkim usługami zaufania,
3. realizacji prawnie uzasadnionych interesów Autenti (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO): marketingu produktów lub usług własnych,
4. dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody, np.
• na świadczenie przez Autenti usługi newslettera,
• marketingu produktów lub usług poprzez Zaufanych Partnerów, z którymi współpracuje Autenti. Przez Zaufanych Partnerów rozumiemy podmioty, z którymi Autenti współpracuje w zakresie realizacji lub promocji usług określonych Regulaminem Platformy Autenti. Lista Partnerów Zaufanych znajdziesz na stronie internetowej autenti.pl.

Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?

Wymagamy podania przez Ciebie następujących danych osobowych, aby móc zawrzeć i wykonać umowę zawartą z Tobą, a tym samym świadczyć Ci usługę drogą elektroniczną:

• imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu (w przypadku skorzystania przez Ciebie z opcji Konta Osobistego) lub
• imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu oraz nazwę podmiotu, który reprezentujesz (firma) oraz numer NIP  (w przypadku skorzystania przez Ciebie z Konta dla Firm).

Podanie danych jest dobrowolne, ale wymagane. Jeśli nie podasz tych danych osobowych, niestety nie będziemy mogli zawrzeć z Tobą umowy, a w konsekwencji nie będzie możliwe zarejestrowanie Konta na Platformie Autenti.

Dla realizacji usług zaufania takich jak obsługa podpisywania, e-Podpis Autenti czy Zaawansowany e-Podpis Autenti, podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże brak ich podania będzie skutkował brakiem możliwości realizacji tych usług zaufania na Twoją rzecz. 

Potwierdzenie Konta na Platformie Autenti oraz podanie danych osobowych w ramach procesu potwierdzenia tożsamości oraz prawa do reprezentacji (jeśli dotyczy) jest dobrowolne, jednakże może wpływać na możliwość korzystania z niektórych kwalifikowanych usług zaufania, np. Autenti eDelivery.

Jakie masz uprawnienia wobec Autenti w zakresie przetwarzanych danych?

Na podstawie przepisów prawa oraz w związku z charakterem, celem i zakresem przetwarzania danych osobowych, przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, w tym przede wszystkim w ramach dostępnych funkcjonalności zmiany danych na Platformie Autenti,
• usunięcia swoich danych, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z art. 17 RODO, co oznacza, iż Autenti będzie miało prawo do odmowy lub ograniczenia realizacji Twojego żądania na zasadach opisanych w art. 17 RODO, 
• ograniczenia ich przetwarzania, na zasadach opisanych w art. 18 RODO,
• prawo do przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Autenti lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego, zgodnie z art. 21 RODO,
• prawo do cofnięcia udzielonej nam zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania - jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

Realizacja przysługujących Ci praw jest realizowana zgodnie z odpowiednimi zapisami RODO, co oznacza, że Autenti przysługuje prawo odmówić ich realizacji lub ograniczyć zakres ich realizacji, jeżeli prawo tego wymaga lub na to zezwala.

Jeżeli masz pytania, chcesz skorzystać ze swojego prawa lub masz jakiekolwiek inne wątpliwości - skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych. Dane znajdziesz poniżej.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w celu realizacji umowy o świadczenie usług określonych Regulaminem Platformy Autenti, wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Autenti lub w związku prawnie uzasadnionym interesem, a więc czas ich przetwarzania będzie uwarunkowany tym, w jakiej bazie danych Twoje dane się znajdują, oraz dla jakich celów są przetwarzane. 

W zakresie w jakim Twoje dane są niezbędne dla realizacji usługi na Twoją rzecz, dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do:

1. posprzedażowej obsługi klientów (np. obsługi reklamacji czy żądań wobec danych osobowych);
2. zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń;
3. jeśli to niezbędne – prawidłowego świadczenia usług zgodnie z Regulaminem Platformy Autenti lub właściwymi Politykami Usług Zaufania,
4. wypełnienia obowiązku prawnego Administratora (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych, Rozporządzenia eIDAS i innych).

Dane osobowe niezbędne do świadczenia usług zaufania takich jak obsługa podpisywania dokumentów, e-Podpis Autenti lub Zaawansowany e-Podpis Autenti, będą przetwarzane przez okres 6 lat od dnia ich pozyskania. 

Dane osobowe, które przetwarzamy na potrzeby marketingu produktów lub usług własnych, w oparciu o uzasadniony interes prawny, będą przetwarzane do czasu zgłoszenia Twojego sprzeciwu.

Dane przetwarzane na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

W przypadku organizacji programów lojalnościowych, konkursów oraz akcji promocyjnych, w których możesz wziąć udział – będziemy przetwarzać Twoje dane przez czas ich trwania i okres rozliczenia wręczania nagród. W celu rozliczalności tj. udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych będziemy przechowywać dane przez okres, w którym Autenti zobowiązane jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w środowisku informatycznym, co oznacza, że mogą być także tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w  związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testami zmian w systemach informatycznych, wykrywania nieprawidłowości lub ochroną przed nadużyciami i atakami.

Czy przekazujemy Twoje dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) podmiotom spełniającym odpowiedni stopień ochrony, poprzez:

1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej.
2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
4. inne zabezpieczenia spełniające odpowiedni stopień ochrony w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne.

Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże zasadniczo nie będzie to wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Twoją sytuację.

Wyjątkiem może być przetwarzanie danych osobowych w związku potwierdzeniem konta na Platformie Autenti oraz świadczeniem usługi zaufania Zaawansowanego e-Podpisu Autenti, gdzie warunkiem świadczenia usługi jest weryfikacja tożsamości z wynikiem pozytywnym, oraz w stosownych przypadkach wykazanie prawa do reprezentacji podmiotu. W przypadku wyniku negatywnego, Autenti może odmówić realizacji usługi na Twoją rzecz.

Profilowanie danych osobowych przez Autenti polega na przetwarzaniu Twoich danych (również w sposób zautomatyzowany), poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o Tobie, w szczególności do analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań, a także w celach wewnętrznej statystyki, oceny produktu, przede wszystkim jej funkcjonalności.

Autenti może wykorzystywać zautomatyzowane narzędzia, w tym rozwiązania oparte na technologiach sztucznej inteligencji, w celu wspierania wykrywania oszustw i nadużyć, zapewnienia bezpieczeństwa świadczonych usług, podnoszenia jakości usług oraz usprawniania procesów obsługi użytkowników (Infolinia, chat, transkrypcja z rozmów). Wykorzystanie tych narzędzi odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego nadzoru człowieka i nie prowadzi do podejmowania wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.

Jednocześnie informujemy, że Autenti nie wykorzystuje systemów ani aplikacji wykorzystujących sztuczną inteligencję do świadczenia usług zaufania lub  udostępniania Konta na Platformie Autenti, w tym w ramach udostępnianych funkcjonalności. 

Jak się z nami skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych?