Podpis kwalifikowany – nowa funkcjonalność w Autenti

Kwalifikowany podpis elektroniczny to rozwiązanie, z którego na co dzień korzysta niewiele firm, wybierając tradycyjną formę pisemną. Stosowany jest niemal wyłącznie w komunikacji z administracją publiczną, i to ze względu na wymogi prawne dot. niektórych dokumentów. W relacjach między firmami, podpis kwalifikowany praktycznie nie jest wykorzystywany. Tymczasem taka forma podpisywania dokumentów posiada ogromne zalety. Wykorzystując podpis kwalifikowany w Autenti odmienisz sposób zawierania najważniejszych umów w Twojej firmie.

Które dokumenty należy podpisywać podpisem kwalifikowanym?

Zgodnie z prawem podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. W polskich przepisach dla skuteczności niektórych dokumentów czy umów niezbędne jest zachowanie formy pisemnej. Zgodnie z przepisami forma elektroniczna spełnia wszystkie wymagania formy pisemnej. Formę pisemną można uzyskać poprzez własnoręczne podpisanie dokumentu a formę elektroniczną, przez użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Więcej na temat różnych form składania oświadczeń woli znajdziesz na naszej stronie: O formie dokumentowej, elektronicznej i pisemnej

Zachowania formy pisemnej wymagają między innymi umowy o pracę, umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych, wyłączne umowy licencyjne. Więcej rodzajów umów znajdziesz w naszym katalogu dokumentów na stronie https://autenti.com/katalog-dokumentow/

Firmy często narzucają również taką formę zawarcia i zmiany umowy w samej jej treści, mimo że nie jest to wymóg prawny. W ten sposób ograniczają sobie możliwości procedowania i zmian treści takich umów, ponieważ muszą podpisać dokumenty odręcznie.

Jak Bold Pixel korzysta z Autenti do zawierania umów wymagających formy pisemnej?

Wśród klientów Autenti jest wiele firm IT, które tworzą oprogramowanie. Często programiści współpracują z firmami tylko w ramach konkretnych projektów. Wytworzony przez nich kod jest swego rodzaju unikalnym dziełem. W związku z tym firmy powinny zadbać o przeniesienie autorskich praw majątkowych dotyczących wytworzonego oprogramowania, z programistów (zleceniobiorcy) na firmy IT (zleceniodawcy). W takich przypadkach software house’y podpisują z programistami umowy o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych. Tego typu umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 

W podobnym modelu funkcjonuje warszawskie studio gier – BoldPixel. Nad poszczególnymi projektami pracują developerzy, którzy mogą pracować z dowolnego miejsca w Polsce. W tworzeniu gier uczestniczą najlepsi programiści, niezależnie od miejsca, w którym mieszkają. Charakter pracy wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych przez programistów na Bold Pixel, tym samym niezbędne jest wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

Miałem przyjemność już przetestować jak działa podpis kwalifikowany na platformie Autenti na przykładzie własnej firmy. Podpisuję z programistami umowy o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, a tego typu umowy wymagają zachowania formy pisemnej. Charakter pracy specjalistów IT często pozwala na zdalne realizowanie zleceń. Wymóg formy pisemnej znacznie utrudnia i wydłuża proces zawarcia umowy z programistami. – mówi  Kamil Brzeziński, CTO Bold Pixel. – Dzięki Autenti podpisywaliśmy też umowy z partnerami biznesowymi i ku naszemu zdziwieniu po stronie partnera umowa została podpisana szybko i bez dodatkowych pytań mimo, że nie mają konta na Autenti i wcześniej w taki sposób nie podpisywali umów. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny możesz kupić również przez Autenti. Aby dowiedzieć się więcej wejdź na stronę: https://simplysign.autenti.com

Jak nadać dokument w Autenti, który wymaga podpisu kwalifikowanego?

To jakiego rodzaju podpisu możesz użyć na dokumencie określa nadawca dokumentu.

Zaloguj się do Autenti i kliknij “Utwórz nowy dokument” – przejdziesz do ekranu, który pozwoli Ci dodać dokumenty do podpisu oraz wskazać adresatów. Dodając adresatów dokumentu określasz rodzaj podpisu jakiego mają użyć do podpisania dokumentu. W tym przypadku zaznacz “Podpis kwalifikowany”.

Pamiętaj, że w przypadku dokumentów wymagających formy pisemnej, każda ze stron powinna się podpisać z użyciem kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego. Na liście odbiorców przy swoim użytkowniku kliknij “Edytuj” i również zaznacz “Podpis kwalifikowany” jako ten, którym Ty jako nadawca podpiszesz się pod dokumentem. Kiedy uzupełnisz wymagane przy nadawaniu dokumentów pola i dodasz wszystkich adresatów dokumentu, kliknij “Wyślij dokument”. Dopiero wtedy adresaci będą mogli go podpisać.

 

 

Jak podpisać dokument, który wymaga podpisu kwalifikowanego?

Obecnie Autenti umożliwia wykorzystanie mobilnego kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego SimplySign. Oznacza to, że aby podpisać dokument podpisem kwalifikowanym, musisz mieć ważny i działający certyfikat SimplySign. Adresaci dokumentu przesłanego do podpisu, otrzymują e-mail z linkiem prowadzącym do strony internetowej, która wyświetli dokument i pozwoli go podpisać. Po wejściu do dokumentu należy zaznaczyć odpowiednie zgody, wybrać dostawcę certyfikatu (SimplySign) i przejść dalej.

W następnym kroku należy zalogować się na swoje konto SimplySign podając właściwy adres e-mail oraz jednorazowe hasło z aplikacji mobilnej Certum Token.

Po prawidłowym uwierzytelnieniu pojawi się lista dostępnych certyfikatów kwalifikowanych. Wybierz ten którego chcesz użyć do złożenia podpisu i podaj kod PIN do certyfikatu. Następnie kliknij “Podpisz”.

Dokument zostanie podpisany Twoim podpisem kwalifikowanym. Na ostatniej stronie dokumentu pojawia się wizualizacja podpisu wraz z informacjami pobranymi z certyfikatu. Te same informacje znajdują się w warstwie elektronicznej dokumentu.

 

 

Gdy wszyscy adresaci podpiszą dokument, zostaje on dodatkowo opieczętowany elektronicznie przez Autenti. Tak podpisany dokument spełnia wymogi formy pisemnej właśnie dzięki wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego i nie wymaga drukowania i przesyłania pocztą. Po podpisaniu dokumentu przez wszystkich adresatów, jest on udostępniany wszystkim stronom e-mailem i w ramach konta, jeśli je posiadają.

Uwagi

Obecnie Autenti obsługuje podpisywanie dokumentów elektronicznie w formacie PAdES. Oznacza to, że podpisujemy pliki PDF. Podpisy kwalifikowane są często używane do podpisywania plików XML (format XAdES) w komunikacji z administracją publiczną. W ten sposób są na przykład podpisywane i wysyłane sprawozdania finansowe. Na ten moment Autenti nie umożliwia podpisywania dokumentów w formacie XAdES czy CAdES.