Riadenie nákupných zmlúv: ABC pre podniky

Nákupné oddelenia vo veľkých podnikoch sú nenápadní hrdinovia, ktorí udržiavajú operačné kolesá v pohybe. 

Sú zodpovední za obstarávanie tovarov a služieb v rámci globálnych dodávateľských reťazcov, riadenie vzťahov s dodávateľmi a – čo je najdôležitejšie – za všetko to zakotvenie v zmluvách.

Pokiaľ ide o poslednú časť, riadenie nákupných zmlúv nie je len o papierovaní týkajúcom sa rôznych obchodných vzťahov a obstarávania tovarov. 

Je to o zmierňovaní rizík, zabezpečovaní hodnoty a udržiavaní celého podniku mimo problémov.

Čo je riadenie nákupných zmlúv?

Riadenie nákupných zmlúv je proces správy zmlúv týkajúcich sa nákupných úloh počas celého zmluvného životného cyklu. Môžeme povedať, že je to zmes strategického zladenia s rôznymi tímami a externými dodávateľmi, kontroly dodržiavania predpisov a priebežnej zodpovednosti.

Nákupné tímy používajú riadenie zmlúv na zabezpečenie:

• Ceny, podmienky a SLA sú stanovené a vymáhateľné.
• Dodávatelia môžu byť zodpovední za termíny a dodávky.
• Interní zainteresovaní vedia, čo bolo dohodnuté – a náhodou neporušia podmienky.
• Riziká zmlúv (ako automatické obnovenia alebo úniky údajov) sú včas identifikované.

Teraz sa dotkneme viac príkladových scenárov, ktorými prechádzajú nákupné tímy v podnikoch, aby sme lepšie vizualizovali celú vec.

Riadenie nákupných zmlúv: 3 príklady naprieč odvetviami

Pre lepšie pochopenie riadenia zmlúv v nákupných oddeleniach prejdeme tromi konkrétnymi príkladmi z rôznych odvetví – začínajúc svetom technológií.

1. Technologický priemysel: SaaS licencovanie a ochrana súkromia

Predstavte si, že globálna softvérová spoločnosť obnovuje viacročnú SaaS licenčnú zmluvu s poskytovateľom cloudu. Typ zmluvy, s ktorým sa v tomto prípade treba vysporiadať, je softvérová licenčná zmluva s SLA a zárukami prevádzkyschopnosti.

Úlohou nákupu pri správe takýchto zmlúv je v podstate zabezpečiť, aby obnovenie neprinieslo skryté zvýšenie cien, dojednať podmienky pre umiestnenie údajov a súlad (myslite na GDPR, SOC 2) a koordinovať s tímami pre informačnú bezpečnosť a právnymi tímami kontrolu ustanovení o oznamovaní narušení – teda starostlivo preskúmať, čo zmluva hovorí o:

• Čo sa stane, ak dodávateľ utrpí narušenie údajov (napr. je napadnutý, stratí údaje zákazníkov). 
• Ako rýchlo musí dodávateľ oznámiť vašej spoločnosti narušenie (napr. do 24 alebo 72 hodín). 
• Aké zodpovednosti má dodávateľ – ako vyšetrovanie narušenia, riešenie problému alebo pokrytie škôd.

Prečo je nákup dôležitý? 

Dôležitosť nákupu tu spočíva v aktívnej práci na ochrane spoločnosti pred nepriaznivými podmienkami. Napríklad, ak poskytovateľ vypadne alebo nesplní požiadavky, spoločnosť by mohla čeliť výpadkom služieb alebo právnym problémom. Nákup má prehľad o zmluvných podmienkach, ktoré upravujú zodpovednosť, podporu a obnovenie.

2. Farmácia: zmluvy o dodávkach pre klinické skúšky

Teraz budeme analyzovať príklad farmaceutickej spoločnosti, ktorá uzatvára zmluvu s CRO (Contract Research Organization) pre klinické skúšky fázy III. Ešte pred dokončením zmluvy majú nákupné tímy veľa práce.

Je to preto, že keď spoločnosť najíma CRO, zmluva je často vysokej hodnoty, dlhodobá a vysoko regulovaná – takže úloha nákupu zahŕňa výber kvalifikovaného CRO s históriou dodržiavania predpisov a spoľahlivosti.

Tu bude typom zmluvy, ktorú bude musieť nákup spravovať, najpravdepodobnejšie Hlavná servisná zmluva a SOW (Prehlásenie o práci) pre logistiku miesta, laboratórne testovanie a analýzu údajov.

Úloha nákupu v tomto prípade je:

• Zabezpečenie, aby platby založené na míľnikoch boli viazané na skutočné výstupy.
• Monitorovanie zmluvných časových harmonogramov, aby boli v súlade s termínmi regulačných podaní.
• Sledovanie zmien a možných rozšírení rozsahu.
• Dojednanie jasných výstupov, míľnikov a platobných podmienok.
• Zabezpečenie, aby zmluva chránila pred oneskoreniami, chybami údajov alebo regulačnými rizikami.

Prečo je nákup dôležitý? 

Oneskorenia klinických skúšok sú nákladné a môžu narušiť uvedenie produktu na trh. Prehliadnutá klauzula týkajúca sa termínov dodania skúšobného miesta alebo hlásenia údajov môže narušiť celý proces – nákup zabezpečuje, aby peniaze zostali vo vrecku spoločnosti.

3. Výroba: dohody o dodávkach surovín

Teraz si predstavme automobilového výrobcu, ktorý podpisuje dlhodobé dodávateľské zmluvy na oceľ a mikročipy. Typom zmluvy v tomto prípade by mohla byť viacročná nákupná dohoda založená na objeme.

Úlohou nákupu pri správe tohto typu zmluvy by bolo:

• Zafixovať ceny a množstvá počas nestabilných trhových podmienok.
• Monitorovať harmonogramy dodávok a pokuty za oneskorenia.
• Zmierňovať riziká, napríklad pomocou ustanovení o dvojitom získavaní – čo im umožňuje získať materiál prostredníctvom iného dodávateľa, ak prvý trpí zastavením reťazovej produkcie alebo ak je príliš vysoká cenová volatilita.

Prečo je nákup dôležitý? 

Ak dodávateľ zmešká dodávky, celá výrobná linka sa môže zastaviť. Nákup musí sledovať výkonnosť a ustanovenia o obnovení, aby nebol zaskočený.

8 bežných typov nákupných zmlúv

S vedomím príkladových scenárov, ktorým nákupné tímy čelia pri správe zmlúv, preskúmajme najčastejšie typy zmlúv, ktoré celkovo spravujú.

1. Zmluvy s pevnou cenou (FFP)

Manažér nákupu musí poznať zmluvy s pevnou cenou (FFP), čo je typ nákupnej zmluvy, kde kupujúci súhlasí, že zaplatí predávajúcemu stanovenú sumu za definovaný produkt alebo službu, bez ohľadu na skutočné náklady, ktoré predávajúcemu vznikli.

Tieto sú bežné v štátnom aj súkromnom obstarávaní a často sa používajú, keď sú požiadavky projektu jasné a dobre definované. Úlohou nákupu pri zmluvách s pevnou cenou je zabezpečiť jasnú definíciu rozsahu, výber dodávateľa a zmluvné podmienky, ktoré chránia organizáciu a zároveň zabezpečujú kvalitu a včasné dodávky za stanovenú cenu.

Nákupné tímy by si mali dávať pozor na nejasný rozsah a neúplné špecifikácie v zmluvách FFP, pretože akákoľvek nejednoznačnosť môže viesť k sporom, skrytým nákladom alebo dodávkam nízkej kvality. Riadenie vzťahov s dodávateľmi nemôže trpieť a nejasnosti v akejkoľvek komunikácii takmer vždy vedú týmto smerom.

2. Zmluvy s úhradou nákladov

Zmluvy s úhradou nákladov sú dohody, kde kupujúci súhlasí s pokrytím skutočných nákladov predávajúceho vzniknutých počas projektu, plus dodatočný poplatok alebo zisk. Tieto sa zvyčajne používajú, keď rozsah projektu nie je úplne definovaný, alebo keď je potrebná flexibilita.

Úlohou nákupu je tu dohodnúť jasné nákladové štruktúry a mechanizmy dohľadu, sledovať výkonnosť a výdavky a zabezpečiť transparentnosť a zodpovednosť počas celého životného cyklu zmluvy.

3. Hlavné servisné zmluvy (MSA)

Tieto sú základom dlhodobých vzťahov s dodávateľmi. MSA definujú všeobecné podmienky – platba, práva duševného vlastníctva, riešenie sporov – takže budúce projekty s rovnakým dodávateľom nevyžadujú opätovné vyjednávanie od nuly. Nákupné tímy sa sústreďujú na dojednanie priaznivých zastrešujúcich podmienok, ktoré sa škálujú naprieč tímami.

4. Prehlásenie o práci (SOW)

Dohody o prehlásení o práci definujú rozsah, výstupy, termíny a ceny konkrétnej práce v rámci MSA. Predstavte si ich ako "zoznam úloh". Nákupné tímy stanovujú rozsah, výstupy a pokuty za neskorú alebo nekvalitne odvedenú prácu. Pri týchto typoch zmlúv musí nákup určite dávať pozor na nejasnosti. Pretože tie vedú k rozšíreniu rozsahu, vzájomnému obviňovaniu a prekročeniu rozpočtu.

5. Nákupné dohody alebo objednávky (PO)

Nákupné dohody sa používajú na nákup tovaru, materiálov alebo jednorazových služieb. PO sú často automatizované prostredníctvom systémov ERP (Enterprise Resource Planning), ale stále sú viazané na vopred dohodnuté podmienky. Nákupné tímy tu zabezpečujú, aby cenové a dodacie podmienky zodpovedali zmluvným podmienkam. Akékoľvek nezladené podmienky medzi zmluvou a PO môžu spôsobiť spory o faktúrach alebo oneskorenia dodávok.

6. Dohody o mlčanlivosti (NDA)

Základná, ale často prehliadaná zmluva – NDA sa podpisujú skoro, aby umožnili otvorenú diskusiu bez odhalenia duševného vlastníctva, obchodných tajomstiev alebo strategických plánov. Hlavným zameraním je tu ochrana údajov spoločnosti pri začínaní partnerstiev s novými dodávateľmi.

7. Licenčné a SaaS zmluvy

Licenčné a SaaS zmluvy upravujú prístup k softvéru – napríklad cloudovému. Sú plné technických výrazov: limity používania, SLA podpory, záruky prevádzkyschopnosti a vlastníctvo údajov. Nákupné tímy musia zabezpečiť, aby podnik získal to, za čo platí – škálovateľnosť, súlad, podporu. Zvlášť si dávajú pozor na skryté automatické obnovenia, neflexibilné licenčné úrovne alebo nedostatočné práva na údaje, ktoré môžu vytvoriť dlhodobé problémy.

8. Outsourcingové a logistické dohody

Posledné, ale určite nie najmenej dôležité. Nákupné tímy často riešia aj outsourcingové a logistické dohody, ktoré pokrývajú služby tretích strán, ako sú dodávateľské reťazce, skladovanie, zákaznícka podpora alebo dokonca IT helpdesky. Tu dolaďujú Dohody o úrovni služieb, rozsahy služieb, cenové modely a podmienky riadenia rizík.

Proces nákupných zmlúv a osvedčené postupy

Proces zaobchádzania so zmluvami v rôznych tímoch je zvyčajne veľmi podobný, začínate vytvorením zmluvy, potom je zmluva podpísaná a končíte buď obnovením alebo úplným ukončením dohody.

Ale každý tím sa počas rôznych krokov v riadení zmlúv zameriava na svoje vlastné veci.

Pozrime sa teda na osvedčené postupy pre riadenie zmlúv, pokiaľ ide konkrétne o nákupné tímy.

Príjem a zhromažďovanie požiadaviek

Najprv niekto niečo potrebuje. Nákup zhromažďuje podrobnosti, potvrdzuje rozpočet a kontroluje oprávnenosť dodávateľa.

Kľúčové kroky tu sú:

• Potvrdiť požiadavku: aká je presná potreba a prečo je nevyhnutná?
• Validovať rozpočet: zabezpečiť, aby náklady boli v rámci rozsahu a boli na mieste správne finančné schválenia.
• Oprávnenosť dodávateľa: skontrolovať, či je dodávateľ vopred schválený, má správne kvalifikácie a vyhovuje štandardom spoločnosti. V prípade potreby vykonať prieskum trhu na nájdenie správneho dodávateľa.

Osvedčený postup: mať štandardizovaný formulár na príjem požiadaviek, aby sa kľúčové detaily zachytili naraz. Tým sa vyhne zmätku a zabezpečí, že na začiatku nechýbajú žiadne dôležité informácie.

Vypracovanie a vyjednávanie

Keď máte všetky požiadavky, začnete vypracovaním zmluvy a potom vyjednávaním podmienok.

Kľúčové kroky tu sú:

• Prispôsobiť zmluvu: prispôsobiť podmienky presným potrebám, či už ide o úrovne služieb, cenotvorbu alebo ustanovenia o duševnom vlastníctve – najmä pri práci so šablónami. 
• Zapojiť právny tím: právny tím by mal byť zapojený skoro, aby preskúmal podmienky, najmä pri komplexných dohodách alebo keď existuje vysoké riziko, ako príklad, ktorý sme uviedli pri SaaS licencovaní a ochrane údajov. 
• Vyjednať obchodné ochrany: nákupné tímy by mali vyjednať ustanovenia, ktoré chránia spoločnosť finančne a operačne – napríklad pokuty za zmeškané termíny, objemové zľavy, práva na ukončenie alebo obmedzenia exkluzivity. 
• Zladiť záväzky dodávateľa: zabezpečiť, aby zmluva jasne stanovila, za čo je dodávateľ zodpovedný, vrátane štandardov dodávky, reportovania, bezpečnostných požiadaviek a dodržiavania predpisov. 
• Validovať cenové modely: nákup by mal dvojitým spôsobom skontrolovať cenovú štruktúru. Či už fixnú, vrstvovú alebo založenú na používaní, aby zabezpečil, že je v súlade s potrebami podniku.

Osvedčený postup: udržiavať zmluvu jednoduchú a jasnú – používať jednoduchý, priamočiary jazyk všade, kde je to možné, aby sa predišlo nejednoznačnosti.

Schvaľovací postup

Financie, právne oddelenie, compliance, vedúci oddelení a zainteresované strany – každý musí podpísať a "požehnať" obsah zmluvy.

Kľúčové kroky tu môžu vyzerať takto:

• Medzifunkčné schválenie: každé oddelenie musí zabezpečiť, aby zmluva bola v súlade s cieľmi spoločnosti a požiadavkami na dodržiavanie predpisov. 
• Zladenie zainteresovaných strán: nákup by mal dvojitým spôsobom skontrolovať, že zmluva odráža to, čo bolo pôvodne požadované a dohodnuté.

Osvedčený postup: automatizovať pracovný postup. Použitie softvéru na riadenie zmlúv na automatizáciu smerovania schválení urýchľuje proces a znižuje šancu na zlú komunikáciu.

Podpisovanie dokumentu

Keď všetci schválili podmienky, je čas na podpis. Dnes sú digitálne podpisy normou, zjednodušujú proces a zabezpečujú bezpečnosť.

Takže kľúčové kroky tu sú:

• Kontrola úplnosti: zabezpečiť, aby všetky potrebné prílohy, dodatky a prílohy boli pripojené pred podpisom. 
• Potvrdiť identitu dodávateľa: ak je to potrebné, pred podpisom konečného dokumentu potvrdiť identitu dodávateľa. 
• Zabezpečiť, aby tam boli všetky podpisy: overiť, že všetky požadované strany podpísali zmluvu, interné aj externé.

Osvedčený postup: používať bezpečnú a etablovanú platformu pre elektronický podpis, ktorá ponúka všetky funkcie, ktoré potrebujete na skutočné zjednodušenie riadenia a podpisovania nákupných zmlúv.

Napríklad Autenti je úplne bezpečný nástroj na elektronický podpis, ktorý ponúka všetko, čo potrebujete pri podpisovaní nákupných dokumentov. Od overenia identity, cez hromadné podpisovanie, audit trail pre každý predložený podpis, upozornenia, keď dokumenty potrebujú byť podpísané, až po cloudový archív pre jednoduché ukladanie podpísaných zmlúv.

Urobte riadenie nákupných zmlúv bezpečným a jednoduchým s Autenti. Vyskúšajte zadarmo na 14 dní, kreditná karta nie je potrebná.

Ukladanie a prístup

Po vykonaní musí byť zmluva správne uložená pre budúce použitie. Či už ide o audit, vymáhanie alebo obnovenie, jednoduchý prístup k zmluve je kritický.

Kľúčové kroky tu sú:

• Uložiť zmluvu v centralizovanom úložisku: uložiť všetky zmluvy na jednom mieste s kontrolou verzií – napríklad pomocou Autenti. 
• Zabezpečiť jednoduchý prístup: ak nepoužívate nástroj, ktorý to urobí za vás, uistite sa, že dokumenty organizujete sami. Zmluvy by mali byť kategorizované, označené a vyhľadateľné, aby umožnili rýchly prístup v prípade potreby.

Osvedčený postup: implementovať kontrolu verzií na sledovanie zmien v zmluve v priebehu času a predchádzanie zmätku.

Monitorovanie a správa obnovení

Posledný krok je miestom, kde sa mnoho zmlúv rozpadá – pretože nikto nesleduje SLA alebo automatické obnovenia, kým nie je príliš neskoro.

Takže táto fáza je o sledovaní výkonnosti dodávateľa, dodržiavaní zmlúv a nadchádzajúcich obnoveniach, aby sa zabezpečilo, že všetko je presne načas.

Kľúčové kroky tu zahŕňajú:

• Monitorovanie výkonnosti zmluvy: sledovať SLA, míľniky a výstupy, aby sa zabezpečilo, že dodávatelia plnia svoje záväzky. 
• Zostať na vrchole obnovení: nastaviť upozornenia a pripomienky v dostatočnom predstihu pred vypršaním platnosti zmluvy alebo automatickým obnovením.

Osvedčený postup: vykonávať pravidelné kontroly. Či už štvrťročne alebo polročne, kontroly pomáhajú identifikovať problémy s výkonnosťou alebo možnosti úspory nákladov predtým, než sa stanú problémami.

Bežné výzvy, ktorým čelia nákupné tímy v podnikoch

Podnikové riadenie zmlúv je špecifickým prípadom riadenia zmlúv samo osebe. Pridajte k tomu špecifiká nákupu, ako je riadenie dodávateľov, a skončíte s jedinečnými prekážkami.

Výzvy v riadení nákupných zmlúv môžu vyzerať podobne tým, ktoré sme opísali nižšie.

Objem a komplexnosť

Bežnou výzvou v riadení zmlúv je tá objemu a vysokej komplexnosti takýchto dokumentov. Nákupné tímy konkrétne riešia stovky, niekedy tisíce zmlúv ročne. Od jednoduchých objednávok až po masívne viacročné servisné zmluvy, je to veľa na žonglovanie.

Dodržiavanie predpisov

S internými politikami, regulačnými rámcami a medzinárodnými obchodnými zákonmi v hre, zostať v súlade nie je voliteľné—je to kritické.

Každá zmluva musí byť v súlade s:

• Internými kontrolami a schvaľovacími politikami.
• Regulačnými rámcami (myslite na GDPR alebo HIPAA).
• Miestnymi a medzinárodnými obchodnými zákonmi.

Jeden chybný krok? Právna expozícia, pokuty alebo horšie. Nákup musí vyvážiť agilitu so zodpovednosťou.

Koordinácia zainteresovaných strán

Právne, finančné, prevádzkové, IT oddelenia – každý má podiel a nákup je bodom koordinácie. Každá zainteresovaná strana má svoje vlastné priority a nákup musí všetkých zladiť.

Riadenie dodávateľov

Nielen podpisovanie zmlúv, ale zabezpečenie, že dodávatelia dodajú to, čo sľúbili, keď to sľúbili.

Podpísanie zmluvy je len prvým krokom. Zabezpečenie, že dodávateľ:

• Dodá to, čo sľúbil.
• Dosiahne svoje SLA.
• Zostane v súlade.

Je často miestom, kde začína skutočná práca. Nákup musí sledovať, naháňať, eskalovať a vyjednávať, neustále.

Dátové silá a zastarané nástroje

Mnohé nákupné tímy sú stále zaseknuté so zastaranými systémami riadenia zmlúv alebo tabuľkami, čo zabíja viditeľnosť a efektívnosť.

Napriek ich rozsahu, mnohé podniky sa stále spoliehajú na:

• E-mailové vlákna, 
• Zdieľané jednotky, 
• Excel sledovače, 
• A odpojené právne systémy.

Výsledok? Stratené zmluvy, zmeškané obnovenia a nulová viditeľnosť. Nákup nemôže riadiť to, čo nevidí, aj s najlepšou stratégiou riadenia zmlúv.

Čo sa môže zmeniť?

Všetci poznáme dôležitosť riadenia zmlúv, ale poznáme aj výzvy, ktoré s tým prichádzajú. Ako teda zabezpečíte, aby ste mohli využiť všetky výhody riadenia zmlúv, skutočne zefektívňujúc prácu nákupu?

Existuje niekoľko riešení, ktoré môžete pridať do vášho procesu riadenia zmlúv, aby ste pomohli čeliť akýmkoľvek výzvam priamo.

Po prvé, inteligentnejšie využívanie technológií. Nástroje pre riadenie životného cyklu zmlúv (CLM) s podporou AI môžu byť prelomové. Pomáhajú označiť riziká, riadiť obnovenia a ponúkajú viditeľnosť v reálnom čase.

Po druhé, prechod na elektronické podpisovanie z tradičnej papierovej práce. Ako TZMO—globálny výrobca kozmetických, hygienických a zdravotníckych výrobkov skrátil čas spracovania zmlúv až o 90% implementáciou elektronických podpisov s platformou Autenti.

Po tretie, nákup by nemal pracovať izolovane. Integrujte sa s právnym, finančným a prevádzkovým oddelením včas, aby ste sa uistili, že každý zostáva na správnej ceste od začiatku do konca.

Posledné, ale nie najmenej dôležité, používajte šablóny, ale zostaňte flexibilní. Každá dohoda je trochu iná, ale aj každá dohoda má stagnujúce časti, ktoré nemusíte vymýšľať zakaždým.