Manažment predajných zmlúv: 15+ druhov, výzvy a špecifické procesy

Správa HubSpot o stave predaja z roku 2024, ktorá skúmala viac ako tisíc predajných profesionálov, ukazuje, že priemerná hodnota predajnej transakcie je 4000 dolárov.

Už len to dokazuje, že predaj je dôležitým oddelením v každom podniku – ich práca sa priamo premieta do príjmov.

Veľkou súčasťou práce v predaji je vytváranie a podpisovanie zmlúv, ktoré nielen vnášajú profesionalitu do uzatvárania obchodov, ale poskytujú aj právnu ochranu pre kupujúceho aj predávajúceho.

Predajná zmluva je právne záväzná dohoda medzi kupujúcim a predávajúcim, ktorá stanovuje podmienky každého predaja – od ceny, cez obchodné podmienky, až po možné vrátenie peňazí a ďalšie.

V tomto článku sa zameriame presne na to, čo tvorí dobrú predajnú zmluvu, aby sme pokryli všetko, čo potrebujete vedieť pre efektívny manažment predajných zmlúv.

Ako prebieha proces od vytvorenia po podpísanie takejto zmluvy, ako ho možno zlepšiť pomocou technológií a podelíme sa o riešenia najčastejších výziev špecifických pre správu predajných zmlúv.

15+ typov predajných zmlúv

Existuje mnoho typov predajných zmlúv podpisovaných v rámci predajného oddelenia, ktoré závisia od viacerých faktorov, od fázy obchodu až po to, či predávate produkty alebo služby.

Predaj tovaru (hmotné produkty)

Zmluvy na predaj produktov sa zameriavajú na predaj a dodanie fyzických položiek. Tu môžete vypracovávať a podpisovať:

• Kúpnu zmluvu: typ zmluvy špecifikujúci podrobnosti predaja vrátane ceny, množstva, kvality a dodacích podmienok. Kúpne zmluvy sa najčastejšie používajú pre veľké objednávky zásob – pretože bežné nákupy (napr. nákup kancelárskych potrieb) zvyčajne nevyžadujú formálnu kúpnu zmluvu.
• Zmluva o predajnej objednávke: formálne potvrdenie žiadosti zákazníka o nákup, často vydávané po zadaní objednávky.
• Prevodná zmluva: dokument prevádzajúci vlastníctvo tovaru od predávajúceho ku kupujúcemu, často používaný pre jednorazové transakcie.
• Komisionárska zmluva: zmluva, ktorá stanovuje, že tovar je umiestnený u tretej strany (komisionára) na predaj, s platbou po predaji. Predstavte si, že vyrábate ručne robené šperky, ale nemáte vlastný obchod. Dáte svoje šperky do butiku na základe komisionárskej zmluvy. Butik (komisionár) sa bude snažiť predať vaše šperky, ale šperky vlastníte až do ich predaja.
• Dodávateľská zmluva: dlhodobá zmluva, podľa ktorej dodávateľ poskytuje tovar počas stanoveného časového obdobia.
• Distribučná zmluva: zmluva, podľa ktorej spoločnosť umožňuje inej firme distribuovať a predávať svoje produkty. Na rozdiel od komisionárskej zmluvy tu distribútor často platí za produkty vopred, nie len pri predaji.
• Záručná zmluva: špecifikuje podmienky záruk a garancií súvisiacich s produktom.

Predaj služieb ako projektov (zákazková práca)

Práca so službami, najmä projektami na mieru s rôznym rozsahom, vyžaduje odlišnú sadu dokumentov na vytvorenie, podpísanie a uloženie.

Pri práci s projektami na mieru sa môžete stretnúť s:

• Servisné zmluvy: všeobecná zmluva opisujúca rozsah práce, harmonogram, poplatky a zodpovednosti.
• Vyhlásenie o práci (SOW): podrobný dokument špecifikujúci práce, ktoré sa majú vykonať, výstupy a termíny.
• Rámcová servisná zmluva (MSA): MSA sú širšie zmluvy, ktoré riadia viacero projektov medzi dvoma stranami a zameriavajú sa na budúce dohody. Tu obe strany súhlasia s väčšinou podmienok uvedených v dokumente, čo pomáha uľahčiť budúcu prácu na projektoch. Pomáha tiež identifikovať a vyhnúť sa potenciálnym rizikám v dlhodobých partnerstvách.
• Konzultačná zmluva: používa sa pri najímaní konzultantov pre konkrétny projekt, pokrývajúca ciele, poplatky a dôvernosť.
• Zmluva s freelancerom alebo nezávislým dodávateľom: zmluva, ktorá stanovuje podmienky spolupráce pre dočasnú alebo projektovú prácu s externým dodávateľom.
• Dohoda o mlčanlivosti (NDA): podpísaná na zabezpečenie dôvernosti citlivých obchodných informácií zdieľaných počas projektu.

Predaj služieb ako produktov (pevné ceny)

Predaj služieb definovanejším spôsobom než zákazkové projekty môže vyžadovať aj ďalšiu sadu zmlúv.

Tieto zmluvy sa zameriavajú na predaj jednorazových služieb alebo priebežné poskytovanie služieb, všetko v modeli pevných cien, podobne ako produkty z regálu.

Predstavte si predplatné v štýle Netflixu alebo nákup sady článkov s definovaným rozsahom od copywritingovej agentúry.

Tu sa môžu predajcovia stretávať s týmito typmi zmlúv:

• Zmluva o predplatnom: zmluva na opakujúce sa služby, ako SaaS (Software as a Service) alebo členstvá. Definuje platobné podmienky, prístup k službám, podmienky obnovenia, zásady zrušenia a všetky limity používania. Nezamieňať s žiadosťou investora o vstup do komanditnej spoločnosti (LP) alebo dohodou medzi spoločnosťou a novým akcionárom, ktoré sa tiež nazývajú "zmluva o predplatnom".
• Retainerová zmluva: keď klient platí vopred za priebežné služby počas stanoveného časového obdobia.
• Licenčná zmluva: ktorá udeľuje povolenie na používanie softvéru, duševného vlastníctva alebo iných služieb za špecifických podmienok.

Čo by mala zahŕňať dokonalá predajná zmluva? 3 príklady

Predajná zmluva s pevnou cenou

Ako sme už spomenuli, pevné stanovenie cien znamená, že účtujete stanovenú sumu za poskytnutie vašej služby, bez ohľadu na to, či ide o jednorazovú alebo pokračujúcu službu, zakaždým.

Pevné ceny fungujú najlepšie pre vysoko definované služby s podobným alebo rovnakým rozsahom – čo uľahčuje nielen predaj, ale aj poskytovanie takýchto služieb zákazníkom.

V tomto prípade môžu prvky predajnej zmluvy obsahovať nasledujúce ustanovenia, aby boli čo najužitočnejšie:

• Cena a platobné podmienky: jasne uveďte pevnú cenu a platobný harmonogram (napr. plná platba pri dodaní alebo splátky). Toto zabraňuje nedorozumeniam ohľadom nákladov a zabezpečuje finančnú predvídateľnosť pre obe strany.
• Dodanie: definujte časový harmonogram dodania, metódu a podmienky pre prijatie služieb.
• Záruky: špecifikujte štandardy kvality služieb a všetky poskytované záruky. Toto pomôže ochrániť kupujúceho, zabezpečením, že služba spĺňa dohodnuté štandardy kvality.
• Zodpovednosť: načrtnite zodpovednosti za chyby, škody alebo oneskorenia a kto nesie riziko. Obmedzuje finančné riziko pre obe strany priradením zodpovednosti v prípade nepredvídaných problémov.
• Riešenie sporov: stanovte mechanizmy pre riešenie sporov (napr. arbitráž, mediácia). Znižuje právne náklady a zabezpečuje spravodlivý proces pre riešenie nezhôd.

<b>💡 Predajné zmluvy s pevnou cenou sa môžu stať jedným z najľahšie vypracovateľných, keďže úroveň služby a cena zostávajú pevne stanovené – môžete základnú zmluvu považovať za šablónu a použiť ju znova s každým novým zákazníkom.</b>

Predajná zmluva s nákladmi plus marža

Stratégia nákladov plus marža je definovaná ako stanovenie ceny vašich tovarov alebo služieb v dohodnutej ziskovej marži + úhrada nákladov na samotné produkty alebo služby.

Napríklad, najlepšie je použiť cenovú stratégiu nákladov plus marža pri práci s projektami na mieru – najmä keď vaše projekty majú tendenciu presiahnuť pôvodný rozsah.

Tu môže správna predajná zmluva zahŕňať niektoré z nasledujúcich ustanovení:

• Rozpis nákladov a cenový vzorec: definujte prípustné náklady (materiály, práca, réžia) a výpočet ziskovej marže. Toto zabezpečí transparentnosť a zabráni sporom o tom, ako sa stanovuje konečná cena.
• Vyššia moc: riešte nepredvídané udalosti (napr. prírodné katastrofy, narušenia dodávateľského reťazca), ktoré môžu ovplyvniť plnenie. Toto poskytuje právnu ochranu v prípade, že externé faktory znemožnia splnenie zmluvy.
• Audit a overenie nákladov: poskytnite kupujúcemu práva na kontrolu záznamov a overenie nákladov. Pomáha predchádzať nadmernému účtovaniu a zabezpečuje spravodlivé stanovenie ceny.
• Platobné podmienky: špecifikujte, ako a kedy budú náklady uhradené. Zabezpečuje, že predávajúci dostane včasné platby a kupujúci efektívne spravuje výdavky.
• Rozsah práce: podrobne opíšte rozsah a proces pre riešenie úprav projektu. Toto zabraňuje zmätkom ohľadom očakávaní projektu a poskytuje štruktúrovaný spôsob úpravy zmluvy v prípade potreby.
• Výkon a míľniky: stanovte merateľné ciele projektu, termíny a štandardy kvality. Pomáha sledovať pokrok a zabezpečuje, že práca je dokončená podľa plánu.
• Ukončovacie ustanovenie: definujte podmienky, za ktorých môže ktorákoľvek strana ukončiť zmluvu. Toto poskytuje jasnú stratégiu ukončenia, ak nie sú splnené záväzky.

Predajná zmluva o prenájme s možnosťou kúpy

Zmluva o prenájme s možnosťou kúpy je zmluva, pri ktorej si kupujúci prenajíma produkt s možnosťou jeho neskoršieho zakúpenia. Najčastejšie sa používa v oblasti nehnuteľností, prenájmu budov, bytov, domov atď.

Vzhľadom na jej jedinečnú povahu môžete zvážiť pridanie nasledujúcich ustanovení, aby veci prebiehali hladko:

• Doba prenájmu a platobné podmienky: definujte dobu prenájmu, mesačné platby a termíny splatnosti. Toto stanovuje jasné finančné záväzky a predchádza sporom o platbách.
• Možnosť kúpy a cena: špecifikujte podmienky nákupu vrátane ceny a termínu na uplatnenie opcie. Pridanie takéhoto ustanovenia poskytuje jasnosť o tom, ako a kedy môže kupujúci prejsť z prenájmu na vlastníctvo.
• Vlastníctvo: podrobne uveďte, kedy sa prevedie vlastníctvo (napr. po konečnej platbe alebo predčasnom odkúpení). Zabraňuje zmätkom ohľadom právneho vlastníctva a zodpovednosti za majetok.
• Údržba a zodpovednosť: načrtnite zodpovednosti za opravy, poistenie a škody počas doby prenájmu. Chráni obe strany definovaním, kto je zodpovedný za údržbu a náklady na škody.
• Ukončenie: uveďte dôsledky zmeškaných platieb alebo porušení zmluvy. Zabezpečuje, že obe strany rozumejú sankciám za nedodržanie zmluvných podmienok.
• Podmienky vrátenia: ak kupujúci nekúpi, definujte, ako by mal byť produkt vrátený a v akom stave. Toto predchádza sporom o opotrebovaní alebo nesprávnom vrátení.

Proces správy zmlúv: presná úloha predaja

Bez ohľadu na to, akú cenovú stratégiu si zvolíte alebo či podnikáte v oblasti služieb alebo hmotných produktov – proces od vypracovania po podpísanie zmluvy je zvyčajne pomerne podobný.

Fázy zmluvného procesu

5 bežných výziev v manažmente predajných zmlúv + riešenia

Ako vidíme z vyššie uvedeného rozdelenia, manažment predajných zmlúv zahŕňa vytváranie, realizáciu, monitorovanie a obnovovanie zmlúv efektívnym spôsobom. 

Avšak, keďže správa zmlúv vo všeobecnosti prináša množstvo výziev (a samozrejme aj mnoho výhod), práca so zmluvami v predajnom oddelení nie je bez vlastných problémov. Predaj môže obzvlášť trpieť týmito výzvami pri práci so zmluvami.

Nedostatok štandardizovaných zmluvných šablón

• Výzva: Podniky, ktoré nepoužívajú štandardizované zmluvné šablóny, v podstate vyžadujú od predajného tímu, aby pri vypracovávaní zmlúv opätovne vynachádzali koleso. Toto bude nielen časovo náročné, ale môže to tiež viesť k právnym rizikám a nesprávnym interpretáciám, keď sa do dokumentov nevyhnutne dostanú nekonzistentnosti.
• Riešenie: Vyvinúť štandardizované šablóny s jasnými podmienkami pre zabezpečenie jednotnosti – aspoň pre najbežnejšie/najpopulárnejšie prípady vo vašom podnikaní. Môžete použiť softvér na správu zmlúv na jednoduchšie ukladanie a aktualizáciu šablón.

Zdĺhavé schvaľovacie procesy

• Výzva: Schvaľovanie zmlúv často trvá príliš dlho kvôli viacerým zúčastneným stranám, právnym kontrolám a manuálnym procesom. Každý predajca prevrátil očami pri samotnej myšlienke na zdĺhavý schvaľovací proces, keď zákazník už netrpezlivo čaká a obchod visí na vlásku.
• Riešenie: Môžete aplikovať niekoľko riešení, aby boli schvaľovania menej komplikované. Môžete začať používať nástroje pre elektronické podpisy a automatizované systémy pracovných postupov na urýchlenie realizácie zmlúv (akceptácia podmienok a podpisovanie bude prebiehať online a dokumenty sa často budú automaticky presúvať medzi fázami a zainteresovanými stranami). Môžete tiež vybudovať jasnejšie manuálne pracovné postupy, stanoviť KPI na sledovanie času schvaľovania zmlúv a pracovať na jeho zlepšení, držať zainteresované strany zodpovedné za schvaľovanie zmlúv a ďalšie.

Nekonzistentné ceny a platobné podmienky

• Výzva: Nezrovnalosti v cenových štruktúrach a nejasné platobné podmienky môžu spôsobiť straty príjmov a napäté vzťahy s klientmi.
• Riešenie: Štandardizujte cenové modely a platobné podmienky. Okrem toho používajte automatizované fakturačné systémy na zabezpečenie presného účtovania a sledovanie oneskorených platieb.

Slabé ukladanie a vyhľadávanie zmlúv

• Výzva: Mnohé spoločnosti stále používajú fyzické dokumenty alebo neorganizované digitálne súbory, čo sťažuje vyhľadávanie zmlúv v prípade potreby.
• Riešenie: Prijmite cloudové riešenia pre správu zmlúv alebo softvér pre elektronické podpisy, ako je Autenti, ktorý umožňuje jednoduché ukladanie, vyhľadávanie a kontrolu verzií každej podpísanej predajnej zmluvy.

Vysoký objem zmlúv a manuálne procesy

• Výzva: Manuálne spracovávanie veľkého objemu zmlúv zvyšuje chybovosť, oneskorenia a prevádzkové neefektívnosti.
• Riešenie: Používajte šablóny pre opakujúce sa typy zmlúv, zvážte použitie AI na vypracúvanie nových zmlúv a automatizujte časti procesu, ktoré môžete.

Ako si uľahčiť prácu s predajnými zmluvami o 90% pomocou elektronických podpisov

Veľa sme hovorili o predajných zmluvách a ich výzvach. Poďme sa teraz pozrieť na jednu z najlepších metód, ako si prácu s predajnými zmluvami uľahčiť až o 90%.

Metóda, o ktorej chceme hovoriť, je prechod od tradičného k elektronickému podpisovaniu.

Prečo?

Pretože tradičné predajné zmluvy často zahŕňajú tlačenie, podpisovanie, skenovanie a posielanie dokumentov tam a späť emailom, čo vedie k oneskoreniam a neefektívnosti. Elektronické podpisy zjednodušujú proces, robia správu zmlúv rýchlejšou, bezpečnejšou a pohodlnejšou.

Ponúkajú:

• Zvýšenú bezpečnosť: Elektronické podpisy používajú šifrovanie, audítne záznamy a overovanie identity na zabezpečenie zmlúv odolných voči manipulácii – niečo, o čom by mokrý atramentový podpis mohol len snívať. 2FA a biometrické overovanie pridávajú extra bezpečnosť, bránia podvodom a neoprávneným zmenám. Elektronické podpisy sú tiež plne v súlade s vládnymi štandardmi, ako je eIDAS.
• Rýchle podpisovanie a okamžitá realizácia: Zmluvy môžu byť podpísané v priebehu minút z akéhokoľvek zariadenia. Automatizované pripomienky urýchľujú uzatváranie obchodov, znižujú oneskorenia a skracujú predajný cyklus na zvýšenie príjmov.
• Jedna verzia dokumentu: Spolupráca v reálnom čase zabezpečuje, že všetky strany pracujú na rovnakom dokumente. Zmeny sú sledované a zaznamenávané pre transparentnosť, eliminujú sa chyby, nedorozumenia a problémy s kontrolou verzií. Napríklad s Autenti môžete pridávať elektronické podpisy do už podpísaných dokumentov!
• Online podpisovanie odkiaľkoľvek: Podpisujte zmluvy na diaľku na počítačoch, tabletoch alebo smartfónoch, čo odstraňuje lokačné bariéry pre medzinárodný predaj a umožňuje globálne uzatváranie obchodov.
• Hromadné podpisovanie jedným elektronickým podpisom: Posielanie hromadných zmlúv a získanie viacerých podpisov jedným kliknutím – ideálne pre zmluvy s vysokým objemom a obnovenia.

Vezmite si napríklad Autenti. Okrem ponuky všetkých vyššie uvedených charakteristík platforma prichádza so všetkými typmi elektronických podpisov už od prvého predplatného.

S Autenti získate:

*SES podpisy sú najuniverzálnejšie, umožňujúce podpísať 90% obchodných dokumentov, pričom sú zároveň najjednoduchšie na vytvorenie.

Vyskúšajte Autenti zdarma na 14 dní a zistite, ako sa vaša predajná zmluva zmení k lepšiemu.