Platforma Autenti rozširuje svoju ponuku o interaktívne formuláre. Táto nová funkcia umožňuje importovať hotovú šablónu dokumentu, efektívne zhromaždiť potrebné údaje, napríklad od zamestnancov, uchádzačov, dodávateľov alebo zákazníkov poskytujúcich technické informácie, doplniť nimi obsah dokumentu a následne plynule prejsť k podpisu dokumentu. Všetko prebieha v rámci jedného uceleného procesu, čo umožňuje automatizovať fázu, ktorá doteraz vyžadovala ručné dopĺňanie údajov získaných inými kanálmi, napr. e-mailom.
Obtiažne prepisovanie údajov
V mnohých organizáciách sú proces zberu údajov od zákazníka alebo zamestnanca a samotný moment podpísania dokumentu dve úplne oddelené, navzájom nesúvisiace fázy. V štandardnom modeli prebieha proces takto:
- Základný obsah vzniká v externom textovom editore.
- Dokument sa ručne dopĺňa údajmi (často na základe e-mailov alebo osobných dotazníkov).
- Hotový súbor sa nahraje na platformu a odošle na elektronický podpis.
Takýto spôsob práce spôsobuje konkrétne problémy: neustále prepínanie medzi nástrojmi, ručné opakovanie tých istých krokov pri každom novom klientovi a chýbajúci jednotný, ucelený pracovný postup.
Hlavná zmena: formuláre usporiadajú fázu zhromažďovania informácií
Autenti eSign Forms zasahujú práve do tejto fázy procesu. Neslúžia na vytváranie obsahu od nuly, ale na bleskové zhromažďovanie údajov, ktoré musia byť súčasťou hotového dokumentu. Nová funkcia sa osvedčí najmä tam, kde:
Kedy sa oplatí použiť interaktívne formuláre?
- Keď na prípravu dokumentu potrebujete informácie, ktoré ešte nemáte kompletné – napr. rozmery, materiál a sklon strechy vo fotovoltaickom odvetví, výber jedál alebo mimoškolských aktivít vo vzdelávaní, alebo údaje pre dôchodkové programy a personálne dokumenty.
- Keď dokument vychádza z pevnej šablóny, ale jeho obsah závisí od údajov poskytnutých druhou stranou – zamestnancom, uchádzačom, zákazníkom, dodávateľom, partnermi alebo opatrovateľmi.
- Keď chcete eliminovať ručné prepisovanie informácií z e-mailov, formulárov, tabuliek alebo správ do dokumentov.
Od práce v niekoľkých programoch k jednému pracovnému toku v Autenti
V súčasnosti sa digitálny podpis často považuje len za „poslednú rovinku“ na dlhej administratívnej ceste. Samotné zhromažďovanie informácií a ich „vpisovanie“ na príslušné miesta v zmluve prebieha mimo platformy.
Interaktívne formuláre presúvajú túto namáhavú fázu do jedného bezpečného prostredia. Výhoda je okamžitá: tím používa menej nástrojov, eliminuje ručné kopírovanie údajov a celý proces sa stáva oveľa koherentnejším a odolnejším voči chybám (napr. vďaka validácii polí).
Najväčšia pridaná hodnota pre šablónové dokumenty
Interaktívne formuláre boli navrhnuté s ohľadom na prevádzkové procesy. Ideálny dokument pre túto funkciu je taký, ktorý má pevnú štruktúru, vyžaduje iba vyplnenie konkrétnych polí (napr. IČO, suma, dátum, výber možnosti zo zoznamu) a používa sa hromadne.
Príklady použitia (Use cases):
- Onboarding a HR dotazníky.
- Objednávkové formuláre (napr. vo fotovoltaickom odvetví alebo v B2B).
- Súhlasy a vyhlásenia.
- Žiadosti zamestnancov.
- Štandardné administratívne dokumenty.
Kľúčové výhody pre organizáciu:
- Obmedzenie ručného vypĺňania údajov v externých súboroch.
- Výrazne zvýšenie štandardizácie zhromažďovaných informácií.
- Okamžité odosielanie dokumentov na podpis.
- Odpadá potreba opakovaného ukladania, exportovania a presúvania súborov medzi programami.
- Prenesenie zodpovednosti za vyplňovanie údajov na podpisujúceho.
„Zistili sme, že firmy chcú jedným plynulým procesom pokryť nielen samotný moment elektronického podpisu, ale aj fázu zberu údajov a vyplňovania šablóny, ktorá mu bezprostredne predchádza. Najväčšia hodnota našej novej služby sa prejavuje pri opakovaných dokumentoch. Interaktívne formuláre výrazne zjednodušujú prácu a skracujú cestu od získania informácií od klienta až po konečné podpísanie zmluvy.“
Kinga Biernacka, produktová manažérka, Autenti
Čo interaktívne formuláre NIE sú?
Interaktívne formuláre sa najlepšie osvedčujú pri zbere údajov a štandardizácii podpisu. Nie sú však nástrojom na:
- Vytvárania zložitých zmlúv od nuly.
- Spoločnej úpravy obsahu viacerými osobami v reálnom čase.
- Vyjednávania ustanovení, komentovania alebo práce v režime návrhov.
- Automatického prenosu údajov do systémov HR, CRM alebo ERP – v súčasnosti sa export vykonáva ručne vo forme súboru CSV.
- Jednorazového zadávania údajov do viacerých dokumentov tej istej osoby – každý dokument sa vypĺňa samostatne.
- Spustenie procesu pre viacerých príjemcov jednou akciou – každý proces dnes vyžaduje samostatné spustenie.
- Úplnej overovania totožnosti alebo statusu spoločnosti (KYC/KYB) – ide o samostatný proces odlišný od elektronického podpisu, pokročilého či kvalifikovaného, ktorý formulár podporuje.
Právne oddelenia budú naďalej vypracúvať základný obsah zmlúv vo svojich obľúbených editoroch. Úloha interaktívnych formulárov začína o krok neskôr: ide o rýchle zhromaždenie údajov, doplnenie chýbajúcich polí v už vypracovanej šablóne dokumentu a plynulý prechod k podpisu.
Prečo je toto rozlíšenie také dôležité?
Pochopenie tejto hranice pomáha organizáciám lepšie vyberať nástroje podľa typu procesu. Umožňuje to jasne odlíšiť štandardné hromadné prevádzkové dokumenty (ktoré by sa mali automatizovať pomocou formulárov) od jedinečných, zložitých zmlúv vyžadujúcich niekoľkotýždňové rokovania v textovom editore. Vďaka tomu spoločnosti prestávajú spracovávať všetky svoje dokumenty rovnakým, často neefektívnym spôsobom.
Ďalší krok vo vývoji dokumentového workflow
Zavedenie interaktívnych formulárov zapadá do dôslednej stratégie spoločnosti Autenti: vytvorenia platformy, ktorá zahŕňa ďalšie, prirodzene na seba nadväzujúce etapy práce s dokumentom. Rozširujeme náš ekosystém tým, že na jednom mieste spájame vyplňovanie údajov, elektronický podpis a ďalšiu správu dokumentu v rámci obchodného procesu.
- Pre súčasných používateľov je to príležitosť presunúť ďalšiu časovo náročnú fázu z externých programov priamo do Autenti.
- Pre nových klientov je to sľub bezproblémového a jednoduchého modelu práce s opakovanými dokumentmi – bez nutnosti umelého oddeľovania fázy zberu údajov a podpisu.
Zhrnutie
Autenti eSign Forms dopĺňajú chýbajúcu fázu moderného dokumentového procesu. Účinne vyplňujú prevádzkovú medzeru medzi surovou, statickou šablónou a hotovým, právne záväzným a podpísaným dokumentom.
O spoločnosti Autenti
Autenti je európska platforma na autorizáciu dokumentov a uzatváranie zmlúv cez internet, plne kompatibilná s nariadením eIDAS 2.0. Ponúkame komplexné digitálne prostredie na zjednodušenie dokumentových procesov, ktoré zahŕňa: elektronické podpisy, overovanie totožnosti, kvalifikované elektronické doručovanie a služby ochrany, validácie a archivácie dokumentov.
Kontakt pre médiá:
Natalia Gębska – manažérka pre komunikáciu
press@autenti.com
