O klientovi

Bank Millennium, jedna z předních finančních institucí v Polsku, implementoval digitální HR řešení ke zjednodušení personálních procesů, zejména během přechodu na hybridní a vzdálenou práci. Bank zaměstnává tisíce pracovníků a efektivní správa zaměstnanecké dokumentace se stala klíčovou výzvou.

Problém

Bank Millennium zahájil spolupráci s platformou Autenti z důvodu nutnosti přizpůsobit své HR procesy potřebám hybridní a vzdálené práce. Tento požadavek urychlil rozhodnutí banky zavést digitální správu HR dokumentů, včetně elektronického podepisování.

Proces podepisování zaměstnaneckých dokumentů dříve často zahrnoval nutnost cestování a osobních schůzek, zejména při prodlužování smluv nebo jejich dodatků. Další výzvou byla logistika – dokumenty musely být předávány k podpisu ředitelům, jejichž nabitý kalendář a omezený čas často celý proces zpomalovaly.

Řešení

Bank Millennium implementoval platformu Autenti, která umožňuje vzdálené podepisování dokumentů. Díky tomuto řešení mohou ředitelé a zaměstnanci komunikovat na platformách jako MS Teams odkudkoli a kdykoli. Dokumenty jsou přidány na platformu a smlouvy jsou uzavírány elektronicky v reálném čase, přičemž podepsaný originál je k dispozici ihned.

„Díky platformě Autenti mohou zaměstnanci podepisovat dokumenty na dálku. Týká se to především personálních dokumentů, jako jsou předběžné smlouvy, pracovní smlouvy, dodatky, školící smlouvy, smlouvy o palivových kartách a rozhodnutí týkající se sociálního fondu,“ uvádí Monika Ruraż–Lipińska, vedoucí personálního týmu Banku Millennium.

Výsledek

Nový proces zcela eliminoval potřebu tisknout, podepisovat, skenovat smlouvy a dlouze čekat na originály.

„Podepisování dokumentů trvá jen několik minut, což výrazně zkracuje HR procesy. Zároveň optimalizujeme naše zapojení a minimalizujeme riziko, že příjemce neobdrží dokument včas nebo na správnou adresu. Navíc šetříme náklady tím, že už nepotřebujeme kurýrní služby pro doručení dokumentů. Významný je také ekologický přínos – není potřeba tisknout papírové dokumenty, uchovávat je ani archivovat,“ vysvětluje Monika Ruraż–Lipińska.

Zvýšila se také bezpečnost dokumentů díky jejich validaci a ochraně integrity obsahu.

„Zajištění autenticity a integrity obsahu dokumentu je klíčovou výhodou nové platformy. Procesování a podepisování probíhá podle přesně definovaných pravidel. K dokumentům mají přístup pouze oprávněné osoby. Během procesu podpisu a předávání dokumentu nemůže nikdo měnit jeho obsah, takže podepsaný dokument je vždy v souladu s originálem. Validační potvrzení pak zajišťuje podrobná zpráva od Autenti ve formátu PDF, která obsahuje výsledek ověření podpisů a elektronických pečetí. Tento report lze stáhnout po dokončení procesu,“ dodává Monika Ruraż–Lipińska.