O kliencie 

Bank Millennium, czołowa instytucja finansowa w Polsce, wdrożył cyfrowe rozwiązania HR, aby usprawnić procesy kadrowe w obliczu przejścia na pracę zdalną i hybrydową. Bank zatrudnia tysiące pracowników, a nowym wyzwaniem stało się efektywne zarządzanie dokumentami pracowniczymi.

Problem

Dla Banku Millennium impulsem do rozpoczęcia współpracy z Autenti była konieczność dostosowania procesów kadrowych do pracy zdalnej i hybrydowej. Fakt ten przyspieszył decyzję banku o wprowadzeniu cyfrowej obsługi dokumentów HR, w tym podpisów elektronicznych.

Proces podpisywania dokumentów kadrowych w banku wiązał się często z koniecznością podróżowania i odbywania spotkań, szczególnie przy przedłużaniu umów lub ich aneksowaniu. Dodatkową trudnością w logistyce był fakt, że umowy powinny być przekazywane do podpisu przez dyrektorów, którzy mają z reguły napięte kalendarze i mocno ograniczone zasoby czasowe.

Rozwiązanie

Bank Millennium wprowadził platformę Autenti, umożliwiającą zdalne podpisywanie dokumentów. Dzięki nowemu rozwiązaniu dyrektorzy mogą spotykać się z pracownikami na Teamsach, w dowolnym miejscu i czasie. Dokument dodawany jest do platformy - umowa zawierana jest na bieżąco, elektronicznie i tego samego dnia, a podpisany elektronicznie oryginał jest dostępny od razu.

“Dzięki platformie Autenti pracownicy mają możliwość podpisywania dokumentów zdalnie. Dotyczy to w pierwszej kolejności dokumentów kadrowych – umów przedwstępnych, umów o pracę, aneksów, umów szkoleniowych, umów o karty paliwowe i decyzji dotyczących funduszu socjalnego" – mówi Monika Ruraż–Lipińska, kierująca Zespołem Kadr w Banku Millennium.

Szkolenie z platformy Autenti zapewniło płynne przejście na nowy styl pracy i ułatwiło pracownikom pełne wykorzystanie możliwości narzędzia.

Efekty

Nowy proces wyeliminował drukowanie, podpisywanie, skanowanie umów oraz długie oczekiwanie na oryginały.

Monika Ruraż–Lipińska –"Podpisywanie dokumentów trwa zaledwie kilka minut, co znacząco skraca procesy HR. Przy okazji optymalizuje nasze zaangażowanie i minimalizuje ryzyko, że odbiorca nie otrzyma dokumentu w terminie lub na wskazany adres. Dodatkowo oszczędzamy na wyeliminowaniu z kosztów przesyłek kurierskich, które służyły do dostarczenia dokumentów. Nie bez znaczenia jest również aspekt środowiskowy, czyli brak konieczności wydruku dokumentów papierowych, przechowywania ich i archiwizowania”.

Zwiększone zostało również bezpieczeństwo dokumentów, dzięki ich walidacji i ochronie integralności treści.

“Zabezpieczenie autentyczności i integralności treści dokumentu to podstawowa zaleta nowej platformy. Procesowanie i podpisywanie odbywa się w ściśle określony sposób. Dostęp do dokumentów mają wyłącznie upoważnione do tego osoby. W procesie podpisywania i przekazywania dokumentu nikt nie może zmienić jego treści, dlatego podpisany dokument jest zawsze zgodny z oryginałem. Poświadczenie walidacji to z kolei wystawiony przez Autenti szczegółowy raport w formacie PDF z informacją o wyniku weryfikacji podpisów i pieczęci elektronicznych, który można pobrać po zakończeniu procesu." – podsumowuje Monika Ruraż–Lipińska.