O klientovi

Bank Millennium, popredná finančná inštitúcia v Poľsku, implementovala digitálne riešenia HR na zjednodušenie personálnych procesov počas prechodu na prácu na diaľku a hybridnú prácu. Banka zamestnáva tisíce pracovníkov a efektívna správa zamestnaneckých dokumentov sa stala kľúčovou výzvou.

Problém

Podnetom pre začatie spolupráce Banky Millennium s platformou Autenti bola potreba prispôsobiť personálne procesy hybridnej a vzdialenej práci. Tento požiadavok urýchlil rozhodnutie zaviesť digitálnu správu HR dokumentov, vrátane elektronických podpisov.

Pred implementáciou bolo podpisovanie personálnych dokumentov často spojené s nutnosťou cestovania a osobných stretnutí, najmä pri predlžovaní zmlúv alebo ich dodatkoch. Ďalšou komplikáciou bolo odovzdávanie dokumentov na podpis riaditeľom, ktorých nabitý program a časové obmedzenia proces spomaľovali.

Riešenie

Bank Millennium zaviedla platformu Autenti, ktorá umožňuje vzdialené podpisovanie dokumentov. Riaditelia tak môžu komunikovať so zamestnancami prostredníctvom platforiem, ako je MS Teams, kdekoľvek a kedykoľvek. Dokument sa pridá na platformu a zmluva sa uzavrie elektronicky v reálnom čase – podpisovaný originál je dostupný okamžite.

„Vďaka platforme Autenti môžu zamestnanci podpisovať dokumenty na diaľku. Týka sa to predovšetkým personálnych dokumentov, ako sú predbežné zmluvy, pracovné zmluvy, dodatky, školské zmluvy, zmluvy o palivových kartách a rozhodnutia o sociálnom fonde,“ vysvetľuje Monika Ruraż–Lipińska, vedúca personálneho tímu Banky Millennium.

Výsledok

Nový proces odstránil potrebu tlačiť, podpisovať a skenovať zmluvy a čakať na ich originály.

„Podpisovanie dokumentov trvá len niekoľko minút, čo významne skracuje HR procesy. Zároveň optimalizujeme naše zapojenie a minimalizujeme riziko, že príjemca dokument nedostane včas alebo na správnu adresu. Navyše šetríme náklady, pretože už nepotrebujeme kuriérne služby na doručenie dokumentov. Významný je aj ekologický prínos – nie je potrebné tlačiť papierové dokumenty, uchovávať ich ani archivovať,“ vysvetľuje Monika Ruraż–Lipińska.

Nový proces tiež zvýšil bezpečnosť dokumentov vďaka ich validácii a ochrane integrity obsahu.

„Zabezpečenie autenticity a integrity obsahu dokumentu je kľúčovou výhodou novej platformy. Proces podpisovania a spracovania dokumentov prebieha v presne definovanom režime. K dokumentom majú prístup iba oprávnené osoby. Počas procesu podpisovania a odovzdávania dokumentov nemôže nikto meniť ich obsah, a tak je podpisovaný dokument vždy zhodný s originálom. Validačné potvrdenie zahŕňa podrobnú správu vo formáte PDF vystavenú platformou Autenti, ktorá obsahuje informácie o overení podpisov a elektronických pečatí. Tento report je dostupný na stiahnutie po dokončení procesu,“ dodáva Monika Ruraż–Lipińska.