3 zastosowania e-podpisu w firmie

Szybkość, wygoda, maksymalna oszczędność – nie tylko czasu, ale też pieniędzy. Tak w skrócie można przedstawić najważniejsze zalety związane z elektronicznym podpisywaniem dokumentów. I choć jeszcze do niedawna wiele osób uważało to za rozwiązanie rodem z science-fiction, dziś e-podpis jest już rzeczywistością i zyskuje na popularności! Co więcej, korzystają z niego już nie tylko najwięksi gracze na rynku tacy, jak Alior Bank, PKO BP czy BNP Paribas, ale również średni i mali przedsiębiorcy. Nic dziwnego, e-podpis w firmie to doskonałe rozwiązanie dla każdej organizacji – bez względu na jej wielkość czy branżę, w której działa!

Elektroniczne podpisywanie dokumentów – od banków do Twojej firmy

Nawiązując do typowo finansowych brandów, czyli wspomnianych już dobrze znanych marek: Alior Bank, PKO BP i BNP Paribas, e-podpis znakomicie sprawdza się choćby do zawierania różnego rodzaju umów bankowych. Po pierwsze: jest to bezpieczne rozwiązanie, a jak wiadomo, w przypadku branży finansowej, bezpieczeństwo ma szczególnie duże znaczenie. Po drugie: nie wymaga użycia papieru. Można więc zapomnieć o stosach papierów poupychanych w szafkach, segregatorach i na regałach. Całą niezbędną dokumentację wystarczy bowiem przechowywać na komputerach bądź w chmurze. I w końcu po trzecie: e-podpis to bajecznie wygodna propozycja dla osób, które szanują swój czas i nie chcą go tracić.

Za sprawą Autenti, dokumenty możesz podpisywać w każdym miejscu na świecie!

Jak więc się okazuje, cyfryzacja jest już nie tylko przyszłością, ale staje się też naszą rzeczywistością, z której chętnie korzystają np. banki w Polsce. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, by e-podpisu używać również w swojej firmie, usprawniając tym samym wiele kluczowych procesów. Jakie zastosowania może mieć e-podpis? O tym więcej w dalszej części artykułu.

E-podpis do nawiązywania współpracy z nowymi pracownikami

E-podpis to rozwiązanie, które ma bardzo szerokie spektrum zastosowań i może być z powodzeniem wykorzystywany np. w obszarze HR do nawiązywania współpracy z nowymi pracownikami. Nie ma tu znaczenia czy jako przedsiębiorca chcesz podpisać umowę zlecenia, o dzieło czy o pracę – każdą z nich z powodzeniem sfinalizujesz za pomocą e-podpisu. Wprowadzenie elektronicznego podpisywania dokumentów z nowymi czy obecnymi pracownikami to nie tylko oszczędność czasu, ale również pieniędzy. Wystarczy kilka kliknięć - nie trzeba niczego drukować czy wysyłać tradycyjnie, np. pocztą lub kurierem. Wszystkie dokumenty związane z zatrudnianiem nowych pracowników, można z łatwością w dosłownie kilka minut wysłać i podpisać, wykorzystując podpis elektroniczny.

Uwaga: choć do zdecydowanej większości dokumentów kadrowych w zupełności wystarczy zwykły podpis elektroniczny, najwięcej możliwości da Ci kwalifikowany podpis elektroniczny. Dzięki niemu możesz szybko i bezpiecznie podpisywać również dokumenty, które wymagają zachowania formy pisemnej (pod rygorem nieważności). W innych przypadkach wystarczy Ci zwykły e-podpis. Takie zawieranie umów jest prawnie wiążące i przede wszystkim dużo bardziej komfortowe dla obu stron, niż tradycyjna forma.

Elektroniczne podpisywanie dokumentów – usprawnienie prac wewnątrz firmy

Zawieranie umów z pracownikami to dopiero początek długiej listy możliwości, jakie wiążą się z e-podpisem. Pamiętaj o tym, że równie doskonale sprawdzi się w dokumentacji wewnętrznej. Za sprawą zaledwie kilku kliknięć możesz np. podpisać regulamin pracy, wynagradzania i premiowania, zakres obowiązków pracowników, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, zawrzeć umowę ubezpieczenia czy formalnie potwierdzić powierzenie mienia (laptopa, samochodu służbowego itd.) pracownikowi. Tego typu dokumenty możesz szybko i bezpiecznie podpisać nawet bez wychodzenia ze swojego gabinetu – pod warunkiem, że zdecydujesz się wykorzystać podpis elektroniczny.

Do innych dokumentów wewnętrznych, które z łatwością podpiszesz swoim e-podpisem, należą między innymi:

• wnioski urlopowe,
• rozliczanie delegacji,
• protokoły zdawczo-odbiorcze,
• pełnomocnictwa dla pracowników,
• orzeczenia lekarskie,
• świadectwa pracy,
• PIT-11 i PIT-40.

E-podpis w firmie – do podpisywania umów z klientami i podwykonawcami

E-podpis w firmie to świetne narzędzie do zawierania różnego rodzaju umów z Twoimi klientami. Korzystając z niego za pośrednictwem platformy Autenti, można np. podpisywać i wysyłać:

• umowy o zachowaniu poufności, które zabezpieczają strony przed wyciekiem poufnych informacji;
• umowy ramowe z klientami i aneksy do nich;
• zlecenia i zamówienia od klientów;
• faktury dla klientów i podwykonawców (także z opcją tzw. poświadczenia doręczenia);
• briefy;
• dokumentację przetargową.

Jak więc widzisz, Autenti i e-podpis w firmie to coś, co znacznie usprawnia działanie przedsiębiorstwa i zapewnia szybką oraz bezpieczną wymianę różnego rodzaju dokumentacji. 

W przypadku e-podpisu w firmie, nie ma znaczenia czy klient przebywa w tym samym mieście co Ty, jest z innego miasta, a może nawet z innego kraju – cały proces podpisywania niezbędnej dokumentacji odbywa się zdalnie, więc odległość nie ma tu żadnego znaczenia. 

Podpisywanie dokumentów w tradycyjny sposób przebiega nie tylko dłużej (w optymistycznym wariancie: kilka dni), ale jest obarczone np. ryzykiem zaginięcia przesyłki lub opóźnienia terminu jej dostarczenia. Może zdarzyć się również, że w dokumentacji brakuje np. pieczątki czy innego, ważnego elementu – załatwiając wszystko przez platformę Autenti, możesz wszystkie zmiany wprowadzać o wiele sprawniej, prowadząc tym samym do szybszego załatwienia formalności z klientem.

Elektroniczne podpisywanie dokumentów z korzyścią dla wszystkich stron

Wbrew pozorom, e-podpis to nie tylko ogromne ułatwienie w codziennej pracy przedsiębiorców. To także świetny sposób na budowanie wizerunku firmy wśród obecnych, nowych, ale także potencjalnych klientów oraz kandydatów do pracy. Organizacje, które chętnie korzystają z tego rozwiązania mogą być bowiem uważane za odważne, idące z duchem czasu i nie bojące się nowych wyzwań – również technologicznych.

Dzięki e-podpisowi zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy oszczędzacie swój cenny czas na pracę administracyjną i możecie go wykorzystać na inne, ważniejsze zadania, np. kontakt z klientami czy udoskonalanie swoich produktów i usług. 

I w końcu, jak pokazują ostatnie wydarzenia ze świata – podpis elektroniczny to niezawodne rozwiązanie, które nawet w dobie pandemii koronawirusa jest najbezpieczniejszym i dla wielu osób również jedynym możliwym sposobem zawierania umów i podpisywania ważnych dokumentów.