Administracja umów a zarządzanie umowami: to samo czy coś innego?

Administracja umów to jeden z najbardziej niejasnych i często błędnie rozumianych terminów w świecie umów. Dzieje się tak głównie dlatego, że istnieją różne definicje administracji umów.

W tym artykule omówimy dwie główne definicje administracji umów, skupiając się bardziej na jednej z nich. Porównamy również administrację umów z zarządzaniem umowami, analizując, jak te obszary się nakładają i jak mogą skutecznie się wzajemnie wspierać.

Główne punkty artykułu

• Administracja umów obejmuje wszystko, co dzieje się przed podpisaniem umowy. Chodzi o przygotowanie, przegląd, negocjowanie warunków i zapewnienie zgodności z wewnętrznymi procedurami. To proces przygotowania umowy do podpisania.
• Zarządzanie umowami to natomiast wszystko od pomysłu do KPI. Przed i po podpisaniu umowy. Obejmuje tworzenie umowy, monitorowanie wyników, zarządzanie ryzykiem, zapewnianie zgodności i wprowadzanie niezbędnych korekt w całym cyklu życia umowy.
• Administrator umów = koncentracja na etapie przed podpisaniem, zapewnienie, że umowa jest prawnie poprawna i gotowa do realizacji.
• Menedżer umów = głównie koncentracja na etapie po podpisaniu, śledzenie wyników i zarządzanie ryzykiem przez cały okres trwania umowy.

Czym jest administracja umów?

W zależności od tego, kogo pytasz – lub w jakiej branży działasz – administracja umów może oznaczać dwie bardzo różne rzeczy.

"Administracja umów oznacza przygotowanie lub zlecenie przygotowania planów projektu, pozyskiwanie prawa drogi, składanie ofert i nadzór nad budową (...)." Źródło

Według jednej z powszechnych interpretacji, administracja umów odnosi się do wszystkiego, co dzieje się przed podpisaniem umowy. Obejmuje to zadania takie jak redagowanie warunków, koordynowanie przeglądów prawnych i wewnętrznych, wydawanie RFP (zapytań ofertowych), ocenę dostawców i negocjowanie klauzul.

Celem jest upewnienie się, że umowa jest prawnie poprawna, komercyjnie opłacalna i zgodna z celami organizacji przed jej podpisaniem.

Ale administracja umów może również oznaczać coś zupełnie innego, a mianowicie wykonanie umowy po jej przyznaniu.

"Administracja umów oznacza administrację umową po jej zawarciu w celu zapewnienia zgodności z warunkami umowy zarówno przez wykonawcę, jak i podmiot zamawiający." Źródło

W tym kontekście administrator umowy jest odpowiedzialny za zapewnienie, że podpisana umowa jest prawidłowo realizowana. Monitoruje więc dostawy, terminy, płatności, zmiany zamówień, zgodność i wszelkie problemy, które mogą pojawić się w trakcie cyklu życia umowy.

Obie definicje są poprawne, a termin ten jest często używany w różny sposób w zależności od sektora. Kluczowe jest zrozumienie, jak twoja organizacja lub branża definiuje tę rolę – ponieważ ma to bezpośredni wpływ na to, kto co robi i kiedy.

Na potrzeby tego artykułu skupimy się na definicji, że administracja umów to całe planowanie i obowiązki wykonywane przed podpisaniem umowy.

Jaka jest różnica między zarządzaniem umowami a administracją umów?

Zarządzanie umowami to szeroki proces nadzorowania umowy od momentu, gdy jest ona tylko pomysłem, napisanym w czyjejś skrzynce odbiorczej, aż do mierzenia, jak dobrze działa po jej podpisaniu.

Obejmuje wszystko, od tworzenia umowy i negocjowania warunków, po śledzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), zapewnienie spełnienia zobowiązań, zapobieganie naruszeniom umowy i planowanie odnowień lub zakończenia. Jest zarówno strategiczne, jak i operacyjne.

Administracja umów ma natomiast węższy zakres. Koncentruje się na fazie poprzedzającej podpisanie – upewniając się, że wszystkie właściwe elementy są na miejscu, zanim ktokolwiek podpisze dokument ręcznie lub kliknie myszką w przypadku e-podpisów.

Oznacza to koordynację interesariuszy, zbieranie zatwierdzeń, rozwiązywanie poprawek i przygotowanie dokumentu do wykonania. Można o tym myśleć jako o procesie, który przygotowuje umowę do uruchomienia.

Oczywiście, między nimi istnieje pewne nakładanie się.

Menedżer umów może wspierać proces tworzenia i negocjacji (co brzmi jak administracja), a administrator umów może zwracać uwagę na ryzyka lub sugerować zmiany wpływające na długoterminowe wyniki (co brzmi jak zarządzanie).

Granice zacierają się, a w mniejszych zespołach jedna osoba może wykonywać obie role. Główna różnica sprowadza się jednak do koncentracji: administracja umów dotyczy doprowadzenia do podpisu; zarządzanie umowami dotyczy wszystkiego, co następuje po tym momencie.

Etapy umowy a administracja i zarządzanie umowami

Jakie umiejętności są wymagane w administracji umów a jakie w zarządzaniu umowami?

Umiejętności potrzebne w administracji umów

1. Dbałość o szczegóły
   Administratorzy muszą być skrupulatni podczas przeglądania projektów umów, identyfikowania niespójności i upewniania się, że wszystkie warunki są jasne i dokładne. Każda klauzula ma znaczenie, więc oko do szczegółów jest kluczowe.
2. Znajomość terminów prawnych i języka
   Niezbędna jest solidna znajomość języka prawniczego i prawa umów. Administratorzy muszą zapewnić, że umowa jest zgodna ze wszystkimi odpowiednimi przepisami i politykami firmy, zanim zostanie podpisana.
3. Silne umiejętności komunikacyjne
   Ponieważ administratorzy często pełnią rolę pomostu między zespołami prawnymi, interesariuszami biznesowymi i dostawcami, muszą potrafić skutecznie komunikować się ze wszystkimi stronami – wyjaśniając wymagania, tłumacząc poprawki i utrzymując płynność procesu.
4. Umiejętności organizacyjne
   Administratorzy umów zajmują się wieloma wersjami dokumentu, zatwierdzeniami, podpisami i terminami. Bycie wysoce zorganizowanym jest kluczowe dla śledzenia wszystkich ruchomych części.
5. Umiejętności negocjacyjne
   Choć nie zawsze stanowi to centralną część roli, administratorzy często muszą negocjować warunki (lub przynajmniej koordynować proces negocjacji umowy), aby zapewnić, że końcowa umowa odzwierciedla najlepsze interesy organizacji.

Umiejętności potrzebne w zarządzaniu umowami

1. Myślenie strategiczne
   Menedżerowie umów muszą myśleć długoterminowo, rozważając trwające relacje z dostawcami, szersze cele biznesowe i to, jak umowa wpisuje się w te cele. Chodzi o tworzenie wartości, a nie tylko o wypełnianie zobowiązań.
2. Umiejętności zarządzania projektami
   Zarządzanie umową wymaga żonglowania terminami, monitorowania wyników i koordynacji między zespołami. Silne umiejętności zarządzania projektami są niezbędne, aby wszystko było na dobrej drodze i aby osiągać kamienie milowe.
3. Zarządzanie ryzykiem
   Menedżerowie umów muszą identyfikować, oceniać i rozwiązywać ryzyka podczas realizacji umowy. Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie wydajnością dostawcy, kwestie zgodności, czy rozszerzanie zakresu, kluczową umiejętnością jest proaktywne zarządzanie ryzykiem.
4. Komunikacja i zarządzanie relacjami
   Menedżerowie umów działają jako główny punkt kontaktowy dla dostawców, zespołów prawnych i wewnętrznych. Potrzebują doskonałych umiejętności interpersonalnych i komunikacyjnych, aby utrzymać silne, pozytywne relacje przez cały okres trwania umowy.
5. Umiejętności analityczne i rozwiązywania problemów
   Menedżerowie umów stale analizują wskaźniki wydajności, identyfikują trendy i rozwiązują pojawiające się problemy. Umiejętność interpretacji danych i znajdowania rozwiązań problemów jest kluczowa.

W skrócie:

• Administratorzy umów wyróżniają się w szczegółowych, skoncentrowanych na aspektach prawnych zadaniach, które przygotowują umowę do realizacji.
• Menedżerowie umów koncentrują się na strategicznym nadzorze, realizacji i bieżących wynikach, zapewniając, że umowa dostarcza wartość.

Administracja umów a zarządzanie umowami: podejścia do zarządzania ryzykiem

Administracja umów: frontalne zapobieganie ryzyku

Administratorzy umów zajmują się ryzykiem, zanim umowa zostanie podpisana. Ich zadaniem jest identyfikowanie czerwonych flag w języku, wykrywanie niespójnych warunków i upewnianie się, że wszystkie niezbędne przeglądy prawne i biznesowe się odbywają. To tutaj zapobiega się ryzyku, zanim zostanie ono włączone do umowy.

Typowe zadania związane z ryzykiem obejmują:

• Oznaczanie niejednoznacznych lub jednostronnych klauzul
• Upewnianie się, że język odpowiedzialności i wypowiedzenia spełnia wewnętrzne standardy
• Sprawdzanie konfliktów z innymi umowami lub politykami
• Weryfikowanie, czy wymagania dotyczące zgodności i regulacyjne są uwzględnione
• Eskalowanie ryzyk do zespołu prawnego lub kierownictwa przed podpisaniem

Zarządzanie umowami: monitorowanie i reagowanie na ryzyko

Po uruchomieniu umowy, zadaniem menedżera umów jest monitorowanie i reagowanie na ryzyka w miarę ich pojawiania się. Obejmuje to zapewnienie, że dostawy są realizowane, terminy nie ślizgają się, a dostawcy (lub zespoły wewnętrzne) wywiązują się ze swoich zobowiązań.

Typowe zadania związane z ryzykiem obejmują:

• Śledzenie dat wygaśnięcia i odnowienia
• Zarządzanie rozszerzaniem zakresu i zmianami zamówień
• Monitorowanie wydajności dostawcy i umów SLA
• Zapewnienie zgodności z kluczowymi warunkami (np. ubezpieczeniami, raportowaniem, audytami)
• Wcześniejsze sygnalizowanie potencjalnych naruszeń i koordynowanie odpowiedzi

Razem te dwie dyscypliny tworzą kompletny cykl zarządzania ryzykiem. Administratorzy chronią biznes przed podpisywaniem złych umów. Menedżerowie chronią biznes przed niepowodzeniem dobrych umów.

Jak administracja umów i zarządzanie umowami mogą współpracować?

Nawet gdy administracja umów i zarządzanie umowami są obsługiwane przez różne osoby – lub zespoły – cel końcowy jest ten sam: umowa, która działa.

Ale jeśli komunikacja między nimi się załamie, ryzykujesz błędy, opóźnienia lub co gorsza, podpisaną umowę, której nikt nie może właściwie zrealizować.

Oto jak utrzymać płynne przekazywanie (i współpracę):

1. Wyjaśnij role na wczesnym etapie
   Zacznij od jasnego zdefiniowania, kto za co odpowiada. Kto jest odpowiedzialny za zbieranie wewnętrznych zatwierdzeń? Kto zajmuje się informacjami zwrotnymi z negocjacji od dostawcy? Kto śledzi kluczowe klauzule pod kątem zgodności po podpisaniu? Nie zakładaj – prowadzi to tylko do duplikowania pracy lub pomijania zadań.
2. Używaj wspólnych narzędzi
   Jeśli administrator i menedżer pracują w różnych systemach, sprawy szybko się komplikują, zwłaszcza w przypadku umów korporacyjnych. Wspólne platformy – takie jak system zarządzania cyklem życia umów (CLM) – utrzymują wszystkich na bieżąco z najnowszą wersją, statusem i odpowiedzialnościami. Jeśli pełny CLM nie jest dostępny, nawet wspólny tracker lub pulpit nawigacyjny może znacznie pomóc.
3. Udokumentuj przekazanie
   Po podpisaniu umowy powinien istnieć jasny punkt przejścia. Krótkie podsumowanie podkreślające kluczowe daty, zobowiązania, ryzyka i wszelkie specjalne warunki. Pomaga to menedżerowi umowy przejąć sprawy bez konieczności przeglądania 40-stronicowego PDF. Rozważ użycie standardowego "arkusza przekazania" lub dokumentu podsumowującego.

Potwierdź, że wszystkie warunki umowy są uzgodnione i podpisane.
Przedstaw podsumowanie krytycznych dat, kamieni milowych i rezultatów.
Podkreśl wszelkie ryzyka zidentyfikowane w procesie przeglądu.
Upewnij się, że menedżer umowy ma dostęp do wszystkich niezbędnych systemów i danych.
Zaplanuj spotkanie w celu przeglądu przekazania, odpowiedzi na pytania i wyjaśnienia oczekiwań.

1. Pozostań w obiegu po podpisaniu
   To, że umowa jest podpisana, nie oznacza, że administrator znika. Jeśli pojawią się problemy (jak źle sformułowana klauzula lub pominięty warunek), spostrzeżenia administratora mogą być pomocne. Regularne kontrole między obiema rolami, zwłaszcza podczas transakcji o wysokiej wartości lub wysokim ryzyku, mogą wyłapać problemy, zanim się rozrosną.
2. Zbuduj pętlę informacji zwrotnej
   Menedżerowie umów często uczą się trudnych lekcji: które warunki powodują tarcia, którzy dostawcy konsekwentnie nie dotrzymują terminów, które klauzule są źle rozumiane. Te informacje zwrotne powinny trafić z powrotem do administratorów umów, aby przyszłe projekty mogły zostać ulepszone. W ten sposób dobry język umowy ewoluuje z czasem.

Oprogramowanie dla płynnej współpracy

Oprogramowanie do zarządzania umowami

Platformy do zarządzania umowami są zaprojektowane do wspierania pełnego cyklu życia umowy – od tworzenia do odnowienia.

Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z rozwiązania do zarządzania umowami, pomoże ci ono, jako menedżerowi umów, śledzić terminy, wskaźniki wydajności, zobowiązania i wymagania zgodności. Są one również przydatne podczas administracji umów, zwłaszcza gdy zawierają funkcje takie jak kontrola wersji, automatyczne przepływy pracy zatwierdzania i biblioteki klauzul.

Oprogramowanie do podpisu elektronicznego

Oprogramowanie do podpisu elektronicznego to miejsce, gdzie administracja umów często się kończy. Narzędzia takie jak Autenti umożliwiają zespołom wysyłanie, śledzenie i kończenie procesów podpisywania wydajnie i bezpiecznie, z pełnymi ścieżkami audytu i kontrolą wersji – wszystko online.

Te platformy są niezbędne do zamknięcia pętli wykonania, przyspieszając finalizację umów bez drukowania, skanowania lub poszukiwania fizycznych podpisów.

Nawet większe firmy, zatrudniające za granicą, wymagające ściślejszego bezpieczeństwa umów, mogą bezpiecznie korzystać z Autenti, aby ułatwić podpisywanie umów jak nigdy dotąd. Bank Millennium podpisuje dokumenty HR i umowy za pomocą Autenti, co pozwala im łatwo zaspokoić potrzeby pracowników zdalnych, zachowując pełne bezpieczeństwo.

"Dzięki platformie Autenti pracownicy mogą podpisywać dokumenty zdalnie. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów HR – umów wstępnych, umów o pracę, aneksów, umów szkoleniowych, umów na karty paliwowe i decyzji dotyczących funduszu socjalnego." Monika Ruraż–Lipińska, Kierownik Zespołu HR w Banku Millennium

Uczyń współpracę przy administracji i zarządzaniu umowami płynną jak masło, dzięki podpisywaniu elektronicznemu Autenti.

Zobacz dokładnie, kto podpisał jaki dokument, kiedy, z jakiego urządzenia, identyfikuj klientów, dostawców, pracowników, a co najważniejsze – zatrzymaj nadmiar dokumentacji zalewający Twoje archiwa.

Wypróbuj za darmo przez 14 dni, bez karty kredytowej.