Wysyłanie dokumentów do podpisu na platformie Autenti jest bardzo proste i szybkie. Rekordziści robią to w kilkanaście sekund. Warto jednak na chwilę się zatrzymać i poznać dodatkowe możliwości wysyłania dokumentów przez Autenti, które mogą jeszcze bardziej ułatwić Twoją pracę.
Instrukcję jak użyć krok po kroku poniższych opcji, znajdziesz w poniższym artykule i materiale filmowym.
Dodaj wiadomość dla odbiorców
Wysyłając dokument do podpisu możesz załączyć do niego wiadomość, którą otrzyma każdy wskazany przez Ciebie adresat. Wiadomość wyświetli się w e-mailu z linkiem do dokumentu, na liście dokumentów w Autenti oraz w panelu podpisywania.
Nasi użytkownicy najczęściej korzystają z wiadomości, aby odwołać się do ustaleń między stronami czy wskazać kolejne kroki po podpisaniu dokumentu.
Wersja językowa
Jeśli podpisujesz dokument z obcokrajowcami możesz zmienić jego wersję językową. Oświadczenie zapoznania się z dokumentem oraz Karta Podpisu będzie wówczas w języku angielskim. Karta Podpisu jest wizualizacją składanych podpisów elektronicznych. Więcej na ten temat dowiesz się tutaj (Karta podpisów, czyli jak zobaczyć podpis elektroniczny).
Kolejność podpisywania
Jeśli zależy Ci na tym, aby odbiorcy złożyli podpisy w określonej kolejności, zaznacz opcję "kolejność podpisywania". Następnie przeciągnij poszczególnych adresatów na odpowiednie miejsce na liście odbiorców. Dzięki temu możesz śledzić kiedy i który odbiorca otrzyma dokument do podpisu. Podpis można złożyć dopiero wtedy, gdy zrobi to poprzednia wytypowana osoba.
Pamiętaj! Jeśli ktokolwiek odrzuci dokument, żadna z osób po tej osobie nie otrzyma linku do dokumentu. Adresaci, którzy otrzymali dokument "do wglądu" nie są uwzględniane w kolejności podpisywania. Wszyscy otrzymują do niego dostęp w momencie wysłania.
Wysyłaj do osób prywatnych i przedstawicieli firm
Dokumenty w Autenti możesz wysyłać zarówno do osób fizycznych jak i przedstawicieli firm. Dla osób fizycznych wymagane dane to imię, nazwisko i adres e-mail. W przypadku gdy podpisującym dokument ma być reprezentant firmy, podczas dodawania odbiorców zaznacz opcję “Reprezentant organizacji” i dodatkowo uzupełnij pola: stanowisko, nazwa firmy i numer NIP. Te dane pojawią się na Karcie Podpisów.
Książka adresowa
Jeśli dokumenty nadajesz często do tych samych odbiorców, możesz ich dodać do książki adresowej. Dzięki temu nie musisz każdorazowo uzupełniać tych samych danych. Przy każdym kolejnym wysyłaniu dokumentu, odbiorców wybierasz z książki.
Do wglądu lub do podpisu
Wysyłając dokument, możesz wskazać, którzy odbiorcy mają go podpisać, a którzy tylko śledzić proces podpisywania. Po złożeniu podpisów przez wskazanych adresatów, osoby, które miały wyłącznie podgląd również otrzymają podpisany dokument na swoją skrzynkę e-mail.
Pamiętaj! Ty jako nadawca również nie musisz podpisywać dokumentu. Możesz zmienić swoje ustawienia przez edycję na liście odbiorców.
Sposób weryfikacji podpisujących
W zależności od tego jaki dokument podpisujesz i z kim, możesz użyć różnych rodzajów podpisu elektronicznego. Każdy z nich wiąże się z innymi danymi wykorzystywanymi do weryfikacji odbiorcy.
Weryfikacja adresem e-mail (zwykły e-podpis) - użyj tej opcji jeśli chcesz szybko podpisać dokument z odbiorcą lub już jesteś z nim w jakiejś relacji. Odbiorca może podpisać dokument dzięki dostępowi do wskazanego przez Ciebie adresu e-mail. Taka weryfikacja jest prawnie wiążąca i umożliwia zawieranie umów w formie dokumentowej.
Weryfikacja kodem SMS (zaawansowany e-podpis) - poza adresem e-mail, odbiorca musi mieć też dostęp do wskazanego przez Ciebie numeru telefonu. Podczas procesu podpisywania, na ten numer wysyłany jest jednorazowy kod SMS, który jest niezbędny do podpisania dokumentu. Taka weryfikacja jest prawnie wiążąca i umożliwia zawieranie umów w formie dokumentowej.
Podpis kwalifikowany - możesz zażądać, aby odbiorca złożył na dokumencie podpis kwalifikowany. Jest to najwyższa forma weryfikacji podpisującego. Zgodnie z prawem jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu. Dzięki temu możesz za pośrednictwem platformy Autenti zawierać umowy w formie pisemnej.
Pamiętaj! Obecnie na platformie Autenti można wykorzystać 3 rodzaje kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego:
