Akademia Leona Koźmińskiego to według rankingu dziennika „Financial Times” najlepsza uczelnia biznesowa w Europie Środkowo-Wschodniej. Wysoką jakość kształcenia potwierdzają prestiżowe międzynarodowe akredytacje AACSB, EQUIS i AMBA, składające się na tzw. potrójną koronę akredytacyjną. Na studiach licencjackich, magisterskich, podyplomowych i MBA oraz w szkole doktorskiej studiuje tu 9000 osób, w tym prawie 2000 cudzoziemców. Uczelnia stawia na nowoczesne rozwiązania. Szanując czas i dbając o bezpieczeństwo swojej społeczności w czasie pandemii, Akademia Leona Koźmińskiego zdecydowała się wprowadzić u siebie rozwiązanie Autenti. Dariusz Wronikowski, Dyrektor IT w ALK, opowiedział o tym, jak elektroniczny obieg dokumentów i podpis elektroniczny zmieniły funkcjonowanie administracji w jego miejscu pracy.
Dlaczego zdecydowali się Państwo na wdrożenie na uczelni Autenti?
Akademia od zawsze stara się korzystać z nowoczesnych rozwiązań i technologii wspierających działalność uczelni. Jednym z naszych kierunków rozwoju jest paperless university czyli redukcja dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznego obiegu dokumentów. Klientami oraz pracownikami Akademii są osoby zarówno z Warszawy, jak i spoza stolicy. Rozwiązanie zaproponowane przez firmę Autenti pozwala na podpisywanie umów na odległość z kandydatami na studia, ale również z pracownikami, co powoduje redukcję wydruków oraz brak konieczności dostarczania podpisanych dokumentów do administracji Akademii. Dodatkowym atutem elektronicznego obiegu dokumentów jest łatwość monitorowania statusu oraz etapu podpisywania dokumentów. Kolejnym argumentem przemawiającym za wdrożeniem u nas rozwiązania Autenti był czas pandemii oraz ograniczona możliwość przemieszczania się. Mieliśmy też na uwadze bezpieczeństwo naszych studentów oraz pracowników.
Jak wyglądało wprowadzenie rozwiązania Autenti do Akademii?
Przed podjęciem decyzji dotyczącej wykorzystania rozwiązania Autenti przetestowaliśmy kilka rozwiązań innych dostawców podobnych usług. Zastosowane rozwiązanie zostało wprowadzone w Akademii z dużym entuzjazmem pracowników, ponieważ oznaczało automatyzację procesu generowania umów z kandydatami poprzez wykorzystanie mechanizmów korespondencji seryjnej, które oferuje usługa. Na obecną chwilę nasze procesy zostały usprawnione i nie spotkaliśmy się z żadnymi ograniczeniami ze strony dostawcy, które spowodowałyby zmiany w naszych procesach.
Jakie korzyści płyną z decyzji o korzystaniu z Autenti? Czy widać już oszczędność czasu i pieniędzy?
Korzyści z wykorzystania rozwiązania Autenti są dwustronne - zarówno dla studentów oraz Akademii. Ze strony studenta zastosowane rozwiązanie oznacza wygodę szybkiego podpisu dokumentów bez konieczności drukowania oraz dostarczania papierowej wersji do odpowiedniego działu uczelni. Dodatkowo, ważnym atutem Autenti jest elastyczność procesu, bo gwarantuje możliwość podpisania umowy w dowolnym czasie i o dowolnej porze. Dla pracowników Akademii oznacza łatwość monitorowania procesu oraz etapów podpisywania umowy. Bardzo łatwy i szybki proces wysyłki umów - zarówno w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym - w połączeniu z brakiem konieczności drukowania dokumentów oznacza oszczędność czasu i pieniędzy.
Jak na e-podpis reagują Wasi klienci/studenci?
Z perspektywy kandydata oraz studenta użycie e-podpisu zostało przyjęte z entuzjazmem i ciekawością. Podpisanie umowy z wykorzystaniem usługi e-podpisu to możliwość załatwienia formalności o dowolnie wybranej porze.
Jest to również brak konieczności podpisywania umowy papierowej i przekazywania jej do Akademii pocztą tradycyjną lub bezpośrednio do odpowiedniego dziekanatu. Cieszymy się, że dzięki wyborowi Autenti mogliśmy ułatwić życie naszym studentom i, przy okazji, sobie.
