Clipatize to agencja marketingu B2B. Od 10 lat wspiera firmy wysokotechnologiczne i B2B w planowaniu i realizacji działań marketingowych - od planowania strategicznego, przez produkcję contentu i egzekucję mediową, aż do wsparcia w zakresie analizy rezultatów. Clipatize dostarcza swoje usługi z 2 biur zlokalizowanych w Warszawie i Dubaju, wspierając organizacje działające globalnie. Ceniąca sobie nowoczesne rozwiązania firma postanowiła zdecydować się na rozwiązanie Autenti, by móc jeszcze bardziej usprawnić swój biznes. Aleksandra Sadowska, Administrative Manager w Clipatize odpowiedziała na kilka naszych pytań i zdradziła, jak sprawdza się podpis elektroniczny w jej firmie.
Dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie w firmie Autenti?
Przy wyborze Autenti kierowaliśmy się głównie powodami wynikającymi z lock-downu - zespól firmy nagle został rozproszony w wielu miejscach, a spotkania biznesowe zostały uniemożliwione, więc podpisywanie dokumentów w tradycyjny sposób stało się czasochłonne i uciążliwe - w dobie pracy zdalnej posługiwanie się kanałem elektronicznym zdecydowanie ułatwiło realizację tych procesów. Istotne były także aspekty oszczędnościowe i ekologiczne. Podpis elektroniczny zdecydowanie przyspiesza procesowanie podpisywania dokumentów, jak i nie generuje dokumentów w tradycyjnej papierowej formie.
Jak wyglądało wprowadzenie rozwiązania Autenti do firmy?
Wprowadzenie Autenti do firmy przebiegło szybko i bezproblemowo. Założyliśmy konta dla pracowników, którzy zajmują się procesami podpisywania dokumentów i rozpoczęliśmy działanie w każdym możliwym obszarze działalności firmy. Całość poprzedziliśmy porównaniem dostawców i pilotem, w którym wzięły udział wybrane osoby w firmie.
Jakie korzyści płyną z decyzji o korzystaniu z Autenti? Czy widać już oszczędność czasu i pieniędzy?
Jest to duża oszczędność czasu, nie wymaga zaangażowania tak wielu narzędzi, jak w przypadku skanowania podpisanych dokumentów papierowych, no i oczywiście pieniędzy, bo tak podpisane dokumenty nie muszą być przesyłane w formie papierowej kurierem lub pocztą. Dzięki temu procesowi dysponujemy także elektroniczną wersją umów, nie ma konieczności ich skanowania – to bardzo wygodne!
Jak na e-podpis reagują Wasi klienci?
Reakcje klientów są różne. Większość początkowo podchodzi do tej formy podpisywania dokumentów z nieufnością, ale po przełamaniu pierwszych oporów szybko się do niej przekonują i chwalą sobie ten sposób realizacji procesu. Niektóre instytucje niestety są mniej elastyczne, np. banki, ale wydaje się nam, że to jedynie kwestia czasu, a często też odpowiedniego przeszkolenia pracowników.
Jakie rozwiązania czy funkcjonalności Autenti najbardziej ułatwiają pracę w branży, w której Państwo działacie?
Podpisywanie umów z zagranicznymi kontrahentami. Dzięki Autenti staje się to bardzo proste i szybkie.
Jakie dokumenty najczęściej podpisujcie z użyciem platformy?
Najczęściej podpisujemy online umowy handlowe, dokumenty kadrowe oraz umowy cywilno-prawne.
Czy zdarzyły się sytuacje, w których błyskawiczne podpisanie umowy dosłownie uratowało jakiś projekt albo umożliwiło pozyskanie klienta?
Na szczęście nie, ale mamy świadomość. że taka sytuacja może się zdarzyć i działa to na nas uspokajająco.
Jak najłatwiej przekonać sceptycznego pracownika czy klienta do elektronicznego podpisywania umów?
Najlepiej przesłać mu dokument do podpisu, aby przekonał się w praktyce, jak sprawnie to wszystko funkcjonuje.
Do jakich celów wykorzystujecie Państwo podpisy kwalifikowane? Jakie widzicie przewagi podpisów chmurowych nad kartowymi?
Podpisy kwalifikowane wykorzystujemy do podpisywania dokumentów z instytucjami, które tego wymagają, głównie z urzędami, bankami i kontrahentami.
