Elektroniczna wymiana dokumentów staje się coraz ważniejsza w urzędach i firmach. W 2025 roku kluczową rolę w tym procesie pełni Baza Adresów Elektronicznych (BAE) – centralny rejestr adresów do e-Doręczeń. Dzięki niemu podmioty publiczne, przedsiębiorcy i obywatele mogą w pełni cyfrowo wymieniać korespondencję. Każdy może wpisać swój adres do BAE, a podmioty korzystające z usług dostawców e-Doręczeń mogą wyszukiwać w niej adresy innych użytkowników. Dzięki temu obsługa dokumentów staje się prostsza, koszty maleją, a bezpieczeństwo danych rośnie.
Spis treści
1. Wstęp – Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
2. Jak działa BAE e-Doręczenia?
3. Kto ma obowiązek rejestracji w bazie adresów elektronicznych?
4. Jak zarejestrować adres w bazie adresów e-Doręczeń?
5. Jak sprawdzić adres w BAE e-Doręczenia?
6. Jakie korzyści daje wpis do bazy adresów elektronicznych?
7. Baza adresów elektronicznych a inne systemy cyfrowe – czym różni się od ePUAP?
8. FAQ - Najczęstsze pytania dotyczące BAE e-Doręczenia
9. Podsumowanie – dlaczego warto korzystać z BAE e-Doręczenia?
Wstęp – Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
Dlaczego to ważne i do czego służy?
Wstęp – Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
Baza Adresów Elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr tworzony na mocy ustawy, w którym każdy podmiot może mieć własny adres elektroniczny. Pozwala on doręczyć ważne pisma z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Główną rolą BAE jest gromadzenie i weryfikacja danych, co przyspiesza korespondencję między organami administracji a przedsiębiorcami, obywatelami i innymi podmiotami. Taka baza zawiera informację o adresach, które posiada osoba lub firma, a od 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń stopniowo obejmuje kolejne podmioty, w tym instytucje publiczne, przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEIDG.
🔗 Czytaj: Czym są usługi zaufania i jak wpływają na e-Doręczenia?
Dzięki temu rejestrowi wiele korespondencji urzędowych zostanie automatycznie przesłanych na właściwy adres do doręczeń elektronicznych. Dzień, w którym przesyłka trafi na wskazaną skrzynkę, będzie uznany za moment skutecznego doręczenia. Przedsiębiorca lub inny podmiot niepubliczny nie musi już martwić się zagubioną korespondencją.
BAE zawiera informacje o adresach:
- jednostek administracji publicznej,
- firm oraz innych organizacji,
- działalności jednoosobowych i spółek osobowych,
- osób wykonujących zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, notariusze),
- obywateli, którzy zdecydowali się ujawnić swój adres (nie mają tego obowiązku, i nie wszyscy mogą adres wyszukać),
- innych podmiotach korzystających z e-Doręczeń.
Jak działa BAE e-Doręczenia?
Baza Adresów Elektronicznych jest kluczowym elementem systemu realizującego publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego Mechanizm polega na tym, aby doręczyć korespondencję na właściwy adres bez potrzeby korzystania z papierowych listów. Każdy podmiot wpisany do BAE, taki jak instytucja publiczna, przedsiębiorca czy spółka, posiada dedykowaną skrzynkę do odbierania i wysyłania e-dokumentów.Urzędy, firmy czy inne instytucje mają dostęp do informacji o adresie elektronicznym danego podmiotu właśnie poprzez BAE. Po zalogowaniu do systemu można w kilka sekund sprawdzić, czy wybrana osoba lub działalność widnieje już w bazie. -
Zadaniem BAE jest też ochrona danych. Każdy adres elektroniczny został zweryfikowany, co minimalizuje ryzyko błędu czy próby podszycia się pod inny podmiot.
Kto ma obowiązek rejestracji w bazie adresów elektronicznych?
Rejestracja w BAE e-Doręczenia obowiązuje różne grupy podmiotów, zgodnie z przepisami ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Podmioty publiczne – obowiązek wpisu do BAE dotyczy wszystkich jednostek administracji publicznej, w tym organów administracji rządowej, jednostek budżetowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ), jednostek samorządu terytorialnego i ich związków oraz innych podmiotów publicznych wykonujących zadania publiczne. Każda instytucja zobowiązana jest do wysyłania pism na adres elektroniczny podmiotu widniejącego w bazie, co usprawnia proces wymiany korespondencji i zwiększa bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów.
Przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich spółek kapitałowych i osobowych, prowadzących działalność gospodarczą. Dla podmiotów wpisanych do KRS po 1 stycznia 2025 roku rejestracja w BAE jest wymagana już w momencie rejestracji działalności, natomiast firmy zarejestrowane przed tą datą muszą spełnić ten obowiązek do 1 kwietnia 2025 roku.
Zawody zaufania publicznego – obowiązek rejestracji obejmuje także adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych oraz rzeczników patentowych. Dzięki temu możliwe jest szybsze i bardziej efektywne doręczanie im dokumentów elektronicznych w ramach postępowań administracyjnych i sądowych.
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG – dla osób prowadzących działalność gospodarczą w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wejdzie w życie od 1 października 2026 roku, choć nowo rejestrowane firmy po 1 stycznia 2025 roku będą musiały spełnić ten wymóg już na etapie rejestracji.
🔗 Czytaj: eIDAS a e-Doręczenia – co warto wiedzieć?
Wraz z wejściem nowych przepisów, rejestrować adres w BAE będą też banki, ubezpieczyciele i inne instytucje finansowe.Osoby fizyczne również mogą dołączyć do BAE dobrowolnie. Jeśli prowadzą jednoosobowią działalność gospodarczą, w określonym terminie będą miały formalny obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy. Dzięki temu korespondencja związana z rozliczeniami podatkowymi czy koncesjami będzie biegła szybciej.
Podsumowując, rejestracja w BAE dotyczy zarówno sektora publicznego, jak i wybranych instytucji oraz przedsiębiorstw, które są objęte wymogiem cyfrowej komunikacji:
Podmioty publiczne
- Organy administracji rządowej i jednostki budżetowe
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS)
- Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ)
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
- Inne instytucje wykonujące zadania publiczne
Przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
- Spółki kapitałowe i osobowe
- Obowiązek od momentu rejestracji dla nowych firm (od 1 stycznia 2025 r.)
- Firmy zarejestrowane przed 2025 r. muszą spełnić wymóg do 1 kwietnia 2025 r.
Zawody zaufania publicznego
- Adwokaci
- Radcowie prawni
- Notariusze
- Doradcy podatkowi
- Doradcy restrukturyzacyjni
- Rzecznicy patentowi
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG
- Nowe firmy po 1 stycznia 2025 r. muszą rejestrować się od razu
- Firmy zarejestrowane przed 2025 r. mają czas do 1 października 2026 r.
Osoby fizyczne
- Rejestracja dobrowolna
- Możliwość cyfrowego odbioru urzędowej korespondencji dla większej wygody i bezpieczeństwa
Jak zarejestrować adres w bazie adresów e-Doręczeń?
Rejestracja adresu w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) wymaga kilku kroków. Oto one:
1. Załóż konto na platformie Autenti
Jeśli jeszcze nie masz konta, wejdź na Autenti i dokonaj rejestracji. Możesz założyć konto, jako osoba prywatna lub konto organizacji (np. dla firm, instytucji i spółek).
2. Skonfiguruj silne uwierzytelnienie
Bezpieczeństwo to podstawa. Aby korzystać z e-Doręczeń, musisz włączyć co najmniej dwie metody zabezpieczeń:
- Hasło,
- Kod SMS,
- Aplikację uwierzytelniającą,
- Aplikację mobilną Autenti.
Po zalogowaniu przejdź do ustawień konta i włącz dwie z powyższych opcji.
3. Potwierdź swoją tożsamość
Aby aktywować konto, musisz potwierdzić swoją tożsamość. Możesz to zrobić:
- za pomocą aplikacji mObywatel,
- aplikacji eDOApp (z wykorzystaniem e-dowodu).
Jeśli żadna z tych metod nie jest dla Ciebie dostępna, skontaktuj się z działem wsparcia Autenti – konsultant pomoże Ci przejść weryfikację inną metodą.
4. Utwórz skrzynkę nadawczo-odbiorczą
Po zakończeniu weryfikacji możesz utworzyć swoją skrzynkę e-Doręczeń. Przejdź do zakładki „e-Doręczenia” i wybierz opcję „Utwórz skrzynkę”. Następnie:
- Nadaj nazwę skrzynce (wewnętrzną, widoczną tylko dla Ciebie).
- Przypisz do niej adres BAE – kliknij „Wygeneruj”, a system nada Ci adres do e-Doręczeń.
5. Ujawnienie adresu w BAE
Jeśli chcesz, aby Twój adres był dostępny dla instytucji publicznych i spełniał wymogi ustawy, musisz go ujawnić. W tym celu:
- Wypełnij formularz rejestracyjny zgodnie z formą prawną Twojej organizacji.
- Kliknij „Ujawnij” – zgłoszenie trafi do Ministerstwa Cyfryzacji.
- Po akceptacji Twój adres zostanie przypisany do skrzynki i widoczny w BAE.
Po zakończeniu procesu Twój adres będzie gotowy do odbierania i wysyłania e-Doręczeń. Możesz też używać rządowego systemu e-Doręczeń. W tym celu należy złożyć wniosek online w wyznaczonym systemie i potwierdzić swoją tożsamość (np. Profilem Zaufanym). Po pozytywnej weryfikacji adres zostaje dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Jak sprawdzić adres w BAE e-Doręczenia?
Sprawdzenie, czy dany podmiot widnieje w Bazie Adresów Elektronicznych, odbywa się za pośrednictwem dostawcy e-Doręczeń. Użytkownik korzystający z usług dostawcy może wyszukać adres elektroniczny podmiotu, jeśli posiada on wpis w BAE. Jeśli adres jest aktywny, możliwe jest natychmiastowe doręczenie korespondencji na właściwą skrzynkę.
Dostęp do informacji o adresach w Bazie Adresów Elektronicznych mają użytkownicy usługi e-Doręczeń za pośrednictwem swojego dostawcy. Zakres dostępu zależy od statusu podmiotu – instytucje publiczne, firmy i obywatele mogą wyszukiwać adresy zgodnie z przysługującymi im uprawnieniami. Jeśli podmiot niepubliczny posiada wpis w BAE, oznacza to, że można mu doręczać dokumenty w formie elektronicznej, pod warunkiem że jego adres jest aktywny.
Jakie korzyści daje wpis do bazy adresów elektronicznych?
Wpis w BAE e-Doręczenia zapewnia wiele ułatwień. Przede wszystkim pozwala doręczyć ważne dokumenty drogą cyfrową, co oszczędza czas i środki finansowe. Dotyczy to zarówno sektora publicznego, jak i podmiotów niepublicznych. Firmy, które posiadają adres elektroniczny w bazie, zyskują pewność, że odbiór korespondencji następuje w wyznaczonym terminie i nie ma ryzyka zagubienia tradycyjnych listów.
Co istotne, wpis do BAE jest jednoznaczny z żądaniem otrzymywania pism urzędowych wyłącznie w formie elektronicznej, co oznacza, że administracja publiczna będzie dostarczać korespondencję w ten sposób, zamiast tradycyjną drogą pocztową.
Dla przedsiębiorcy takie rozwiązanie to możliwość szybkiej wymiany informacji z urzędami oraz kontrahentami. Prostsza korespondencja to także mniejsze koszty związane z drukowaniem, skanowaniem czy archiwizacją dokumentów papierowych. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń, który od 2025 obejmie coraz więcej grup zawodowych, zwiększa powszechność takiej komunikacji.
Kolejną zaletą jest bezpieczeństwo. Baza Adresów Elektronicznych gwarantuje, że każda skrzynka oraz każdy podmiot w niej figurujący został zweryfikowany. Dzięki temu osoba od razu wie, iż korespondencja trafi do właściwego adresata. Obieg dokumentów jest więc szybszy, pewniejszy i zgodny z prawem.
Podsumowując, oto lista korzyści:
Dla firm i instytucji:
- usprawnienie korespondencji urzędowej,
- brak ryzyka zgubienia dokumentów,
- oszczędność czasu i kosztów,
- spełnienie obowiązków prawnych.
Dla obywateli:
- bezpieczne odbieranie korespondencji online,
- możliwość rezygnacji z dokumentów papierowych,
- wygoda i pełna kontrola nad e-korespondencją.
Baza adresów elektronicznych a inne systemy cyfrowe – czym różni się od ePUAP?
Baza Adresów Elektronicznych (BAE) pełni rolę cyfrowej „książki adresowej”, zawierającej informacje o adresach wykorzystywanych w kwalifikowanej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W przeciwieństwie do ePUAP, który jest systemem komunikacji elektronicznej z administracją publiczną, BAE obejmuje nie tylko instytucje publiczne, ale także firmy i obywateli. Choć w ePUAP również znajdują się adresy firm i osób prywatnych, nie są one częścią ogólnodostępnego rejestru, jak ma to miejsce w BAE.
Poszczególny podmiot niepubliczny lub osoba fizyczna może mieć konto na ePUAP, lecz nie zawsze musi posiadać adres elektroniczny wpisany do bazy.
W przypadku BAE chodzi przede wszystkim o zapewnienie, że e-Doręczenia trafiają na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z konkretną skrzynką w systemie. Platforma ePUAP była wcześniejszym systemem doręczeń elektronicznych, ograniczonym do korespondencji z podmiotami publicznymi. Choć umożliwia składanie wniosków i pism do urzędów, nie zapewnia doręczeń elektronicznych zgodnych z e-Doręczeniami. Nowy system e-Doręczeń, którego częścią jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE), stopniowo zastępuje ePUAP, oferując szerszy zakres możliwości i obejmując także komunikację między podmiotami prywatnymi.
BAE pełni rolę centralnej książki adresowej, rejestrując adresy do e-Doręczeń i wskazując, który dostawca obsługuje dany adres. Dzięki temu umożliwia prawidłowe kierowanie korespondencji w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zwiększając pewność jej skutecznego dostarczenia.
Co ważne, Można jednocześnie posiadać konto na ePUAP do obsługi formalności i składania wniosków oraz utworzyć adres w BAE do oficjalnej korespondencji elektronicznej. W ten sposób ePUAP ułatwia komunikację z urzędami, a BAE pełni rolę centralnej bazy do wysyłki i odbioru e-Doręczeń.
FAQ - Najczęstsze pytania dotyczące BAE e-Doręczenia
Czy można samodzielnie dodać firmę do bazy adresów elektronicznych?
Tak, firmę można dodać do Bazy Adresów Elektronicznych za pośrednictwem dostawcy e-Doręczeń lub poprzez serwis gov.pl. Proces rejestracji polega na złożeniu wniosku o utworzenie adresu w systemie teleinformatycznym obsługującym publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wymagana jest również weryfikacja tożsamości, którą można przeprowadzić za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu, podpisu elektronicznego lub aplikacji mObywatel.
Czy wpis w e-Doręczenia baza adresów jest obowiązkowy dla fundacji i stowarzyszeń?
Tak, fundacje i stowarzyszenia są podmiotami zobowiązanymi do posiadania adresu do e-Doręczeń i jego wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych. Obowiązek ten dotyczy organizacji wpisanych do KRS oraz tych, które realizują zadania o charakterze publicznym.
Jakie dane są widoczne publicznie w BAE?
Podmioty wpisane do BAE, takie jak instytucje publiczne, przedsiębiorcy czy spółki, posiadają dedykowaną skrzynkę do odbierania i wysyłania e-dokumentów. Jednak dane osobowe osób fizycznych nie są publicznie dostępne, co zapewnia ochronę prywatności i bezpieczeństwo komunikacji.
Podsumowanie – dlaczego warto korzystać z BAE e-Doręczenia?
BAE to kluczowy element przyszłości komunikacji cyfrowej, gwarantujący szybkie, bezpieczne i skuteczne doręczenia urzędowe oraz biznesowe. Wpis do Bazy Adresów Elektronicznych oznacza usprawnienie procesów administracyjnych, eliminację konieczności korzystania z tradycyjnej poczty oraz lepsze zarządzanie dokumentacją.
Dzięki e-Doręczeniom firmy i instytucje mają zapewnioną ochronę prawną oraz spełniają ustawowe wymogi dotyczące cyfrowej korespondencji. Wdrożenie tego systemu to nie tylko oszczędność czasu i kosztów, ale także wyraz nowoczesnego podejścia do zarządzania komunikacją w biznesie i administracji.
