Fundacja DKMS to międzynarodowa organizacja non-profit zajmująca się walką z nowotworami krwi i innymi chorobami układu krwiotwórczego. Jej misją jest znalezienie Dawcy dla każdego Pacjenta na świecie potrzebującego przeszczepienia komórek macierzystych szpiku. Działa w Polsce od 2008 roku jako niezależna organizacja non-profit. Posiada status Organizacji Pożytku Publicznego oraz Ośrodka Dawców Szpiku w oparciu o decyzję Ministra Zdrowia. W ciągu ponad 11 lat Fundacja zarejestrowała w Polsce ponad 1 700 000 potencjalnych Dawców. Mateusz Łachacz, Lider Zespołu ds. Zakupów i Logistyki / Purchase & Logistics TL w DKMS, opowiedział, jak podpis elektroniczny Autenti sprawdza się w fundacji.
Dlaczego zdecydowaliście się na wdrożenie w firmie Autenti?
Już przed pandemią szukaliśmy rozwiązania, które ograniczy u nas konieczność akceptowania różnych dokumentów wewnętrznych w formie papierowej. Zależało nam także na wyeliminowaniu sytuacji, w których ktoś w organizacji przetrzymuje dany dokument. Okazało się, że to właśnie Autenti w pełni odpowiada na nasze potrzeby, a lock-down tylko przyspieszył wdrożenie tego rozwiązania.
Jak wyglądało wprowadzenie Autenti do fundacji?
W pierwszej kolejności spotkaliśmy się z przedstawicielem Autenti i dokładnie sprawdziliśmy, czy jest to narzędzie, które spełnia nasze oczekiwania. Tak naprawdę najwięcej czasu i pracy pochłonęły same przygotowania umowy oraz dokumentów z tym związanych. Samo wdrożenie oparliśmy przede wszystkim na sprawdzeniu funkcjonalności oraz zrealizowaniu kilku scenariuszy testowych.
Jakie korzyści płyną z decyzji o korzystaniu z Autenti? Czy widać już oszczędność czasu i pieniędzy?
W naszym przypadku największe korzyści to:
-
skrócenie procesu akceptacji dokumentów do niezbędnego minimum,
-
niemal całkowite wyeliminowanie sytuacji, w których dany dokument jest przetrzymywany przez jedną osobę,
-
znaczne ograniczenie ilości dokumentów w formie papierowej co przekłada się na mniejsze zużycie papieru oraz mniejsze zapotrzebowanie na miejsce do ich przechowywania,
-
znaczne ograniczenie kosztów związanych z wysyłką oraz odbiorem umów w formie papierowej.
Jak na e-podpis reagują Wasi klienci/kontrahenci?
Wszechobecna cyfryzacja poszła już na tyle daleko, że nie jest to dla nich zaskoczeniem. Z reguły spotykamy się z bardzo dobrym przyjęciem tej metody.
Jakie rozwiązania czy funkcjonalności Autenti najbardziej ułatwiają pracę w branży, w której Państwo działacie?
Główna funkcjonalność, czyli wysyłanie dokumentów poprzez platformę.
Jakie dokumenty najczęściej podpisujcie z użyciem Autenti?
Umowy z naszymi wolontariuszami oraz dokumenty wewnętrzne takie jak np. formularze zapotrzebowania zakupowego.
Czy zdarzyły się sytuacje, w których błyskawiczne podpisanie umowy dosłownie uratowało jakiś projekt albo umożliwiło pozyskanie klienta?
Myślę, że najlepszym przykładem będą akcje rejestracji potencjalnych dawców. Do przeprowadzenia takiej akcji niezbędne jest podpisanie z nami, m.in. umowy wolontariackiej, co może znacznie wydłużyć cały proces. Dzięki Autenti jest on skrócony do absolutnego minimum, dzięki czemu nasi wolontariusze mogą błyskawicznie otrzymać od nas paczkę z materiałami i rozpocząć rejestrację.
