Jak działać z Autenti krok po kroku

Dostajemy od naszych klientów wiele dodatkowych zapytań odnośnie działania platformy Autenti. Te najistotniejsze zebraliśmy w jednym wpisie blogowym – oczywiście razem z odpowiedziami. Mamy nadzieję, że dzięki nim będziecie poruszać się sprawniej po naszej platformie, korzystanie z niej będzie dla Was przyjemnością, a przede wszystkim ułatwieniem w prowadzeniu biznesu. Zapraszamy do lektury i aktywnego użytkowania Autenti.

Więcej pytań i odpowiedzi dotyczących platformy znajdziecie pod adresem pomoc.autenti.com

Jak zarejestrować firmowe konto w Autenti?

Rejestracja w Autenti przebiega bardzo szybko. W celu założenia konta firmowego wymagamy podania jedynie:

• nazwy firmy,
• numeru NIP,
• numeru telefonu firmy, którą reprezentujesz,
• danych osobowych użytkownika zakładającej konto dla firmy: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu,
• hasła.

Po aktywacji konta możesz zacząć wysyłać dokumenty do podpisu online.

Konto firmowe można założyć poprzez formularz rejestracyjny tutaj >>>

Jeśli z Autenti będzie korzystać wiele osób w Twojej firmie, dodaj ich do jednego, tego samego konta firmowego.

Jak dodać do konta swoich współpracowników?

Dodać użytkowników do konta firmowego mogą Superadmin oraz Admin. Jeśli występujesz w jednej z tych ról:

1. Zaloguj się na swoje konto.
2. Przejdź do sekcji “Moje konto” i dalej do zakładki “Użytkownicy”.
3. Kliknij przycisk “Dodaj użytkownika” w prawym górnym rogu, nad listą użytkowników konta firmowego.
4. Wypełnij formularz podając dane użytkownika i kliknij “Zapisz”.

Na liście pojawi się nowy użytkownik Twojego konta firmowego.

Do nowo dodanego użytkownika Autenti wyśle zaproszenie z linkiem aktywacyjnym. Dopiero po jego aktywacji, Twój współpracownik będzie mógł zalogować się do konta firmowego na platformie.

Jak wysyłać dokumenty do podpisu?

Na 14 dniowym koncie Trial możesz wysłać kilka dokumentów zupełnie za darmo. Aby wysyłać dokumenty bez limitu, zmień konto na PRO. Wycofanie dokumentu nie zmniejsza wykorzystanego limitu dokumentów.

Proces wysyłania dokumentu przez Autenti:

1. Zaloguj się na swoje konto Autenti.
2. Po zalogowaniu nastąpi przekierowanie na listę dokumentów.
3. Kliknij w przycisk "Utwórz nowy dokument” w lewym górnym rogu aplikacji.
4. Zostaniesz przekierowany do panelu tworzenia i wysyłki dokumentu, gdzie określasz co chcesz wysłać i do kogo.
5. W pierwszym polu należy dodać co najmniej jeden plik, który zostanie załączony do dokumentu. Możesz to zrobić poprzez przeciągnięcie pliku lub wybierając odpowiedni plik z dysku.

6. Jeśli załączysz więcej niż jeden plik, możesz zdecydować w jakiej kolejności poszczególne elementy zostaną połączone w jeden dokument (np. zacznij od umowy, a następnie dodaj jej załącznik)..

7. Nie obsługujemy plików PDF, które już zostały podpisane elektronicznie, są zabezpieczone hasłem lub są tzw. aktywnymi formularzami

8. Dalej należy wprowadzić nazwę dokumentu. Nazwa dokumentu będzie później widoczna w mailu do odbiorców oraz wyświetlana na liście dokumentów w aplikacji.

9. Możesz też wysłać do odbiorców dokumentu dodatkową wiadomość. Zostanie ona zamieszczona w e-mailu z linkiem do podpisania dokumentu.

Aby dodać odbiorców dokumentu:

1. Kliknij przycisk "Kolejny odbiorca". Zobaczysz formularz, który pozwoli Ci uzupełnić pola dotyczące odbiorców. Możesz to zrobić samodzielnie lub wybrać odbiorcę z książki adresowej.
2. Jeśli samodzielnie uzupełniasz dane odbiorcy, wypełnij wszystkie pola obowiązkowe. Podane dane zostaną zamieszczone na podpisanym dokumencie. Odbiorca dokumentu nie może ich zmienić podczas podpisywania dokumentu, więc upewnij się, że są prawidłowe. Odbiorcę możesz dodać do swoich kontaktów, jeśli zaznaczysz check-box "Dodaj odbiorcę do książki adresowej".
3. Nadając dokument do podpisu, możemy określić sposób weryfikacji podpisującego - czy to przez adres e-mail (e-podpis Autenti), czy z dodatkową weryfikacją SMS (zaawansowany e-Podpis). Możesz również zażądać od adresata złożenia podpisu kwalifikowanego pod dokumentem. Jest on wymagany w przypadku niektórych typów umów, dla zachowania formy pisemnej (kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym).
4. W przypadku, gdy korzystasz z uzupełnionej książki adresowej, możesz dodać jednego lub wielu odbiorców poprzez zaznaczenie przy nich check-box oraz potwierdzenie decyzji przez kliknięcie przycisku "Dodaj odbiorcę". Wybrane przez Ciebie kontakty pojawią się na liście odbiorców. Pamiętaj o sprawdzeniu danych odbiorcy oraz co dany odbiorca ma zrobić z dokumentem, np. poprzez użycie przycisku "Edytuj".
5. Każdego z dodanych odbiorców możesz również usunąć z listy odbiorców dokumentu - takie usunięcie nie wiąże się z usunięciem kontaktu z książki adresowej.
6. Gdy wszystko jest gotowe, kliknij “Wyślij dokument”.
7. Dokument zostanie wysłany do wszystkich wskazanych na liście odbiorców. Możesz teraz przejść do podpisywania dokumentów.

Z jakich funkcjonalności skorzystać przy nadawaniu dokumentu do podpisu?

Odbiorca dokumentu w wersji “do wglądu”

Dokument może być nadany do odbiorcy do podpisania lub tylko do wglądu.
Nadanie do wglądu oznacza, że adresat może zapoznać się z treścią dokumentu, ma podgląd w proces podpisywania, natomiast nie może podjąć żadnej decyzji związanej z dokumentem. Skorzystaj z tej opcji, jeśli chcesz, aby podpisany dokument zobaczył Twój przełożony czy choćby radca prawny.

Wskazanie przez nadawcę właściwego rodzaju podpisu po stronie odbiorcy

Nadawca może wybrać, jaki rodzaj podpisu złoży na dokumencie - zwykły, zaawansowany bądź kwalifikowany. Podobne oczekiwanie może skierować w stronę każdego z odbiorców dokumentu. Wskazuje wówczas rodzaj podpisu (kolejno):

e-podpis Autenti (E-mail),

e-podpis Autenti (E-mail i SMS),

podpis kwalifikowany.

Kolejność podpisywania dokumentów przez wszystkich odbiorców

Po dodaniu wszystkich adresatów dokumentu nadawca może ustalić kolejność składania podpisów, klikając w button kolejności podpisywania dokumentu - “Ustalona przez Ciebie”. Na liście adresatów przeciąga wówczas osoby (odbiorców) na odpowiednie miejsce w wybranej przez siebie sekwencji. Ustalenie kolejności dotyczy tylko podpisujących. Kolejne osoby w procesie e-podpisu nie otrzymają dokumentu, zanim nie podpisze go osoba wyżej w kolejce.  Te osoby, które mają wyłącznie zapoznać się z dokumentem, otrzymują go razem z pierwszym podpisującym.

W jaki sposób podpisać wysłany do Ciebie dokument?

Odbiorca dokumentu podpisze go na dowolnym urządzeniu i bez konieczności wcześniejszego zakładania konta na platformie Autenti. Zrobi to w kilku prostych krokach i, co ważne, nie musi instalować żadnego oprogramowania ani płacić za tę usługę.
Oto, co zrobić krok po kroku:

1. Otwórz e-mail od nadawcy dokumentu i kliknij przycisk "Dokument".

2. Zostaniesz przekierowany do strony, na której dokonasz podpisu.

3. Jeśli zostaniesz poproszony o złożeniu zwykłego e-podpisu, po otwarciu okna podpisywania zaznacz oświadczenie o zapoznaniu się z dokumentem i kliknij przycisk "Podpisz".

4. Po zakończeniu podpisywania, możesz się zalogować do swojego konta (jeżeli je wcześniej utworzyłeś) lub utworzyć nowe konto, które pozwoli Ci częściej i wygodniej podpisywać dokumenty drogą elektroniczną w przyszłości.

5. Kiedy wszyscy upoważnieni podpisali dokument, możesz go pobrać klikając w przycisk "Pobierz".