Jak skutecznie napisać umowę?

Praktyczny i przydatny przewodnik

Pisanie prawnie wiążącej umowy powinno być powtarzalnym, skalowalnym procesem – a nie heroicznym wysiłkiem za każdym razem, gdy ktoś chce sfinalizować transakcję lub wprowadzić dostawcę. Zwłaszcza, że umowy są dosłownie wszędzie. Według Juro, od 60 do 80 procent wszystkich transakcji B2B jest regulowanych przez umowy biznesowe.

A jednak dla wielu średnich i dużych firm, umowy wciąż są boleśnie powolne.

Zespoły marnują godziny na zdobywanie akceptacji, spieranie się o klauzule umowne lub po prostu próbując znaleźć "ostateczną" wersję w głębinach Google Drive. W międzyczasie transakcje stoją w miejscu. Ryzyka umowne przedostają się przez szczeliny. Dział prawny jest obwiniany. Sprzedaż jest sfrustrowana. A dział zakupów zostaje zignorowany.

Ten przewodnik ma pomóc Ci nauczyć się, jak napisać umowę od podstaw, płynnie.

To krok po kroku framework, który pomaga międzyfunkcyjnym zespołom nauczyć się, jak tworzyć i zarządzać umowami efektywniej – bez poświęcania jakości czy kontroli. I z nowoczesnymi narzędziami, które przyspieszają cały proces.

Niezależnie od tego, czy tworzysz NDA, negocjujesz MSA, czy przygotowujesz złożony SOW pod presją, ten poradnik przeprowadzi Cię przez proces, który działa.

Przejdźmy do 9 miejmy nadzieję łatwych kroków, aby skutecznie napisać umowę.

Krok 1: zacznij z jasnością

Zanim napiszesz choćby jedno słowo, zatrzymaj się i zapytaj: na co właściwie się zgadzamy – i kto jest właścicielem tego procesu?

To jest etap, na którym większość umów idzie w złym kierunku. Przedstawiciel handlowy spieszy się do działu prawnego z niejasnym zapytaniem. Dział zakupów przekazuje działowi prawnemu 37-stronicową umowę z dostawcą, której nie przeczytali. Wszyscy zakładają, że ktoś inny zajmie się szczegółami.

Zamiast tego, zacznij od szybkiego wewnętrznego procesu wprowadzającego, aby uzgodnić podstawy: 

• Zaangażowane strony, czyli kto jest po każdej stronie pisemnej umowy? W końcu umowa między stronami wymaga, cóż, stron. Często zewnętrznych względem organizacji. Zwłaszcza jeśli strona jest zewnętrzna – upewnij się, że poprawnie ją zidentyfikujesz. 
• Kontekst biznesowy. Czy to nowa relacja biznesowa? Odnowienie? Wprowadzanie dostawcy? Czy coś zupełnie innego? 
• Kluczowe warunki. Zdecyduj o zakresie prac, cenach, dostawach, warunkach płatności, harmonogramach, wszystkich ważnych szczegółach. 
• Ryzyka do oznaczenia. Określ, czy umowa obejmuje przetwarzanie wrażliwych danych, własność intelektualną, odpowiedzialność, wyłączność, cokolwiek co może podnieść potencjalną czerwoną flagę w umowie, którą piszesz. 
• Typ umowy. Określ umowę. Czy to NDA, MSA, SOW, umowa partnerska? 
• Wewnętrzni właściciele. Zdecyduj, kto jest odpowiedzialny za redagowanie, przeglądanie, nanoszenie poprawek, zatwierdzanie itp.

Nawet prosty współdzielony formularz lub lista kontrolna może zaoszczędzić godziny zamieszania później. A kiedy wszyscy są na tej samej stronie od początku, wszystko idzie płynniej.

Szybki sukces Użyj współdzielonego szablonu wprowadzającego umowę (formularz Google, dokument Notion lub platforma CLM), który może kierować zapytania na podstawie typu umowy lub jej wartości. To ustala oczekiwania wcześnie i pomaga skuteczniej organizować pracę.

Krok 2: wybierz odpowiedni szablon (lub zbuduj modułowy)

Rozpoczynanie od pustego dokumentu Word to najszybszy sposób na marnowanie czasu i wprowadzanie ryzyka, wpatrując się w migający kursor. Solidny, wstępnie zatwierdzony szablon to Twój najlepszy przyjaciel – ale tylko jeśli jest zbudowany z myślą o skalowalności.

Zbyt często szablony są albo: 

• Zbyt ogólne (i wymagają godzin przepisywania), albo 
• Tak sztywne, że załamują się w momencie, gdy dodawane są realne warunki

Celem nie jest tylko ponowne wykorzystanie dokumentów. Chodzi o standaryzację struktury i przyspieszenie sposobu tworzenia umów, bez utraty elastyczności.

Dobry szablon powinien: 

• Wyraźnie oddzielać warunki prawne od biznesowych 
• Używać bloków klauzul, które można wymieniać w zależności od sytuacji (np. różne sformułowania dotyczące wypowiedzenia dla umów krótko- i długoterminowych) 
• Zawierać instrukcje lub adnotacje do użytku wewnętrznego (np. "wstaw tutaj klauzulę awaryjną, jeśli klient odrzuci standardowe warunki IP" lub "dołącz tutaj klauzulę wypowiedzenia, jeśli wydarzy się coś innego) 
• Oznaczać warunki niepodlegające negocjacjom vs. elastyczne, aby Sprzedaż lub Zakupy wiedziały, co mogą edytować, a co eskalować

Oprócz całych szablonów umów, możesz również pomyśleć o stworzeniu biblioteki klauzul dla najczęstszych przypadków, z którymi ma do czynienia Twoja firma, aby następnie wybierać dowolny fragment, który najlepiej pasuje do tego, co piszesz.

Zamiast musieć edytować całość, dostałbyś podstawowy, niezmienny szablon i wypełnił go odpowiednimi klauzulami.

Szablony nie powinny być zakurzonymi plikami PDF. Powinny ewoluować wraz z Twoim biznesem i aktualizacjami prawa umów. Powinny ewoluować na podstawie tego, co faktycznie działa – a co spotyka się z oporem.

Pamiętaj, aby również: 

• Przeglądać swoje szablony i klauzule kwartalnie lub po dużych cyklach negocjacyjnych, aby sprawdzić, czy są nadal ważne 
• Rejestrować powtarzające się poprawki i budować rozwiązania awaryjne w szablonach 
• Ograniczać liczbę "standardowych" szablonów – zbyt wiele i nikt nie używa właściwego

(Nie tak) szybki sukces 

Współpracuj z działem prawnym, aby modularyzować szablony według typu klauzuli (np. warunki płatności, obsługa danych, wypowiedzenie) i poziomu ryzyka. Następnie oznacz każdą klauzulę dla przypadków użycia: umowa z dostawcą niskiego ryzyka, umowa o wysokiej wartości dla przedsiębiorstwa, umowa sprzedaży o wysokiej wartości itp. To redukuje tworzenie umów do bardziej modelu "podłącz i używaj" – i oszczędza godziny przy każdej transakcji.

Krok 3: redaguj szybko, ale nie improwizuj

Gdy masz już odpowiedni szablon, faza redagowania powinna być szybka. Ale szybko nie oznacza niechlujnie.

Większość opóźnień w umowach nie jest spowodowana samym pisaniem, ale niejasną własnością, niespójnym formatowaniem lub gdy ktoś dodaje niestandardowy język "na wszelki wypadek". Tu odrobina dyscypliny oszczędza dużo czasu.

Zatem, zanim rozpocznie się właściwe pisanie, wyjaśnij, kto jest odpowiedzialny za: 

• Warunki biznesowe (ceny, dostawy, harmonogram). Zwykle to Sprzedaż lub Zakupy, w zależności od umowy. 
• Warunki prawne (IP, odszkodowanie, prawo właściwe). Zwykle to dział prawny lub operacji kontraktowych.

Ważne! Nie pozwól pięciu osobom edytować równolegle. Przydziel jedną osobę do prowadzenia projektu, a resztę utrzymuj w trybie recenzenta, dopóki projekt nie będzie gotowy.

Kilka wskazówek dotyczących redagowania 

Teraz przechodząc do właściwego pisania. Dobra umowa jest jasna, a nie sprytna. Jeśli tworzysz niestandardową umowę, pisząc ją od podstaw: 

• Używaj prostego języka, gdzie to możliwe 
• Unikaj kumulowania wielu warunków w jednym zdaniu 
• Rozbijaj złożone sekcje umowy i długie akapity na sekcje lub punktory

Nie chodzi o "upraszczanie" umowy – chodzi o upewnienie się, że wszyscy rozumieją, na co się zgadzają. Dotyczy to również osób, które będą musiały egzekwować umowę za sześć miesięcy.

Powinieneś również: 

• Numerować swoje sekcje logicznie 
• Używać spójnych nagłówków i rozmiarów czcionek 
• Dokładnie dopasowywać zdefiniowane terminy (np. "Data wejścia w życie" vs. "Data rozpoczęcia")

Takie małe rzeczy zapobiegają dużym bólom głowy później, gdy dokument jest redagowany lub przeglądany.

Szybki sukces 

Stwórz krótki wewnętrzny "przewodnik stylistyczny" dla umów, obejmujący formatowanie, ton i typowe pułapki. Nie musi być wymyślny – wystarczy jednostronicowy dokument, który odpowiada na pytanie "jak piszemy rzeczy w naszej firmie?"

Krok 4: współpracuj bez tworzenia chaosu

Projekt umowy jest gotowy – teraz wszyscy chcą "rzucić okiem". To właśnie tutaj współpraca albo utrzymuje rzeczy w ruchu, albo wykoleja cały proces.

Kluczem jest współpraca asynchroniczna, w kontrolowanym środowisku, z jasnymi rolami i jednym źródłem prawdy. Cyfrowo.

Nic nie zabija impulsu szybciej niż pięć wątków e-mailowych i nazwy plików jak Umowa_v3_FINAL_edytowanaePrzezJana.docx.

Ustaw więc jedno miejsce do współpracy, czy to Google Docs, Word Online, platforma zarządzania cyklem życia umowy (CLM), czy oprogramowanie do podpisów elektronicznych, jak Autenti.

Niezależnie od narzędzia, upewnij się, że: 

• Wszyscy komentują tę samą wersję
• Edycje są śledzone 
• Własność dokumentu jest zawsze jasna

Nie każdy interesariusz musi być zaangażowany w każdą klauzulę. Wprowadzaj recenzentów na podstawie tego, co faktycznie jest zmieniane: 

• Sprzedaż może potrzebować potwierdzić ceny lub rabaty 
• Dział prawny może potrzebować przejrzeć odpowiedzialność lub prawo właściwe 
• Zakupy mogą potrzebować zatwierdzić warunki płatności

Szybki sukces 

Według Weshare, do 2025 roku ręczne wysiłki związane z przeglądaniem i redagowaniem umów mają zostać zredukowane o 50%, dzięki nowym technologiom.

Więc korzystaj z nowych technologii. A jeszcze lepiej, używaj bezpiecznej, sprawdzonej i przetestowanej technologii, która jest znana z działania.

Jak Autenti, które pomogło grupie TZMO, oszczędzając im 90% czasu przetwarzania umów.

Z Autenti możesz nie tylko podpisywać elektronicznie wszystkie umowy, ale także bezpiecznie przeglądać dokumenty z pełną kontrolą wersji i odpowiednimi rolami dostępu dla recenzentów, zatwierdzających i użytkowników tylko do podglądu.

Krok 5: strategicznie zarządzaj poprawkami

Poprawki są nieuniknione. Ale to, jak nimi zarządzasz, decyduje o tym, czy umowa zostanie zamknięta w tym tygodniu, czy będzie tkwić w zawieszeniu przez miesiąc.

Celem nie jest unikanie negocjacji – chodzi o to, aby wymiana zdań była szybsza, bardziej skoncentrowana i mniej bolesna.

Każdy zespół powinien mieć jasną politykę dotyczącą tego, co mogą zaakceptować lub zmodyfikować bez eskalacji. Na przykład: 

• Sprzedaż może dostosować warunki płatności w zatwierdzonym wcześniej zakresie 
• Zakupy mogą dostosować harmonogramy dostaw 
• Tylko dział prawny może dotykać IP, odszkodowań lub prawa właściwego

Jeśli wszystko musi wracać do działu prawnego, tworzysz blokady. Jeśli nic nie wraca do działu prawnego, wprowadzasz ryzyko.

Nie negocjuj od zera za każdym razem. Dla warunków o wysokim tarciu, takich jak ograniczenie odpowiedzialności lub obsługa danych, utrzymuj zestaw: 

• Preferowanego języka (twoja domyślna pozycja) 
• Opcji awaryjnych (na co jesteś gotów się zgodzić) 
• Twardych ograniczeń (warunków, na które się nie zgodzisz)

To utrzymuje rozmowę na ziemi i pomaga młodszym członkom zespołu negocjować z pewnością siebie.

Zawsze przeglądaj poprawki w śledzonych zmianach, z komentarzami lub adnotacjami, które wyjaśniają, dlaczego coś zostało zmodyfikowane. To redukuje cofanie się i przyspiesza zatwierdzenia.

Jeśli nie używasz CLM lub oprogramowania do podpisów elektronicznych, zdyscyplinowany przepływ pracy Google Docs (z historią wersji + wątkami komentarzy) działa całkiem dobrze na początku.

Szybki sukces 

Stwórz "podręcznik do poprawek", który obejmuje 5-10 najczęściej negocjowanych klauzul. Dla każdej zawrzyj: 

• Pozycję domyślną 
• Akceptowalne warianty 
• Kto musi zatwierdzić zmiany

To zamienia nanoszenie poprawek z decyzji opartej na osądzie w powtarzalny proces.

Krok 6: zatwierdzaj bez blokad

Zatwierdzenie to jeden z największych punktów zatorowych w przepływach pracy z umowami. Jasny, dobrze zdefiniowany proces może zaoszczędzić dni, a nawet tygodnie.

Celem jest tutaj usprawnienie zatwierdzeń, aby umowy nie utknęły w miejscu – ale nadal otrzymały odpowiednią uwagę.

Nie każda umowa wymaga podpisu od każdego kierownika czy działu. Dostosuj ścieżki zatwierdzania w oparciu o: 

• Typ umowy (NDA vs. wielomilionowe MSA) 
• Wartość transakcji lub poziom ryzyka 
• Wymagania polityki wewnętrznej

Dokumentuj, kto musi zatwierdzić co – i kiedy. Udostępniaj to szeroko, aby wszyscy znali proces.

Długie cykle zatwierdzania często wynikają z niejasnych oczekiwań. Ustaw stałe terminy i wysyłaj automatyczne przypomnienia: 

• "Zatwierdzenia potrzebne w ciągu 3 dni roboczych" 
• Automatyczna eskalacja, jeśli nie ma odpowiedzi do terminu

To pomaga utrzymać momentum i odpowiedzialność.

Szybki sukces 

Według raportu World Commerce & Contracting z 2021 roku, zatwierdzenia są najbardziej poszukiwanym elementem kontraktowania do cyfryzacji, z 74,6% respondentów wybierających tę część zarządzania umowami.

Co jest absolutnie zrozumiałe. Gonienie za zatwierdzeniami po całej ciężkiej pracy przy tworzeniu umowy wydaje się po prostu niepotrzebne. Więc cyfryzuj ten proces.

Możesz nawet stworzyć schemat przepływu zatwierdzeń lub listę kontrolną. Pomoce wizualne ułatwiają zespołom zrozumienie ich roli i uniknięcie niepotrzebnych opóźnień. Szczególnie jeśli stworzysz je dla typowych scenariuszy kontraktowania, aby łatwo odnaleźć się w każdym przypadku.

Potrzebujesz wysłać delikatne przypomnienie o potrzebnym zatwierdzeniu? Wyślij automatyczne przypomnienia do tych, którzy muszą zatwierdzić lub nawet podpisać daną umowę, za pomocą Autenti.

Krok 7: podpisz i przechowuj (poprawnie)

Podpisanie umowy to moment, w którym cała ta ciężka praca się opłaca.

Aby zwieńczyć udany proces pisania umowy, uczyń finał równie efektywnym dzięki podpisom elektronicznym.

Korzystanie z platformy do podpisów elektronicznych, takiej jak Autenti, sprawia, że ten krok jest szybki, całkowicie bezpieczny i prawnie wiążący.

Podpisuj z Autenti

Autenti pozwala wysyłać umowy online, eliminując opóźnienia związane z drukowaniem, skanowaniem lub wysyłaniem dokumentów do drugiej strony tylko po to, aby podpisać umowę. Jest prosta w użyciu i zgodna z eIDAS oraz innymi międzynarodowymi przepisami, więc Twoje podpisane umowy są prawnie wiążące.

Ale oprócz samego podpisywania różnych typów dokumentów, z Autenti możesz również: 

• Podpisywać wiele dokumentów jednocześnie dzięki masowemu podpisywaniu, 
• Śledzić dokładną ścieżkę audytu każdego podpisu z adresami IP podpisujących, nazwiskami, dokładną datą i godziną podpisu i więcej, 
• Otrzymać dedykowaną Kartę Podpisu wydaną dla każdego podpisanego dokumentu, 
• Weryfikować tożsamość drugiej strony za pomocą kilku metod weryfikacji online, 
• I więcej.

Zobacz, jak Bank Millennium podpisuje wszelkiego rodzaju dokumenty HR, w tym umowy o pracę, w zaledwie kilka minut z Autenti.

Krok 8: śledź, co ważne po podpisaniu

Teraz, aby uniknąć przegapienia terminów, utraconych odnowień lub przeoczonych zobowiązań, potrzebujesz jasnego systemu do śledzenia po podpisaniu.

Ustaw automatyczne przypomnienia Użyj swojego narzędzia do zarządzania umowami lub systemu kalendarza, aby wyzwalać alerty dla kluczowych dat, takich jak: 

• Terminy odnowienia 
• Okresy wypowiedzenia 
• Kamienie milowe płatności 
• Terminy dostawy

To utrzymuje Twój zespół w trybie proaktywnym zamiast reaktywnym.

Monitoruj zobowiązania i wydajność 

Umowy często zawierają zobowiązania, które wymagają ciągłej uwagi, jak umowy o poziomie usług lub wymagania raportowe. Przydziel właścicieli do śledzenia tych zobowiązań i regularnie przeglądaj wydajność umowy.

To pomaga uniknąć niespodzianek, sporów lub niezrealizowanych celów biznesowych.

Używaj pulpitów i raportów 

Wiele narzędzi do zarządzania umowami i platform CLM oferuje pulpity, które zapewniają widoczność: 

• Nadchodzących wygaśnięć i odnowień 
• Wartości umów i poziomów ryzyka 
• Wąskich gardeł lub przeterminowanych działań

Jeśli nie używasz CLM, rozważ zbudowanie współdzielonego arkusza kalkulacyjnego lub niestandardowego pulpitu z kluczowymi danymi umowy, aby utrzymać wszystkich na tej samej stronie.

Szybki sukces 

Stwórz kalendarz umów z przypomnieniami widocznymi dla odpowiednich zespołów (Sprzedaż, Dział prawny, Zakupy). Udostępniaj go regularnie na spotkaniach zespołu, aby terminy umów były na pierwszym planie.

Lub użyj już gotowego dla Ciebie archiwum podpisanych (i nie) umów w Autenti. Wtedy możesz łatwo wyszukać dowolną poprzednią umowę, używając filtrów, słów kluczowych i niestandardowych tagów, które utrzymują rzeczy w dodatkowym porządku.

Krok 9: udoskonalaj i powtarzaj

Zarządzanie umowami nie jest procesem "ustaw i zapomnij". Najlepsze zespoły ciągle usprawniają swoje przepływy pracy, szablony i narzędzia w oparciu o rzeczywiste doświadczenie.

Utrzymywanie świeżych szablonów redukuje poprawki i przyspiesza redagowanie.

Analizuj dane z umów Spójrz na kluczowe KPI zarządzania umowami, takie jak: 

• Średni czas na napisanie umowy, przegląd i zatwierdzenie umów 
• Typowe punkty negocjacji lub poprawki 
• Wskaźniki odnowień i przegapione terminy

Użyj tych danych, aby zidentyfikować słabe punkty i możliwości automatyzacji.

Stwórz pętlę feedbacku 

Zachęcaj zespoły do dzielenia się bolączkami i historiami sukcesów. Regularne sprawdzenia lub retrospektywy mogą ujawnić pomysły na usprawnienia procesu i zwiększyć dostosowanie między zespołami.

Dodatkowe punkty za założenie dedykowanego kanału Slack lub dokumentu Notion do śledzenia feedbacku.

Inwestuj w ciągłe szkolenia 

Umowy ewoluują, podobnie jak przepisy, ryzyka umowne i priorytety biznesowe. Więc utrzymuj swoje zespoły na bieżąco dzięki regularnym sesjom szkoleniowym na temat aktualizacji procesów, najlepszych praktyk i narzędzi.

Szybki sukces 

Udokumentuj swój proces umowy w prostym podręczniku lub wiki. Uczyń go łatwo dostępnym i aktualizuj w miarę ewolucji procesu, aby nowi członkowie zespołu szybko się wdrożyli.

Bonus: na co uważać przy pisaniu różnych typów umów

Pisz efektywnie, podpisuj jeszcze mądrzej (z Autenti)

Efektywne pisanie umów to tylko połowa bitwy—mądre ich podpisywanie dopełnia proces.

Dzięki bezpiecznej, prawnie wiążącej platformie do podpisów elektronicznych Autenti, możesz przyspieszyć obrót umowami, zmniejszyć bóle głowy administracyjne i utrzymać wszystkie swoje podpisane dokumenty zorganizowane w jednym miejscu.

Gotowy usprawnić swój przepływ pracy z umowami od projektu do podpisu?

Wypróbuj Autenti za darmo z 14-dniowym okresem próbnym i przekonaj się, jak bezwysiłkowe może być zarządzanie umowami.