Jeśli jesteś jedną z osób, które nawet podczas wypoczynku nie chcą tracić kontroli nad tym, co dzieje się z Twoim biznesem, skorzystaj z elektronicznego zarządzania dokumentacją i z opcji podpisywania umów online. Jedyne, czego potrzebujesz to urządzenie z dostępem do internetu!
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją na wakacjach - jak to możliwe?
Stosy papierów zalegających na półkach, konieczność drukowania wszystkich dokumentów i wysyłania ich pocztą lub kurierem. Dobrze pamiętasz te czasy? Dziś, w dobie cyfryzacji i bycia coraz bardziej eko, pora przerzucić się na elektroniczny obieg dokumentów w firmie i zdalne podpisywanie umów. Obecnie jest to możliwe m.in. za sprawą platform, które pozwalają na zarządzanie dokumentami i ich zdalne podpisywanie. z e-podpisem. Warto więc przyjrzeć się tego typu rozwiązaniom, by móc swobodnie zarządzać swoim biznesem z dowolnego miejsca.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie: zapomnij o drukowaniu
Eko-trend na dobre dotarł już także do świata biznesu. Oznacza to, że dzięki elektronicznemu zarządzaniu dokumentacją, nie trzeba już drukować wszystkich umów, aneksów itd. Wystarczy sporządzić je w postaci elektronicznej, podpisać poprzez kliknięcie w odpowiedni przycisk i przekazać w tej samej, elektronicznej wersji dalej. Możesz zapomnieć o konieczności drukowania choćby jednej kartki papieru.
Dokumenty online i e-podpis - zapomnij o kurierach i poczcie
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją ma wiele zalet. Kolejną jest to, że nie musisz już wysyłać dokumentów kurierem lub pocztą. Jeśli więc przez lata prowadzenia działalności, przyzwyczaiłeś się do tego, że każdy dokument trzeba spakować i wysłać pocztą lub kurierem do osoby, która go przeczyta, podpisze i następnie odeśle do Ciebie, teraz możesz o tym zapomnieć. To błędne koło, to już przeszłość. Po wygenerowaniu dokumentu w wersji elektronicznej, prześlij go do odbiorcy, który jeszcze tego samego dnia może złożyć swój podpis klikając w odpowiednie pole. Co więcej jeśli kilka osób musi złożyć podpisy, to dokumenty nie muszą wędrować pomiędzy osobami. Wszystkie osoby mogą złożyć podpisy w tym samym czasie. Szybko, prosto, bez konieczności regularnych wizyt na poczcie i zamawiania kuriera. Czy może być lepiej?
Koszty archiwizowania dokumentacji to już przeszłość
Jedną z wielu zalet prowadzenia dokumentacji online, jest to, że nie trzeba ponosić kosztów związanych z jej archiwizacją. Wszystko bowiem jest przechowywane na szyfrowanym dysku w bezpiecznej chmurze, do której masz dostęp o każdej porze dnia i nocy. Dzięki temu, bez względu na to, czy jesteś w biurze, na wakacjach czy podczas krótkiego, weekendowego wyjazdu, możesz w dowolnym momencie przejrzeć wszystkie archiwizowane umowy, podpisane na platformie Autenti.
Podpisywanie dokumentów online - proste, jak nigdy dotąd
Wiesz już, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest wygodne i bezpieczne, poznałeś też inne zalety tego rozwiązania. Pora więc przejść do tego, jak podpisywać dokumenty zdalnie, np. podczas wakacyjnego wypoczynku w Polsce lub za granicą. Aby podpisać wybrany dokument, nie musisz szukać pióra czy długopisu - wystarczy laptop, smartfon lub tablet z dostępem do internetu. A jak wygląda samo podpisywanie umów? To nic innego, jak… kliknięcie w pole: „podpisz dokument”. Dosłownie jedno naciśnięcie w odpowiedni przycisk - tylko to dzieli Cię od sfinalizowania wielu kluczowych dla Twojego biznesu umów. Nie musisz przerywać urlopu czy szukać miejsca, w którym spokojnie przejrzysz całą dokumentację i złożysz swój podpis. Teraz wystarczy, że zrobisz np. z poziomu swojego komputera. Robisz krótką (dosłownie kilkuminutową) przerwę od błogiego wylegiwania się na plaży, sięgasz po urządzenie z dostępem do sieci, zapoznajesz się z interesującym Cię dokumentem i klikasz „podpisz” w odpowiednim miejscu. Prawda, że proste?
Firmowe konto Autenti - wiele możliwości
Dzięki platformie Autenti, możliwe jest składanie nawet kilku podpisów pod jednym dokumentem. Jako właściciel np. umowy, możesz wygodnie wysyłać i podpisywać dokumenty, ustalać kolejność składania podpisów i decydować o tym, kto będzie mógł złożyć swój podpis, a kto otrzyma jedynie możliwość wglądu do dokumentacji. Do konta firmowego możesz również dodać swoich współpracowników. Dzięki etykietom dokumentów możesz udostępniać dokumenty wskazanym osobom z firmy, dzięki czemu każdy ma dostęp do dokumentu wtedy kiedy potrzebuje. Co więcej ma pewność, że to finalna i podpisana wersja.
| Czy wiesz, że… aż 30% dokumentów podpisywanych przez platformę Autenti jest podpisywanych przy użyciu smartfona? |
Dzięki platformie, nawet w trakcie urlopu możesz szybko zebrać niezbędne podpisy i mieć stały dostęp do całego przebiegu podpisywania dokumentu. Aby jeszcze bardziej usprawnić zarządzanie dokumentami online, do swojego konta firmowego, dodaj dowolną liczbę użytkowników. Tak jak Ty, będą mogli wysyłać i podpisywać dokumenty, by finalizowanie kluczowych umów przebiegało jeszcze szybciej. To oszczędność czasu całego Twojego zespołu! I w końcu, pamiętaj o tym, że takie elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest bezpieczne - możesz weryfikować tożsamość osób podpisujących dokumenty, np. poprzez wprowadzenie opcji SMS-ów z kodami uwierzytelniającymi czy wideoweryfikacji.
Polscy przedsiębiorcy coraz bardziej doceniają możliwości, jakie daje elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz podpisywanie umów online. Pora, żebyś i Ty do nich dołączył!
