Jak stworzyć podpis elektroniczny: 6 metod wyjaśnionych krok po kroku

Jest wiele sposobów na stworzenie podpisu elektronicznego. Od korzystania z wbudowanych narzędzi Google Docs i Google Drive, po używanie czytników PDF, Microsoft Word oraz dedykowanych platform do podpisów elektronicznych.

Niektóre wymagają więcej kroków do wykonania niż inne, a niektóre oferują bardziej zaawansowane opcje podpisywania cyfrowego i większe bezpieczeństwo.

Poznaj dokładne instrukcje krok po kroku dla 6 metod składania podpisów elektronicznych i wybierz tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Spis treści

1. Proste Podpisy Elektroniczne (SES)
2. Zaawansowane Podpisy Elektroniczne (AES)
3. Kwalifikowane Podpisy Elektroniczne (QES)
4. Dlaczego najlepiej podpisywać z certyfikowanym dostawcą, takim jak Autenti

Proste Podpisy Elektroniczne (SES)

Proste Podpisy Elektroniczne (SES) to typowe e-podpisy, których najprawdopodobniej będziesz używać przy podpisywaniu dokumentów online. Podpisy SES są niezwykle uniwersalne i pozwalają na podpisanie 90% dokumentów biznesowych.

Podpisując dokumenty elektronicznie za pomocą podpisów SES u certyfikowanego dostawcy, takiego jak Autenti, możesz mieć pewność, że Twój dokument i podpis pozostaną bezpieczne.

Istnieją różne sposoby podpisywania dokumentów podpisami SES, niektóre bardziej bezpieczne niż inne, wszystkie wyjaśnione poniżej krok po kroku.

Metoda 1: korzystanie z Autenti

Autenti to certyfikowany dostawca podpisów elektronicznych, który sprawia, że podpisywanie różnych dokumentów online jest niezwykle łatwe i jednocześnie bardzo bezpieczne.

Autenti to platforma do podpisów elektronicznych dostępna całkowicie online, bez konieczności instalowania jakiejkolwiek aplikacji na urządzeniu.

Aby podpisać dokument elektronicznie z Autenti, otrzymasz po prostu e-mail z linkiem kierującym do dokumentu do podpisania, a całą procedurę wykonasz online.

Aby podpisać dokument z podpisem SES Autenti:

1. Otwórz e-mail wysłany przez Autenti zawierający informacje od nadawcy, przeczytaj go i kliknij przycisk "Dokument", aby przeczytać cały dokument.
   
   

2. Przycisk przekieruje Cię do platformy Autenti, gdzie możesz przeczytać i podpisać dokument.
   
   

3. Potwierdź, że przeczytałeś dokument, przewijając go do końca i zaznaczając odpowiednie pole.
   
   

4. Jeśli nadawca dokumentu wymaga dodatkowego potwierdzenia weryfikacji podpisującego poprzez kod SMS lub e-mail, sprawdź swoją skrzynkę lub telefon i wprowadź kod w odpowiednim polu.
   
   

5. Na koniec kliknij przycisk "Podpisz", aby sfinalizować proces podpisywania.

Korzyści z podpisywania z Autenti

Podpisywanie dokumentów z Autenti daje kilka korzyści, w tym:

• Certyfikowana zgodność: Autenti jest certyfikowanym dostawcą usług zaufania zgodnie z regulacjami eIDAS, zapewniając pełną zgodność ze standardami rządowymi. Z Autenti Twoje dokumenty i podpisy pozostają bezpieczne.
• Nieograniczona elastyczność: Autenti nie nakłada limitów na liczbę dokumentów, które możesz podpisać, ani na rodzaj potrzebnego e-podpisu, co czyni go ekonomicznym rozwiązaniem.
• Łatwość użycia: nie wymaga instalacji - Autenti działa bezpośrednio w przeglądarce, zapewniając szybkie i wygodne podpisywanie dokumentów online. Jeśli chcesz, możesz również korzystać z Autenti w aplikacji mobilnej dostępnej zarówno na systemach IOS, jak i Android.
• Proste podpisywanie: podpisanie dokumentu zajmuje tylko kilka kroków, wszystkie wykonywane po kliknięciu w link dostarczony na skrzynkę e-mail.
• Solidne zabezpieczenia: oprócz zgodności z eIDAS, Autenti jest również zgodne z wieloma standardami bezpieczeństwa, w tym RODO i ISO 27001, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych.

Wybierając profesjonalne oprogramowanie do podpisów elektronicznych do podpisywania dokumentów online, możesz mieć pewność, że Twoje dokumenty nie zostaną naruszone dzięki wielowarstwowym zabezpieczeniom i zgodności ze standardami regulowanymi przez rząd, takimi jak eIDAS.

Ponadto każdy podpisany dokument zawiera Kartę Podpisu z pieczęciami wydanymi przez Autenti dla każdego utworzonego podpisu elektronicznego. Zapewnia to bezpieczny ślad audytu, dostarczając istotnych informacji o każdym dodanym podpisie, znacznikach czasowych, adresach IP użytych urządzeń, metodach weryfikacji i innych.

Podpisuj każdy dokument online z Autenti i rób to bezpiecznie.

Przetestuj Autenti przez 14 dni za darmo. Załóż konto i sprawdź, jak łatwe może być bezpieczne podpisywanie.

Metoda 2: korzystanie z Adobe Acrobat Sign lub czytników PDF

Adobe Acrobat to przykład czytnika PDF, który pozwala na podpisywanie dokumentów za pomocą prostych podpisów SES w następujący sposób:

1. Otwórz dokument, który chcesz podpisać, używając Adobe Acrobat Reader lub innego czytnika PDF obsługującego podpisy elektroniczne.
2. Podpisz dokument PDF, wykonując następujące kroki:
   
   

• Wybierz przycisk "Wypełnij i podpisz".
• Kliknij "Dodaj podpis".
• Wybierz jedną z trzech dostępnych metod podpisywania:
  
  

I. Po prostu wpisz swoje imię i nazwisko na klawiaturze, a Adobe przekształci je w rzeczywisty podpis,

II. Narysuj swoje imię i nazwisko za pomocą myszy, touchpada lub rysika na ekranie dotykowym,

III. Lub podpisz fizycznie kartkę papieru, a następnie zeskanuj i prześlij ją do Adobe.

3. Następnie umieść podpis w wymaganym polu i zapisz podpisany dokument.

Należy pamiętać, że ten proces dotyczy tworzenia prostych podpisów elektronicznych (SES) w Adobe. Proces tworzenia bardziej zaawansowanych e-podpisów, w tym cyfrowych wymagających weryfikacji tożsamości, różni się.

W szczególności, aby utworzyć podpis cyfrowy w Adobe, musisz wybrać podpisanie za pomocą podpisu w chmurze, korzystając z dostawcy certyfikatu cyfrowego ID, lub podpisać lokalnie w Adobe Acrobat za pomocą karty inteligentnej, cyfrowego ID opartego na pliku lub tokena USB, co wymaga dodatkowych kroków.

Korzyści z metody 2

Korzyści z podpisywania w Adobe Acrobat obejmują:

• Łatwość użycia: proces jest prosty i intuicyjny, wymagający tylko kilku kliknięć do podpisania PDF-ów przy wyborze prostych podpisów elektronicznych.
• Elastyczność metod podpisywania: możesz wybrać spośród trzech różnych opcji tworzenia podpisu - wpisywanie, rysowanie lub przesyłanie zeskanowanego obrazu odręcznego podpisu.
• Wygoda dla użytkowników Adobe: jeśli już korzystasz z Adobe, nie potrzebujesz dodatkowych narzędzi ani oprogramowania.

Możesz porównać Autenti i Adobe eSign bezpośrednio tutaj, ale główna różnica między tymi platformami polega na liczbie dokumentów, które możesz podpisać. W Autenti liczba dokumentów do podpisania jest nieograniczona, podczas gdy Adobe nakłada pewne limity.

Metoda 3: korzystanie z Microsoft Word

Wierz lub nie, możesz również utworzyć podpis elektroniczny w Microsoft Word.

Aby to zrobić:

1. Otwórz dokument Microsoft Word i kliknij miejsce, gdzie chcesz, aby pojawiła się linia podpisu. Następnie przejdź do zakładki "Wstaw" i kliknij opcję "Wiersz podpisu".
2. Pojawi się okno konfiguracji podpisu, w którym musisz wypełnić pola niezbędnymi informacjami, w tym:
   
   

• nazwiskiem,
• stanowiskiem,
• adresem e-mail,
• oraz instrukcjami dla osoby podpisującej dokument.

W tym kroku możesz również zaznaczyć, czy chcesz pozwolić podpisującemu na pozostawienie komentarzy w dokumencie do podpisu oraz czy chcesz pokazać datę podpisania.

3. Następnie, aby faktycznie utworzyć podpis, musisz dwukrotnie kliknąć dodaną linię podpisu, aby pojawiło się okno podpisywania.
4. Gdy pojawi się okno podpisu, wpisz swoje imię i nazwisko przy znaku X.
5. Na koniec zapisz podpisany dokument jako PDF, aby zapobiec dalszej edycji.

Zalety i wady metody 3

Zalety podpisywania w Microsoft Word:

• Dość prosty proces: kroki dodawania i podpisywania dokumentu są dość proste, choć trudniejsze niż podpisywanie z Autenti czy Adobe Acrobat ze względu na mniej przyjazny interfejs Microsoft Word.
• Integracja z Microsoft Word: proces podpisywania jest wbudowany bezpośrednio w Microsoft Word, co może być zaletą dla obecnych użytkowników.
• Możliwość dostosowania linii podpisu: możesz dostosować podstawowe szczegóły żądanego podpisu, w tym nazwisko, stanowisko, adres e-mail i instrukcje podpisywania, a także dodać opcje wyświetlania daty lub zezwolenia na komentarze dla podpisujących.

Wady podpisywania w Microsoft Word:

1. Wymaga aktywnej licencji Microsoft Word: musisz posiadać licencjonowaną wersję Microsoft Word, co może stanowić barierę dla osób bez subskrypcji.
2. Ograniczone funkcje podpisu: metoda nie obejmuje zaawansowanych opcji podpisu elektronicznego, weryfikacji tożsamości ani podpisów kwalifikowanych, co czyni ją mniej odpowiednią dla bardziej złożonych lub poufnych dokumentów.

Metoda 4: Google Docs

Proces opisany w poprzednim paragrafie dotyczy wyłącznie Microsoft Word. Aby utworzyć podpis elektroniczny w Google Docs, musisz wykonać inną procedurę.

Należy pamiętać, że narzędzie Google eSignature jest dostępne tylko dla osób posiadających konto Google Workspace.

Technicznie rzecz biorąc, nie będziesz mógł utworzyć podpisu elektronicznego za darmo, ponieważ Google Workspace jest płatne.

Jeśli masz odpowiednie konto, możesz utworzyć podpis elektroniczny w Google Docs poprzez:

1. Wejście do dokumentu Google, który chcesz podpisać, utworzenie nowego lub otwarcie pliku PDF bezpośrednio z Google Drive.
2. Następnie znajdziesz narzędzie eSignature Google w zakładce "Narzędzia". Kliknij je i wybierz opcję "eSignature".
   
   

💡 Jeśli pracujesz z plikiem PDF w Google Drive, znajdź menu w prawym górnym rogu dokumentu i wybierz "eSignature".

3. Po prawej stronie edytowanego dokumentu pojawi się panel do dodawania pól podpisu.
   
   

Stamtąd możesz dodać do 10 wymagań podpisu i dodatkowych pól do wypełnienia:

• Inicjały,
• Nazwisko,
• Pole tekstowe,
• Data podpisania.

💡 Jeśli zdecydujesz się dodać pole tekstowe, pamiętaj, aby dodać też tekst zastępczy określający, co podpisujący ma w nim wpisać. W przeciwnym razie puste pole może być mylące dla osoby podpisującej dokument.

4. Po dodaniu wszystkich pól, które chcesz mieć w dokumencie, kliknij "Poproś o eSignature", a dokument zostanie wysłany do osoby, od której żądasz podpisu, bezpośrednio na jej adres e-mail. Dokument Google zostanie przekształcony w wersję PDF.
   
   

💡 Opcjonalnie możesz wpisać wiadomość, która zostanie pokazana osobie, od której żądasz podpisu, przed wysłaniem prośby.

5. Podpisujący musi następnie otworzyć dokument PDF otrzymany na swoją skrzynkę e-mail i przystąpić do jego podpisania.
6. Aby faktycznie utworzyć podpis, wystarczy kliknąć jedno z dodanych pól "Inicjały", "Podpis" lub "Nazwisko". Pojawi się okno podpisywania, gdzie można wpisać wymagane informacje, aby generator podpisów online Google Docs przekształcił je w rzeczywisty podpis.

💡 W narzędziu eSignature Google Docs nie można narysować podpisu za pomocą myszy lub touchpada ani przesłać obrazu podpisu fizycznego.

7. Jeśli wszystko wygląda tak, jak chcesz, przeczytaj zastrzeżenie dostarczone przez Google Workspace, zgódź się z faktem, że umieszczenie podpisu oznacza związanie warunkami podpisanego dokumentu i kliknij przycisk "Przyjmij i podpisz".

8. Następnie wybierz przycisk "Oznacz jako ukończone".
9. Na koniec przeczytaj Warunki korzystania z usługi i potwierdź, że rozumiesz, że Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail będą udostępniane osobom mającym dostęp do podpisanego dokumentu. W tym celu wybierz "Zgadzam się i kontynuuj".

Kopia podpisanego dokumentu trafi do Twojej skrzynki e-mail. Możesz ją następnie wyświetlić i pobrać.

Zalety i wady metody 4

Zalety natywnego narzędzia eSignature od Google:

• Integracja z Google Workspace: eSignature integruje się bezproblemowo z Google Docs i Google Drive, co jest wygodne dla użytkowników już pracujących w ekosystemie Google.
• Elastyczne prośby o podpis: Google pozwala na żądanie podpisów od maksymalnie 10 osób na dokument.
• Prostota użycia: nie jest wymagana dodatkowa instalacja do korzystania z eSignature od Google, a całe narzędzie jest dość proste i intuicyjne.

Wady eSignature od Google:

• Wymagane konto Google Workspace: aby korzystać z narzędzia eSignature od Google, musisz posiadać konto Google Workspace, które jest płatne.
• Brak zaawansowanych funkcji e-podpisu: eSignature Google nie oferuje zaawansowanych ani kwalifikowanych podpisów elektronicznych, co czyni je mniej odpowiednimi dla dokumentów wymagających wysokiego poziomu bezpieczeństwa lub krytycznych prawnie.
• Ograniczone opcje brandingu: brak zaawansowanych opcji brandingu lub dostosowywania może być wadą w porównaniu z bardziej rozbudowanymi narzędziami do e-podpisów, takimi jak Autenti.

Zaawansowane Podpisy Elektroniczne (AES)

Zaawansowane Podpisy Elektroniczne (AES) to kolejny rodzaj e-podpisów używanych do nieco bardziej zaawansowanej dokumentacji, takiej jak umowy sprzedaży rzeczy ruchomych, umowy o współpracy czy umowy najmu na okres do jednego roku.

Podpisy AES wymagają od podpisujących przejścia prostego procesu weryfikacji tożsamości, zazwyczaj poprzez sfotografowanie dowodu osobistego i przesłanie go do dostawcy e-podpisu w celu weryfikacji.

Podpisy SES z kolei weryfikują osobę podpisującą dokument za pomocą unikalnego kodu wysyłanego do podpisującego e-mailem lub numerem telefonu w celu podwójnego sprawdzenia. Przypomina to proces wykonywania uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA).

Poniżej opisujemy przykładowy proces tworzenia podpisu AES z Autenti, krok po kroku.

Metoda 5: AES z Autenti

1. Kliknij link wysłany do Ciebie e-mailem i otwórz dokument.

2. Przejdź proces weryfikacji tożsamości, który może obejmować sfotografowanie dowodu osobistego, zrobienie selfie lub nagranie krótkiego filmu. Dane z dokumentu tożsamości są następnie sprawdzane pod kątem poprawności.
3. Jeśli weryfikacja tożsamości zakończy się pomyślnie, przejdź do podpisania dokumentu. W przypadku niepowodzenia weryfikacji zostaniesz o tym powiadomiony.
4. Następnie, aby uwierzytelnić proces, wykonaj dwuetapową weryfikację, potwierdzając unikalny kod wysłany na Twój numer telefonu.
5. Zakończ proces i przejrzyj sekcję Podpisy i Pieczęcie, która wyświetla szczegóły procesu weryfikacji tożsamości i całego procesu podpisywania.

Korzyści z metody 5

Składanie podpisów AES z Autenti wiąże się z następującymi korzyściami:

• Zwiększone bezpieczeństwo: odbiorcy przechodzą weryfikację tożsamości w czasie rzeczywistym, co gwarantuje, że tylko upoważnione osoby mogą utworzyć swoje podpisy. Ponadto istnieją dodatkowe kroki autoryzacji, w tym 2FA z unikalnym kodem wysyłanym na numer telefonu podpisującego.
• Wyniki w czasie rzeczywistym: Proces weryfikacji tożsamości dostarcza natychmiastowe wyniki, usprawniając przepływ pracy i redukując opóźnienia, co ułatwia tworzenie zaawansowanych podpisów.
• Przejrzystość: Karta Podpisu dodawana do każdego podpisanego dokumentu zawiera wszystkie istotne informacje o dodanych podpisach, wymieniając nawet adresy IP urządzeń używanych do podpisywania.
• Łatwość użycia: proces jest prosty i przyjazny dla użytkownika, prowadząc podpisujących krok po kroku, nawet dla osób niezaznajomionych z e-podpisami.
• Zgodność z prawem: możesz być pewien, że wszystkie e-podpisy utworzone z certyfikowanym dostawcą podpisów online, takim jak Autenti, spełniają standardy prawne zgodnie z regulacjami takimi jak eIDAS, co czyni je w pełni wiążącymi prawnie.

Kwalifikowane Podpisy Elektroniczne (QES)

Kwalifikowane Podpisy Elektroniczne (QES) to trzeci rodzaj podpisu elektronicznego, należący bezpośrednio do kategorii podpisów cyfrowych.

Podpisy cyfrowe oferują bardziej zaawansowany sposób uwierzytelniania samego podpisu, zarówno poprzez weryfikację dowodu tożsamości jak w przypadku AES, jak i poprzez weryfikację tożsamości podpisującego podczas wideokonferencji lub spotkania osobistego w przypadku QES.

Wybierz QES do utworzenia podpisu online, gdy masz do czynienia z bardziej złożonymi dokumentami, takimi jak przeniesienie praw autorskich w umowie o pracę.

Chociaż QES brzmi skomplikowanie, w rzeczywistości nie jest złożony, gdy wykonuje się go za pomocą intuicyjnej platformy do podpisów elektronicznych.

Metoda 6: QES z Autenti

Proces składania Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego może się nieco różnić w zależności od wybranego kwalifikowanego dostawcy lub metody weryfikacji, ale przykładowy proces tworzenia podpisu cyfrowego z użyciem Autenti może wyglądać następująco:

1. Kliknij link wysłany do Ciebie e-mailem, aby otworzyć dokument.

2. Przejdź proces weryfikacji tożsamości wybraną metodą. Możesz wybrać wideokonferencję lub spotkanie osobiste z Centrum Certyfikacji.

💡 Przejście procesu weryfikacji z Centrum Certyfikacji jest często równie proste jak dołączenie do służbowego połączenia online.

3. Jeśli weryfikacja tożsamości zakończy się pomyślnie, przejdź do podpisania dokumentu.
4. Następnie, aby uwierzytelnić proces, wykonaj dwuetapową weryfikację, potwierdzając unikalny kod wysłany na Twój numer telefonu.
5. Zakończ proces i przejrzyj sekcję Podpisy i Pieczęcie, która wyświetla szczegóły procesu weryfikacji tożsamości i całego procesu podpisywania.
   
   

Korzyści z metody 6

Korzyści z tworzenia podpisów QES z Autenti:

• Wysoki poziom bezpieczeństwa: Autenti wykorzystuje solidne metody weryfikacji tożsamości, takie jak wideokonferencje lub spotkania osobiste, zapewniając autentyczność podpisującego. Dwuetapowa weryfikacja z jednorazowym kodem SMS dodaje dodatkową warstwę bezpieczeństwa.
• Wiele opcji QES: Podpisując dokumenty z usługą QES Autenti, możesz wybrać dowolnego dostawcę QES, który uznasz za najbardziej odpowiedni, spośród ponad 170 dostępnych w UE.
• Łatwość użycia: chociaż tworzenie podpisów kwalifikowanych może wydawać się złożone, nie jest takie z Autenti prowadzącym przez cały proces. Wykonanie go zajmuje tylko kilka kroków.
• Dostępność zdalna: proces może być wykonany zdalnie poprzez weryfikację wideo, co jest wygodne dla użytkowników w różnych lokalizacjach.
• Efektywność: oszczędza czas i zasoby poprzez wyeliminowanie potrzeby fizycznej obsługi dokumentów lub osobistych spotkań w celu podpisania dokumentów.

Dlaczego najlepiej podpisywać z certyfikowanym dostawcą, takim jak Autenti

Istnieje wiele sposobów tworzenia podpisu elektronicznego online i narzędzi, których można do tego użyć.

Możesz po prostu zeskanować obraz swojego podpisu i w ten sposób dodawać podpisy elektroniczne, utworzyć darmowy podpis elektroniczny w Google Docs lub podpisać PDF w Adobe Acrobat.

Jednak częstym mankamentem prostszych narzędzi do podpisów elektronicznych jest fakt, że bardziej zaawansowane funkcje, takie jak weryfikacja tożsamości czy uwierzytelnianie 2FA, mogą być niedostępne, co czyni proces mniej bezpiecznym.

Autenti jako Dostawca Usług Zaufania zgodnie z eIDAS i dedykowane rozwiązanie do podpisów elektronicznych łączy prostotę użycia z zaawansowanym bezpieczeństwem oraz różnorodnymi opcjami i funkcjami e-podpisów.

Możesz mieć pewność, że otrzymasz:

• Wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych: od uniwersalnych podpisów SES po bardziej zaawansowane podpisy AES i QES dla Twoich dokumentów, wszystko w jednym miejscu.
• Różne metody weryfikacji tożsamości: od wideokonferencji po kody e-mail i zdjęcia dowodów osobistych, Autenti weryfikuje tożsamość podpisujących na wiele sposobów.
• Przejrzystość z jasnym śladem audytu: każdy podpisany dokument będzie zawierał dedykowaną Kartę Podpisu ze wszystkimi istotnymi szczegółami dotyczącymi złożonych podpisów. Możesz łatwo sprawdzić metody użyte do weryfikacji, dokładny czas utworzenia każdego podpisu, a nawet adres IP urządzenia użytego do podpisania.
• Prawnie wiążące podpisy: Autenti jest w pełni zgodne ze standardami ustalonymi przez rząd, w tym eIDAS, zapewniając, że Twoje e-podpisy są całkowicie wiążące prawnie. Wspomniane wyżej Karty Podpisu gwarantują, że możesz również używać podpisanych dokumentów jako dowodów w sprawach sądowych.
• Dodatkowe funkcje: od folderów dokumentów po powiadomienia o oczekujących dokumentach, Autenti zostało zbudowane z myślą o e-podpisach jako głównym celu.
• Łatwość użycia: pomimo oferowania wielu funkcji i zaawansowanych opcji podpisywania, Autenti pozostaje niezwykle przyjazne dla użytkownika z intuicyjnym interfejsem i prostymi procesami.

Podpisywanie z certyfikowanym dostawcą, takim jak Autenti, zapewnia bezpieczne, zgodne z prawem i efektywne doświadczenie, dając pewność co do autentyczności i ważności Twoich dokumentów.

Korzystaj z podpisów elektronicznych dla swoich dokumentów cyfrowych z Autenti i zapewnij odpowiednie bezpieczeństwo.

Rozpocznij 14-dniowy okres próbny już dziś.