Już niebawem usługa e-Doręczeń obejmie kolejną grupę podmiotów – wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Dla wielu firm i spółek (takich jak Wasze) oznacza to konieczność przejścia na nowy, elektroniczny sposób obsługi korespondencji.
W przypadku jednej firmy przejście na e-Doręczenia jest stosunkowo proste, jednak pytanie brzmi: jak skutecznie zarządzać elektroniczną korespondencją w przypadku grup wielu spółek? Podczas webinaru „Pożegnaj awizo, powitaj e-Doręczenia” zadaliście nam mnóstwo pytań związanych właśnie z tym wyzwaniem. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich, wraz z odpowiedziami i praktycznymi wskazówkami.
Czy w Autenti istnieje możliwość połączenia kilku skrzynek dla różnych podmiotów bez konieczności przelogowywania się za każdym razem?
Obsługa wielu spółek z jednej platformy Autenti to jeden z naszych atutów. Nie ma potrzeby ciągłego przelogowywania się między kontami – wystarczy, że:
- Każda spółka będzie posiadała swoje konto (z własnym adresem e-Doręczeń i własnym administratorem).
- Administratorzy poszczególnych kont przyznają uprawnienia wybranym użytkownikom.
- Jeżeli istnieje taka potrzeba, jednemu użytkownikowi (może to być osoba z tzw. spółki matki lub inny wyznaczony pracownik) mogą zostać przydzielone uprawnienia do wielu skrzynek w ramach jednego logowania do Autenti.
Dzięki temu wszystkie e-Doręczenia z różnych spółek widoczne są w jednym miejscu, a użytkownik może łatwo przełączać się pomiędzy skrzynkami i obsługiwać korespondencję w imieniu kilku podmiotów.
Jak to wygląda w praktyce?
Administrator w każdej spółce może definiować zakres uprawnień dla konkretnych osób. Może na przykład przyznać użytkownikowi:
- prawo do odbioru przesyłek
- prawo wglądu w treść korespondencji
- prawo do nadawania przesyłek
- dodatkowe, wybrane uprawnienia w zależności od potrzeb
W efekcie jedna osoba z poziomu jednego konta – może obsługiwać korespondencję, przeglądać dokumenty lub wysyłać e-Przesyłki w imieniu różnych spółek. To duże ułatwienie dla firm, które w ramach grupy wspólnie prowadzą obsługę sekretariatu lub centralnie zarządzają korespondencją.
Co ważne:
- uprawnionych użytkowników może być wielu
- każdy z nich może mieć dostęp do tych samych (lub różnych) skrzynek
- brak konieczności przelogowywania się między osobnymi kontami
- liczbę użytkowników ogranicza jedynie wykupiony pakiet w Autenti
Który plan wybrać do obsługi spółek z grupy?
Plan Corporate jest najczęściej wybierany przez klientów, którzy obsługują kilka (a nawet kilkanaście) podmiotów jednocześnie. Główne zalety Planu Corporate to:
- nieograniczona liczba użytkowników mających dostęp do e-Doręczeń
- możliwość odroczonych płatności
- elastyczne rozwiązania dopasowane do potrzeb grupy
- swoboda w zarządzanie uprawnieniami w ramach jednej umowy i jednej Platformy Autenti
Co dalej?
Jeśli należycie do grupy spółek, a przed Wami stoi wyzwanie wdrożenia usługi e-Doręczeń, skontaktujcie się z nami – chętnie doradzimy i pomożemy w konfiguracji kont. Możecie też rozważyć udział w kolejnych webinarach poświęconych e-Doręczeniom, na których wyjaśniamy m.in.:
- Jak w praktyce wygląda proces nadawania i odbierania korespondencji przez e-Doręczenia.
- Jak zarządzać uprawnieniami użytkowników w różnych spółkach.
- Jak usprawnić obieg dokumentów i uniknąć ryzyka związanego z zagubieniem czy nieodebraniem ważnych przesyłek.
Podsumowując:
- Wdrożenie e-Doręczeń w grupie spółek to oszczędność czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnej wysyłki korespondencji.
- Dzięki Autenti możecie zarządzać korespondencją wielu spółek z poziomu jednego konta użytkownika.
- Nie musicie się przelogowywać między skrzynkami różnych spółek – wystarczą odpowiednie uprawnienia przydzielone przez administratorów.
- Przy kompleksowej obsłudze wielu podmiotów w grupie spółek najlepiej sprawdzi się Plan Corporate.
